Foire aux questions

Cette section présente des questions fréquemment posées au personnel de la Division des archives et de la gestion de l'information (DAGI). Présentées par thème, ces questions portent sur la gestion des documents administratifs, l'acquisition et l'utilisation des archives historiques, l'accès aux documents ainsi que la protection des renseignements personnels. Pour toute autre question supplémentaire, vous pouvez communiquer avec nous à archives@umontreal.ca.

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Archives historiques DocUM Gestion de documents Infonuagique Sécurité de l’information

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14 janvier 2021 – DocUM , Gestion de documents , Infonuagique , Sécurité de l’information

Université de Montréal / Secrétariat général Archives et gestion de l’information

Foire aux questions

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Comment choisir l’espace de sauvegarde approprié pour un document selon son degré de confidentialité?

À qui s’adressent les services de la DAGI?

Qu’est-ce qu’un document institutionnel?

Qu’est-ce qu’un document hautement confidentiel, confidentiel ou non confidentiel?

En quoi sommes-nous concernés par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels?

Qu’est-ce que la catégorisation des actifs informationnels?

Dans quel format dois-je conserver les documents?

Pourquoi archiver mes documents, comment et à quelle fréquence le faire?

Combien de temps dois-je conserver mes documents?

Je suis un employé de l’UdeM et j’ai trouvé de vieux documents dans le cadre de mon travail. Que dois-je faire?

Comment consulter un document transféré à la DAGI et quels en sont les coûts?

Qu’est-ce que le système officiel de classification (SOC)?

Que sont les règles de gestion de documents?

J’ai des documents à éliminer. Puis-je les mettre dans les bacs de recyclage que l’on trouve dans les corridors?

En quoi consistent les numéros apparaissent au début des titres de certains dossiers dans DocUM et comment les utiliser?

Qu’est-ce que DocUM?

Dans DocUM, qu’est-ce qu’un secteur?

Est-ce que tous mes documents doivent être sauvegardés dans DocUM?

Comment me connecter à DocUM depuis mon poste de travail?

Puis-je me connecter à DocUM si je travaille depuis l’extérieur de l’UdeM?

Est-ce que DocUM offre la possibilité de restaurer un fichier supprimé ou une version antérieure d’un fichier?

Dans DocUM, pourquoi existe-t-il plusieurs secteurs dans mon unité et non une seule structure de classification pour l’ensemble du personnel?

Quelle est la meilleure façon de nommer mes fichiers?

Si je veux transmettre un document par courriel à un collègue qui a accès au même secteur que moi dans DocUM, pourquoi est-ce préférable d’envoyer un lien hypertexte vers ce document plutôt que de mettre celui-ci en pièce jointe?

Sous Windows, est-ce possible d’effectuer une recherche dans le contenu d’un fichier?

Comment créer des raccourcis dans la barre de tâches de Windows?

Puis-je sauvegarder tous mes documents dans OneDrive Entreprise?

Je suis enseignant ou chercheur, je possède des données de recherche m’appartenant en exclusivité ou des documents liés à mes activités d’enseignement ou à la gestion de mes activités professionnelles. Où dois-je sauvegarder ces informations?

Puis-je déposer des documents institutionnels dans une plateforme infonuagique publique (ex.: onedrive.live.com, Dropbox, Google Drive)?

Quels documents historiques sont conservés par la DAGI?

Comment faire pour consulter un document d’archives?

Existe-t-il des droits d'auteur sur les documents?

Ai-je le droit de reproduire des documents?

Puis-je offrir des documents à la DAGI?