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Si je veux transmettre un document par courriel à un collègue qui a accès au même secteur que moi dans DocUM, pourquoi est-ce préférable d’envoyer un lien hypertexte vers ce document plutôt que de mettre celui-ci en pièce jointe?

L’envoi de fichiers en pièces jointes a pour effet de créer des versions multiples d’un même document. Il est donc préférable de les transmettre au moyen d’hyperliens. Si le lien mène à un espace protégé, il faut s’assurer que le destinataire possède les permissions d’accès à cet espace, sans quoi il lui sera impossible d’y accéder. Le fichier devra alors être transmis en pièce jointe.

Pour connaître la procédure de création d'un lien hypertexte dans un courriel, consultez le guide Partage de fichiers dans DocUM (PDF) ou encore la capsule vidéo Insérer un lien hypertexte dans un courriel (YouTube).