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En quoi consistent les numéros apparaissent au début des titres de certains dossiers dans DocUM et comment les utiliser?

Ces numéros sont des codes du Système officiel de classification (SOC) et sont également reliés à des règles de gestion de documents adoptées par l’UdeM. Un code numérique est composé de 5 chiffres et est accompagné d’un titre.

Sous chaque dossier de secteur (dossiers de premier(s) niveau(x) dans DocUM), vous avez accès à une structure basée sur le SOC pour vous permettre de classer de façon uniforme et systématique vos documents afin de faciliter le classement et le repérage. Ainsi, tout le monde classe ses documents de la même façon.

Notez que le SOC contient plusieurs codes, mais ils ne sont pas tous utilisés dans un secteur. Les structures y sont allégées et personnalisées, créées en collaboration avec les usagers, afin de répondre à leurs besoins spécifiques en fonction des documents qu’ils détiennent.

Voici quelques bonnes pratiques de classement dans DocUM:

  • tout document doit absolument être classé dans un dossier numéroté du SOC ou encore dans un dossier à l’intérieur d’un dossier numéroté du SOC (et jamais directement sous un dossier de secteur);
  • il est impossible de créer dans la structure un dossier avec un code de classification inexistant dans le SOC;
  • pour trouver un code sous lequel classer vos documents, consulter les règles de gestion des documents ou encore le SOC en bref (PDF). Au besoin, consultez le service de soutien aux unités (soutien-archives@umontreal.ca ou 33849);
  • avant d’ajouter un nouveau code du SOC à une structure, validez avec votre responsable de secteur. Après avoir obtenu son accord, vous n’avez qu’à créer un nouveau dossier à l’endroit approprié dans la structure et à le nommer en utilisant le numéro et le titre du code – vous pouvez au besoin personnaliser le titre, dans la mesure où il couvre le même sujet que le titre original;
  • un code de classification non utilisé peut être supprimé, après approbation de votre supérieur ou votre responsable de secteur.

Pour plus d’information, consultez le guide Partage de fichiers dans DocUM (PDF) ou encore participez à la formation Gérer efficacement ses document 1 [DocUM] disponible en ligne (Mon UdeM >> Formations RH).