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Puis-je sauvegarder tous mes documents dans OneDrive Entreprise?

Non. Utiliser l’infonuagique pour stocker l’information institutionnelle, c’est contracter les infrastructures de quelqu’un d’autre; cela induit des risques différents de ceux reliés à l’utilisation des infrastructures appartenant à l’UdeM. Afin de s’acquitter de ses responsabilités en matière de protection de l’information jugée hautement confidentielle, l’UdeM a effectué une analyse de risques qui l’a amenée à statuer que les informations institutionnelles de nature hautement confidentielle ne doivent pas être stockées dans l’infonuagique. Cette décision sera réévaluée avec le temps en fonction de l’évolution des pratiques et des technologies. Le choix de l’espace de stockage de l’information détenue par les employés de l’UdeM est donc déterminé par la valeur du document établie selon la catégorisation des actifs informationnels de l’UdeM. Avant de déposer un document dans OneDrive Entreprise, il est très important de prendre connaissance des modalités d’utilisation de l’infonuagique présentées dans la Directive concernant le stockage de l’information en infonuagique (10.54) (PDF), laquelle découle de la Politique de sécurité de l’information (40.28) (PDF).

Tout document institutionnel confidentiel ou non confidentiel peut être stocké dans OneDrive Entreprise, alors que les documents suivants ne doivent pas être stockés dans OneDrive Entreprise:

  • documents institutionnels hautement confidentiels
  • documents non institutionnels (ex.: photos de voyage ou recettes)

En cas de doute sur le niveau de confidentialité de vos documents, les employés doivent consulter la direction de leur unité. Celle-ci devrait connaître la catégorisation des actifs informationnels et être en mesure de déterminer dans quel espace le document peut être stocké. En cas de doute, la direction de votre unité pourra consulter les instructions de sécurité dans les règles de gestion des documents ou encore contacter la DGDA (soutien-archives@umontreal.ca ou 33849).

RAPPEL: Une version finale de tout document institutionnel, quel que soit son niveau de confidentialité, doit être stockée dans DocUM. Il en est de même pour toute version préliminaire nécessaire à la continuité des activités d’une unité académique ou administrative (faculté, département, service, direction, etc.).