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/ Gestion de documents et des archives

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Stockage numérique

Afin de se conformer à la gouvernance documentaire de l’UdeM, les TI et la DGDA offrent différents espaces au personnel pour stocker les documents institutionnels de l’Université.

DocUM

DocUM est un service de partage de fichiers offert par les TI aux unités académiques et administratives afin de faciliter le travail collaboratif et d’assurer la pérennité des documents institutionnels de l’UdeM. Devraient y être enregistrés:

  • Tous documents hautement confidentiels
  • Toutes versions finales des documents
  • Toutes versions préliminaires des documents nécessaires à la continuité des opérations

L’utilisation du Système officiel de classification (SOC), qui encadre le classement des documents, est obligatoire sur DocUM. Cependant, il est mis en place de façon personnalisée en fonction des besoins spécifiques des unités.

Sauf exception, on peut accéder à DocUM à partir du lecteur V de son poste de travail.

Pour en savoir plus

  • Partage de fichiers DocUM (offre de service)
  • Partage de fichiers dans DocUM – guide utilisateur (PDF)
  • Guide DocUM pour les responsables d’unité (PDF)
  • Guide des accès dans DocUM (PDF)

OneDrive - Université de Montréal

OneDrive Entreprise est une solution infonuagique de Microsoft offerte à tous les employés de l’UdeM (personnel administratif et enseignant) par le biais de Microsoft 365, leur octroyant un espace de répertoire individuel qui permet de sécuriser les documents individuels reliés à leur emploi, à savoir:

  • Les documents individuels reliés à l’emploi qui n’appartiennent pas à l’unité (mes modèles, mon cv, mes notes de cours, etc.)
  • Au besoin, des documents institutionnels qui ne sont pas hautement confidentiels (rappelons que les versions finales et les versions préliminaires de documents nécessaires à la continuité des opérations doivent également se trouver sur DocUM)
  • Les documents des chercheurs et des professeurs qui leur appartiennent en exclusivité

On utilisera également OneDrive Entreprise pour bénéficier de ses fonctionnalités en matière de travail collaboratif (partage ou modification en temps réel) ou encore pour faciliter la mobilité (possibilité d’accéder à ses documents de partout à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet).

  • Notons qu’il est interdit de stocker des documents institutionnels sur une autre plateforme infonuagique que OneDrive – Université de Montréal.  

On peut accéder à OneDrive Entreprise à partir du portail o365 de Microsoft. Il est également possible de télécharger l’outil de synchronisation pour faire afficher nos dossiers et nos fichiers sur notre poste de travail, au moyen de l’Explorateur de fichiers Windows.

SyGED

SyGED est une voûte documentaire numérique servant au stockage des documents à valeur patrimoniale de l’UdeM. Cette solution logicielle est offerte par la DGDA afin d’assurer la conservation permanente des archives historiques de l’UdeM.

SyGED est accessible sur demande auprès de la DGDA. Consultez la page Transfert numérique pour plus d'informations.

Autres espaces de stockage

D’autres espaces sont mis à la disposition du personnel de l’UdeM: Microsoft Teams, StudiUM, Synchro, etc.

Pour en savoir davantage sur comment utiliser adéquatement chaque espace de stockage, nous vous invitons à consulter ce tableau des espaces de stockage de l’UdeM (PDF) ou également disponible dans le Libre-service des TI.

Des questions?

Contactez-nous au poste téléphonique 33849 ou par courriel à soutien-archives@umontreal.ca.