Boîte à outils
La DAGI a regroupé dans cette boîte à outils l’ensemble des procédures, formulaires et aide-mémoires utiles pour votre gestion documentaire.
Veuillez noter que certains liens demandent une connexion à l'intranet de l'UdeM (service d'accès à distance sécurisé - VPN) et sont donc seulement accessibles pour les membres de la communauté UdeM.
Application des règles de gestion des documents
- Les règles de gestion en bref (PDF)
- Les règles de gestion version longue (PDF)
- Guide pour faire le tri des documents (PDF)
- Aide-mémoire pour la conservation des documents des TCTB (PDF)
- Aide-mémoire pour la conservation des documents des TGDE (PDF)
- Aide-mémoire sur la conservation des dossiers d’employés (PDF)
- Aide-mémoire sur la conservation des dossiers étudiants (PDF)
- Modèle du SOC pour Microsoft Outlook (PST) (ZIP - Réservé UdeM)
Gestion des documents numériques (Bonnes pratiques, DocUM, M365, SyGED)
- Général
- Directive sur l'utilisation de l'infonuagique (10.54) (PDF)
- Bande dessinée sur le cadre de stockage (PDF)
- Tableau des espaces de stockage (PDF)
- Utilisation de l'intelligence artificielle (IA) générative - Personnel administratif
- Bonnes pratiques
- Bonnes pratiques pour bien nommer ses documents et dossiers numériques (PDF - Réservé UdeM)
- Bonnes pratiques pour la gestion des courriels (PDF - Réservé UdeM)
- Liste d’abréviations (EXCEL - Réservé UdeM)
- Bien nommer ses documents de dossiers de cours (PDF - Réservé UdeM)
- Bien nommer ses documents de réunions et ses dossiers-séances (PDF - Réservé UdeM)
- Organisation du dossier de professeur - Suggestions de classement (PDF - Réservé UdeM)
- Protéger les informations confidentielles et hautement confidentielles lors de leur transmission (PDF)
- Procédure pour transmettre par courriel un lien hypertexte vers un document/dossier sur DocUM et accéder au document/dossier (PDF)
- Procédure pour télécharger les documents sur DocUM (PDF)
- Procédure de conversion d'un fichier au format PDF/A (PDF)
- Recommandations concernant la signature électronique – Division conformité et gestion des risques (PDF)
- DocUM
- Partage de fichiers DocUM (Offre de service)
- Partage de fichiers dans DocUM - guide utilisateur (PDF - Réservé UdeM)
- Guide pour les responsables d'unité (PDF - Réservé UdeM)
- Guide des accès dans DocUM (PDF - Réservé UdeM)
- Trucs et astuces Windows - Capsules (Liste de lecture YouTube)
- M365 (Teams, OneDrive, etc.)
- M365 (Offre de service)
- Créer une équipe dans Teams (PDF - Réservé UdeM)
- Créer un canal dans Teams (PDF - Réservé UdeM)
- Gérer les membres des équipes et des canaux dans Teams (PDF - Réservé UdeM)
- Déposer et partager des documents dans Teams (PDF - Réservé UdeM)
- Procédure pour rejoindre Teams (pour les gens de l’extérieur de l’UdeM) (PDF)
- SyGED
- Aperçu (PDF - Réservé UdeM)
- Consultation et gestion des objets (PDF - Réservé UdeM)
- Recherche (PDF - Réservé UdeM)
- Dossier GID, fichier ou courriel (PDF - Réservé UdeM)
- Dossier physique (PDF - Réservé UdeM)
- Étiquettes (PDF - Réservé UdeM)
- Interface simplifiée (PDF - Réservé UdeM)
- Modèle de courriel Outlook pour la suppression d'objets (OFT) (ZIP - Réservé UdeM)
Gestion des documents papier
- Procédure de transfert de documents (PDF)
- Formulaire de transfert de documents (EXCEL)
- Formulaire de rappel de documents (Voir la section Rappel)
- Procédure d’élimination de documents par déchiquetage avec certificat (PDF)
- Formulaire de demande d'élimination de documents hautement confidentiels (WORD)
- Procédure pour imprimer de façon sécurisée (PDF)
Gestion des documents de comités
- Guide de procédure des assemblées délibérantes - Secrétariat général (PDF)
- Directive relative à la création et à la conservation des procès-verbaux et des dossiers-séances des organismes de l’UdeM (40.26) - Recueil officiel - Secrétariat général (PDF)
- Bien nommer ses documents de réunions et ses dossiers-séances (PDF - Réservé UdeM)
- Procédure de dépôt et de diffusion des documents de réunions (PDF - Réservé UdeM)
- Procédure de transfert de procès-verbaux (PDF)
- Procédure de transfert de documents papier - Voir la note relative aux procès-verbaux (PDF)
Pour en savoir plus
Consultez notre foire aux questions remplie d'informations pertinentes!