Avant d’entreprendre un versement, assurez-vous :

• D’identifier l’information à valeur patrimoniale de votre unité selon les règles de gestion de l’information applicables ;
• D’avoir accès à l’espace de préarchivage de votre unité sur DocUM;
• D’obtenir l’autorisation de votre gestionnaire (la demande de versement doit émaner du gestionnaire).

Pour identifier l’information à verser :

• Consulter le Guide de tri;
• Vérifier les règles de gestion applicables;
• Valider avec la DAGI.

De façon générale, l’information doit être conservée dans son format d’origine. L’information numérique est versée dans le Dépôt numérique UdeM, alors que l’information papier est transférée dans les dépôts physiques de la DAGI.

Pour transmettre à la DAGI une demande de versement, préparez les informations suivantes :

• L’information concernée par le versement ;
• Les personnes devant avoir accès à l’information, le cas échéant (nouvelle demande ou mise à jour des accès).

Une fois l’information identifiée, soumettez votre demande à l’aide du formulaire de soutien aux unités de la DAGI. La DAGI confirmera avec vous si vous pouvez passer à l’étape suivante et, au besoin, vous fournira des renseignements supplémentaires pour poursuivre.

Pour préparer les fichiers en vue de leur versement dans le Dépôt numérique, vous devez :

2.1 Créer un secteur de préparation dans DocUM (première utilisation)

Lors d’une première utilisation du Dépôt numérique, votre responsable informatique doit créer, à la racine de l’espace de votre unité dans DocUM, un secteur nommé : P_DAGI_depotnum.

Pour la procédure, consultez le guide pour la création d'un secteur DocUM. La DAGI vous communiquera les personnes de son équipe autorisées à accéder à ce secteur. Au besoin, des sous-dossiers avec des accès adaptés peuvent être créés selon les séries d’information à verser et leur niveau de confidentialité.

2.2 Trier, organiser et nommer les fichiers

Dans le secteur de préparation, vous devez :

• Trier les fichiers et les dossiers ;
• Organiser les dossiers ;
• Nommer les fichiers conformément aux recommandations de la DAGI ;
• Supprimer les fichiers de l’espace de travail d’origine.

Consultez les outils suivants selon le type d’information à verser :

• Dossiers-séances
• Plans de cours
• Bonnes pratiques génériques de nommage
• Tutoriel sur la préparation des fichiers (comprenant des exemples pour les plans de cours ainsi que les documents de réunion)

• Lorsque votre information est prête pour le versement, vous devez informer la DAGI et lui communiquer le lien complet vers le dossier de partage sur DocUM. La DAGI vous indiquera si des modifications sont requises.
• Lorsque le versement des fichiers est complété par la DAGI, les informations sont accessibles dans le Dépôt numérique. Vous devez valider la conformité du versement, avant de supprimer les fichiers du dossier de partage sur DocUM selon les consignes transmises dans un délai de 30 jours.

Certaines unités effectuent elles-mêmes le versement de leurs informations dans le Dépôt numérique. Si c’est votre cas :

• Contactez directement la DAGI à l’aide du formulaire de soutien aux unités;
• Appuyez-vous sur la documentation interne de votre unité pour effectuer le versement.

Pour consulter l’information versée dans le Dépôt numérique, connectez-vous au dépôt et effectuez vos recherches ou naviguez dans vos documents.

Pour en savoir plus, consultez les aide-mémoires suivants :

• Dépôt numérique UdeM — aide-mémoire
• Recherche dans le Dépôt numérique UdeM