Offre de services à l'intention des unités
Pour une meilleure gestion de l’information!
Notre mission est notamment d’accompagner les unités académiques et administratives dans la réalisation de leur mandat par une meilleure gestion de leur information, à l’aide de nos outils et de notre service-conseil.
Voici nos services :
Organisation de l'information dans DocUM
- Formation sur l'utilisation de DocUM, les règles de gestion de l’information et le Système officiel de classification (SOC)
- Service-conseil pour l’ajout et la modification de secteurs (dossiers de premiers niveaux dans DocUM)
- Aide à l’élaboration et la mise à jour de structures de classification personnalisées
- Accompagnement dans la définition des droits d'accès
- Recommandations de bonnes pratiques pour le nommage des documents et des dossiers
Tri de l’information, en respect avec les règles de gestion de l’information
- Formation sur les règles de gestion et les procédures reliées au traitement et au transfert des documents, dont les documents essentiels (contrats et procès-verbaux)
- Service-conseil sur les règles à utiliser pour faire le tri dans les documents
- Réception, traitement et entreposage de documents papier transférés par les unités (documents semi-actifs ou à valeur patrimoniale)
- Élimination des documents hautement confidentiels (déchiquetage avec certificat)
Archivage numérique de l’information à valeur patrimoniale
- Personnalisation du dépôt numérique UdeM pour l’unité (sécurité, accès, dossiers personnalisés)
- Consignes sur la préparation des lots à verser
- Versement de l’information à valeur patrimoniale
- Tutoriel pour la consultation de l’information disponible dans le dépôt numérique
Rappel de documents papier archivés à la DAGI
- Formation sur les procédures de rappel et de réactivation
- Traitement des demandes de rappels sur une base hebdomadaire
- Ajout de pièces à des dossiers transférés
Numérisation de documents
- Accompagnement dans l’analyse des besoins
- Évaluation de l’effort à consentir dans l’unité
- Émission de recommandations dans la mise en place des solutions, dont le recours à des ressources externes, le cas échéant
- Formation sur la numérisation, le cas échéant
Redressement de situation en gestion de l’information
- Outils et accompagnement pour procéder à une analyse de la situation en matière de gestion de l’information
- Aide à l’évaluation de l’effort à consentir dans l’unité et formulation de recommandations
- Service-conseil pour la mise en place des solutions et accompagnement pour l’embauche de ressources externes, le cas échéant
- Formation sur la gestion de l’information
Notre expertise et votre implication sont les deux ingrédients essentiels à la réussite d'un projet d’optimisation de votre gestion documentaire.
Responsabilités des unités
En vertu de l’article 4 de la Politique sur la gestion de documents et des archives (10.49) de l’UdeM, chaque unité académique ou administrative de l’Université a la responsabilité d’appliquer le Programme de gestion intégrée de documents élaboré par la DAGI. Notamment, chaque unité doit :
- Appliquer les règles de conservation consignées au Calendrier de conservation des documents de l’Université de Montréal et procéder au transfert, au versement ou à l'élimination des documents en respectant les règles de gestion et de sécurité
- Classer ses documents selon le Système officiel de classification (SOC)
- Soumettre au préalable, à la DAGI, tout projet de transfert de support ou de format de ses documents, notamment tout projet de numérisation sérielle et s’entendre avec elle sur la réalisation d’un tel projet
- Utiliser les outils de gestion documentaire mis à sa disposition par la DAGI
- Inciter ses employés à suivre les formations offertes par la DAGI
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