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Les règles de gestion des documents

Les règles de gestion permettent de gérer de façon optimale les documents institutionnels, qu'ils soient numériques ou papier. Elles vous donnent un cadre pour: 

  • Classer vos documents de façon uniforme en vue d'en faciliter le repérage.
  • Connaître leur durée de conservation et le moment d'en disposer, en les éliminant ou en les acheminant à la DGDA en raison de leur valeur patrimoniale.
  • Sécuriser l’information.

Comment ça fonctionne?

Les règles de gestion comprennent trois volets interreliés: la classification, la conservation ainsi que la sécurité des documents et de l'information. Chaque règle couvre une série documentaire et prend la forme décrite ci-dessous.

Classification

Comment doivent être organisés les documents numériques et papier? Comment mieux les repérer?

Les règles de gestion sont structurées selon le Système officiel de classification des documents de l’UdeM (SOC). Celui-ci comprend 13 séries officielles qui permettent d’organiser l’ensemble des documents institutionnels selon les activités auxquelles ils se rapportent. Le but du SOC est d’assurer l'uniformité du classement des documents pour tous et d’accélérer le repérage. Il est notamment utilisé dans DocUM et dans SyGED. Chaque série et sous-série du SOC comporte un identifiant unique qui prend la forme d’un code de 5 chiffres. Par exemple:

  • Les programmes d’études se classent dans la série 01000-Enseignement, et ce, peu importe la faculté, le département ou l’école.
  • Les documents comptables inhérents aux revenus, aux dépenses ainsi qu'à leur contrôle se trouvent dans la série 09000-Finances, peu importe l’unité.

Pour chaque code, on trouve l’information suivante:

  • Son titre complet et officiel (modifiable dans DocUM)
  • Une description, qui précise ce que couvre exactement ce code
  • Son contenu, qui donne des exemples de types de documents qui peuvent être classés à ce code
  • Des suggestions de classement
  • Des renvois vers les codes les plus appropriés, le cas échéant

     

Conservation

Combien de temps les documents doivent-ils être conservés et qui en est responsable?  Quels sont les documents qui doivent être éliminés et quels sont ceux à transmettre à la DGDA en raison de leur valeur patrimoniale?

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de l'accueil et l'intégration des étudiants

  • Actif: 3 ans
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

La colonne Durée de conservation des règles de gestion comprend:

  • Le type d'exemplaire que vous avez entre les mains:
  • Principal: exemplaire officiel, contenant l'information la plus complète sur un sujet donné. Exemple: rapport annuel produit par votre unité.
  • Secondaire: exemplaire non officiel ou copie servant d'instrument de travail, d'information ou de diffusion. Exemple: rapport annuel d'une autre unité.
    • Les unités responsables de l'exemplaire principal (détenteurs)
    • Les durées de conservation:  
    • Actif: durée de conservation prévue dans l'unité
    • Semi-actif: pour les documents papier, il s'agit de la durée de conservation dans les dépôts d'archives de la DGDA. Pour les documents numériques, on additionne la durée à l'actif et au semi-actif pour connaître la durée de conservation sur DocUM. En l'absence d'une durée de conservation, il faut se référer à la colonne Mode de disposition.
    • Inactif: sort final des documents lorsqu'ils n'ont plus d'utilité prévisible pour l'unité (voir colonne Mode de disposition pour les détails).

    Mode de disposition

     

    Effectuer un tri

    Verser aux archives les documents témoignant de la tenue et du contenu des activités d'accueil et d'intégration, de la participation des étudiants et de l'évaluation des résultats obtenus.

    Éliminer les documents de support utilisés pour organiser ces activités (voir Sécurité).

    La colonne Mode de disposition indique le sort final des documents lorsqu’ils n’ont plus d’utilité prévisible pour les unités de l’UdeM, selon les possibilités suivantes:

    • Éliminer: les documents sont éliminés, selon les prescriptions données dans la colonne Sécurité.
    • Verser aux archives: les documents à valeur patrimoniale sont cédés à la DGDA. Les documents numériques à valeur patrimoniale peuvent être déposés dans SyGED à tout moment (après entente avec la DGDA). Les documents papier peuvent être transférés dans des boîtes à la DGDA.
    • Tri: seule une sélection de documents est versée aux archives; le reste est éliminé.
    • Déposer aux archives: vise les documents en attente de règle de conservation. L’UdeM n’ayant pas le droit d’éliminer des documents pour lesquels il n’existe pas de règle de conservation, les unités qui souhaitent libérer de l’espace dans DocUM ou dans leurs bureaux doivent contacter la DGDA pour savoir comment disposer de ces documents.

     

     

    Sécurité

    Sur quelle plateforme doivent être conservés les documents numériques? Par quels moyens procéder à la destruction des documents papiers?

    Sécurité

     

    Documents confidentiels

    Ex.: documents relatifs à un étudiant en particulier.

    Documents non confidentiels internes

    La colonne Sécurité précise le niveau de confidentialité des documents.

    Si les documents contiennent des renseignements hautement confidentiels ou confidentiels, des restrictions s’appliquent quant à la façon de les conserver et de les éliminer. Pour connaître ces restrictions, consultez les instructions de sécurité.

    Pour en savoir plus sur les modes d’élimination selon le niveau de confidentialité des documents, consultez la section Élimination.

     

     

    Veuillez noter que ces règles ne s'appliquent pas aux documents dont les droits d'auteur appartiennent en exclusivité à un membre de la communauté universitaire, notamment dans les secteurs de l'enseignement et de la recherche. Sur demande, la DGDA offre aux professeurs et aux chercheurs des conseils sur la gestion de leurs dossiers personnels.

    Des questions?

    Contactez-nous au poste téléphonique 33849 ou par courriel à soutien-archives@umontreal.ca.