Passer au contenu

/ Gestion de documents et des archives

Je donne

Rechercher

Offre de services à l'intention des professeurs et des chercheurs

La Division de la gestion de documents et des archives (DGDA) offre trois types de services aux professeurs et aux chercheurs: des conseils de gestion documentaire (dont une structure de classification de base), des services relatifs à la conservation de vos documents ainsi qu'à l'acquisition de vos archives, sous forme de don.

Conseils de gestion documentaire

Pour faciliter votre gestion documentaire, l’équipe de la DGDA peut vous offrir gratuitement des conseils.

Nous vous proposons également une structure de classification de base qui vous permettra d’optimiser l’organisation et le repérage de vos documents numériques personnels. Cette structure peut être installée sur votre poste de travail, sur votre espace OneDrive – Université de Montréal ou encore dans votre boîte de courriels Outlook. Elle repose sur les rubriques du curriculum vitae généralement utilisées par les professeurs de l’UdeM (activités, rayonnement, etc.). Pour chaque rubrique et sous-rubrique, des règles de gestion vous sont suggérées.

Installation de la structure de classification:

  • Pour vos documents numériques: structure sous forme de dossiers dans un dossier compressé (ZIP) (Environnement Windows)
  • Pour vos courriels: structure sous forme de dossiers dans un fichier de données Outlook (PST)

Des questions?

Contactez-nous au poste téléphonique 2898 ou par courriel à soutien-archives@umontreal.ca.

Conservation de vos documents

Vous produisez plusieurs documents et vous demandez lesquels devraient être conservés? L’équipe de la DGDA vous a préparé un guide afin de répondre à vos questions!

Il faut toutefois rappeler que tout document administratif généré dans le cadre d’une fonction administrative doit être archivé avec les documents de la faculté, du département, de l’institut ou du centre de recherche concernés, selon les règles de gestion des documents de l'UdeM.

En tant que professeur ou chercheur, vous pouvez archiver gratuitement vos documents à la DGDA. Les modalités d’archivage sont précisées dans une convention d’entreposage négociée avec la DGDA, et il est possible de faire un rappel de vos documents à tout moment.

Des questions?

Contactez-nous au poste téléphonique 6022 ou par courriel à archives@umontreal.ca.

Don d'archives

Vous souhaitez rendre accessibles vos documents pour la recherche? Les modalités doivent être précisées dans un contrat de don d’archives négocié avec la DGDA, pouvant inclure des restrictions d’accès aux archives. Un reçu pour fins d'impôt peut être remis en fonction de la valeur des documents cédés, déterminée à la suite d’une évaluation financière. Le cas échéant, les frais d’évaluation des documents doivent être assumés par le donateur des documents.

Pour en savoir plus

Consultez la page Faire un don.

Des questions?

Contactez-nous au poste téléphonique 6023 ou par courriel à archives@umontreal.ca.