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/ Gestion de documents et des archives

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Les Archives veillent à la mémoire de l’Université de Montréal et du monde

En plus d’apporter une aide indispensable à la bonne gestion des documents administratifs des unités académiques et administratives, la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal (DGDA) conserve la mémoire de cette grande institution et de ses acteurs.

Enrichi par l’acquisition de fonds d’archives privés provenant de professeurs ou d’autres membres de la communauté universitaire, ce vaste corpus constitue les Archives/UdeM qui témoignent de notre histoire collective. Elles regroupent plus de 700 fonds d’archives, représentant 2 km linéaires de documents textuels, qui s’échelonnent du XVIIe siècle à aujourd’hui.

On y retrouve une variété de supports et de formats, dont plusieurs milliers de photographies, des dessins et plans d’architecture, des mosaïques étudiantes, des affiches pédagogiques déroulantes, des documents audiovisuels ou numériques et bien plus encore.

 

Don d'archives

En faisant un don d’archives à l’Université de Montréal (UdeM), vous vous assurez que vos documents sont protégés pour les générations futures et vous contribuez à la recherche, de même qu’à la préservation de notre patrimoine collectif.

Toute personne ou tout organisme qui possède des documents d’archives peut les offrir à l'UdeM. Les documents offerts sont analysés en fonction de la politique d’acquisition, qui repose sur l’intérêt des documents pour l’enseignement, la recherche ou l’histoire de l’Université, sachant que l’UdeM priorise les acquisitions d’archives en lien avec son histoire et les communautés qui la composent. 

La DGDA recherche donc principalement des archives:

  • de membres du personnel enseignant et chercheurs de l’Université qui se distinguent par la très grande qualité de leur enseignement ou qui ont marqué leur discipline par leur rayonnement et l’avancement des connaissances et dont l’excellence est reconnue par leurs pairs;
  • de membres du personnel, diplômés et étudiants de l’Université dont les activités et les réalisations furent significatives pour le développement ou le fonctionnement de l’Université et dont les documents témoignent de leur apport à la société québécoise;
  • d’associations ou autres regroupements, tels les associations étudiantes et les syndicats représentants des employés de l’Université;
  • d’organismes dont les activités sont étroitement liées à celles de l’institution (par l’implication des membres de la communauté universitaire ou par l’emplacement sur le campus, par exemple);
  • de personnes ou d'organismes externes qui possèdent des documents sur la vie de l’Université, de ses unités et des personnes qui y ont œuvré.

Peuvent aussi être offertes, les archives privées qui n’ont pas de liens avec l’Université, mais touchant prioritairement les domaines suivants: 

  • l’éducation; 
  • la musique; 
  • les sciences, y compris les sciences de la santé et la médecine; 
  • la création littéraire; 

Les modalités d’acquisition sont précisées dans un contrat négocié avec la DGDA. Un reçu pour fins d'impôt peut être remis en fonction de la valeur des documents cédés, déterminée à la suite d’une évaluation financière. Le cas échéant, les frais d’évaluation des documents doivent être assumés par le donateur des documents.

Recommandations aux donatrices et donateurs pour la préparation de documents d'archives offerts en don

  • Regrouper les documents et les classer en dossiers (chemises), si cela n’est pas déjà fait;
  • Si cela est possible, classer les documents dans le dossier en ordre chronologique de date, du plus ancien au plus récent;
  • Inscrire un titre significatif sur chaque dossier, si cela n’est pas déjà fait;
  • Inscrire les dates extrêmes des documents sur chaque dossier (exemple: 1960-1990);
  • Si les dossiers sont placés à l’intérieur de boîtes, disposer les dossiers à la verticale de manière à les empêcher de rouler sur eux-mêmes et dégager un espace suffisant pour permettre l’accès aux documents sans risquer de les abîmer;
  • Dans le cas des archives audiovisuelles (films, vidéos ou enregistrements sonores), s’assurer que chaque document est identifié (titre ou sujet, date);
  • Idéalement produire une liste des dossiers (titres);
  • Dans le cas où la donatrice ou le donateur est aussi la créatrice ou le créateur des documents, fournir une notice biographique ou un curriculum vitae.

Don en argent

Notre mission est, bien sûr, de conserver les Archives/UdeM, mais aussi de les traiter, de les préserver et de les rendre accessibles pour les besoins de l’enseignement et de la recherche, ainsi que pour l’enrichissement de la vie culturelle et sociale de tout le Québec.

Plusieurs critères nous servent à prioriser les fonds sur lesquels nous voulons intervenir:  l’originalité, la rareté, la fragilité, la valeur historique ou esthétique des documents. Cependant, confrontés à l’abondance des projets à entreprendre, il nous est impossible avec nos seules ressources de répondre à tous les besoins.

C’est dans cette perspective que nous sollicitons vos dons afin de nous aider à atteindre nos objectifs de:

  • préserver la mémoire institutionnelle de l’Université;
  • décrire les fonds et collections utiles à l’enseignement et à la recherche;
  • témoigner de la place de l’Université de Montréal dans la société québécoise;
  • rendre directement accessibles pour les chercheurs les documents les plus consultés.

Nous proposons ci-dessous quelques projets particuliers, mais vous pouvez aussi orienter votre don vers le fonds d’archives de votre choix:

  • Le traitement définitif d’un fonds visant à produire un instrument de recherche, interrogeable via notre catalogue en ligne;
  • La numérisation et la description des documents iconographiques et des journaux de voyage du Frère Marie-Victorin et leur mise en ligne via notre catalogue;
  • Le transfert sur support pérenne de documents audiovisuels, en vue de leur traitement et de leur mise en ligne;
  • La restauration d’affiches pédagogiques des années 1930 et 1940, fragiles ou déjà abîmées;
  • La diffusion de photographies.

Chaque tranche de 100 $ nous permettrait de:

  • restaurer une affiche pédagogique déroulante;
  • transférer 4 heures de documents sonores ou plus de 3 heures de documents vidéo;
  • décrire 60 cm de documents textuels;
  • décrire 30 documents photographiques.

Tous ensemble, protégeons et partageons les Archives/UdeM!

Des questions?

Contactez la direction de la DGDA au poste téléphonique 6023 ou par courriel à archives@umontreal.ca.