À des fins de recherche

Avec l’accord préalable du responsable de la référence, l’usager est encouragé à photographier lui-même les documents à des fins de recherche (sans frais). Dans certains cas, la DAGI peut exiger d’obtenir une copie des clichés dans le but de minimiser la manipulation des archives.

• Si les documents sont des microformes, l’usager peut les numériser lui-même en format PDF (sans frais).
• Si les documents ont déjà été numérisés en format PDF, l’usager se verra remettre une copie (sans frais).
• Si l’usager exige une copie d’un document n’ayant pas encore été numérisé, les frais prévus à la grille tarifaire s’appliqueront.

Veuillez noter que la DAGI ne fournit plus de photocopies et privilégie la reproduction de documents textuels en format PDF.

À des fins de diffusion

Les fichiers disponibles en basse résolution dans le catalogue web de la DAGI peuvent être utilisés (sans frais) à des fins de diffusion, non commerciales.

Un usager peut aussi choisir de formuler une demande de reproduction à des fins de diffusion. Dans le formulaire prévu à cet effet , il est invité à détailler le projet de diffusion en question (ex. auteur et titre d’une publication, date de parution prévue, durée de l’utilisation, format souhaité, etc.).

À moins d’indications contraires, les formats privilégiés en termes de numérisation de documents textuels et d’images sont respectivement: PDF et TIFF (8 X 10) 300 dpi. Les fichiers numérisés sont transmis via un lien, accompagné d’une licence d’utilisation et d’une facture selon les frais prévus à la grille tarifaire.

Selon le format ou l’état physique des documents, la DGDA se réserve le droit de refuser d’effectuer certaines reproductions. Elle peut aussi exiger que le travail soit fait à l’externe par une firme spécialisée.

Conformément à l’article 21 de la Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1), des renseignements personnels protégés par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels des renseignements personnels (RLRQ, chap. A02.1) qui ne sont pas structurés ou retrouvés selon des critères relatifs à une personne peuvent se trouver fortuitement dans un document accessible à des fins de recherche.

Si une telle situation se produit, le chercheur a l’obligation de respecter le caractère confidentiel des renseignements personnels durant une période de 100 ans de la date du document ou durant 30 ans après le décès de la personne concernée.

Par ailleurs, lorsqu’il consulte des documents personnels, il s’engage également à utiliser les renseignements qu’il pourrait tirer des archives aux fins exclusives de sa recherche et de manière à en assurer le caractère confidentiel. Au besoin, une autorisation devrait être demandée à la Commission d’accès à l’information, en vertu de l’article 125 de la Loi sur l’accès.

L’utilisation des archives de l’Université de Montréal, que ce soit à des fins de recherche ou de diffusion, implique de citer les sources UdeM. Tout usager est prié de citer les sources consultées/utilisées avec les informations minimales suivantes: « Archives UdeM, cote du document »

Il peut par ailleurs choisir d’étoffer les notes ou légendes grâce aux informations recueillies en salle de consultation, partagées par le responsable de la référence ou disponibles via le catalogue Web. 

La DAGI ne possède pas les droits d'auteur sur tous les documents qu’elle conserve. L’usager qui souhaite utiliser les archives à des fins de diffusion doit se conformer à la loi sur le droit auteur (L.R.C. c-42), le cas échéant.