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/ Gestion de documents et des archives

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Consultation, utilisation et diffusion des archives

Horaire

Sur rendez-vous le jeudi de 10h00 à 12h30 et de 13h00 à 15h30. La salle de consultation est fermée les jours fériés et 2 semaines pendant la période de Noël.

 

Coordonnées

Local V-133, pavillon Roger-Gaudry (accès au secteur par la porte V-13, 1er étage)
Plan du campus

   Courriel
   514-343-2251

Règles d'accès aux documents

L'accès aux documents institutionnels est régi par la Loi sur les archives ainsi que par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Pour leur part, l’accès aux fonds d’archives privés est tributaire des restrictions établies lors de la signature de la convention d'acquisition.

Aussi, selon la complexité de la demande, l’achalandage du moment et la localisation des contenants, une ou plusieurs journées peuvent être nécessaires avant de pouvoir accéder aux documents. Par ailleurs, l’existence de supports de consultation, la fragilité ou la menace à l’intégrité physique de certains documents d’archives peuvent entraîner une restriction à l'accès aux pièces originales. Des circonstances comme la restauration ou le prêt peuvent également entraîner la non-disponibilité des documents.

Reproduction de documents

À des fins de recherche

Avec l’accord préalable du responsable de la référence, l’usager est encouragé à photographier lui-même les documents à des fins de recherche (sans frais). Dans certains cas, la DGDA peut exiger d’obtenir une copie des clichés dans le but de minimiser la manipulation des archives.

  • Si les documents sont des microformes, l’usager peut les numériser lui-même en format PDF (sans frais).
  • Si les documents ont déjà été numérisés en format PDF, l’usager se verra remettre une copie (sans frais).
  • Si l’usager exige une copie d’un document n’ayant pas encore été numérisé, les frais prévus à la grille tarifaire s’appliqueront.

Veuillez noter que la DGDA ne fournit plus de photocopies et privilégie la reproduction de documents textuels en format PDF.

À des fins de diffusion

Les fichiers disponibles en basse résolution dans le catalogue web de la DGDA peuvent être utilisés (sans frais) à des fins de diffusion, non commerciales.

Un usager peut aussi choisir de formuler une demande de reproduction à des fins de diffusion. Dans le formulaire prévu à cet effet , il est invité à détailler le projet de diffusion en question (ex. auteur et titre d’une publication, date de parution prévue, durée de l’utilisation, format souhaité, etc.).

À moins d’indications contraires, les formats privilégiés en termes de numérisation de documents textuels et d’images sont respectivement: PDF et TIFF (8 X 10) 300 dpi. Les fichiers numérisés sont transmis via un lien, accompagné d’une licence d’utilisation et d’une facture selon les frais prévus à la grille tarifaire.

Selon le format ou l’état physique des documents, la DGDA se réserve le droit de refuser d’effectuer certaines reproductions. Elle peut aussi exiger que le travail soit fait à l’externe par une firme spécialisée.

Protection des renseignements personnels

Conformément à l’article 21 de la Loi sur les archives (RLRQ, chap. A-21.1), des renseignements personnels protégés par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels des renseignements personnels (RLRQ, chap. A02.1) qui ne sont pas structurés ou retrouvés selon des critères relatifs à une personne peuvent se trouver fortuitement dans un document accessible à des fins de recherche.

Si une telle situation se produit, le chercheur a l’obligation de respecter le caractère confidentiel des renseignements personnels durant une période de 100 ans de la date du document ou durant 30 ans après le décès de la personne concernée.

Par ailleurs, lorsqu’il consulte des documents personnels, il s’engage également à utiliser les renseignements qu’il pourrait tirer des archives aux fins exclusives de sa recherche et de manière à en assurer le caractère confidentiel. Au besoin, une autorisation devrait être demandée à la Commission d’accès à l’information, en vertu de l’article 125 de la Loi sur l’accès.

Citer les sources UdeM

L’utilisation des archives de l’Université de Montréal, que ce soit à des fins de recherche ou de diffusion, implique de citer les sources UdeM. Tout usager est prié de citer les sources consultées/utilisées avec les informations minimales suivantes: « Archives UdeM, cote du document »

Il peut par ailleurs choisir d’étoffer les notes ou légendes grâce aux informations recueillies en salle de consultation, partagées par le responsable de la référence ou disponibles via le catalogue Web. 

Droit d'auteur

La DGDA ne possède pas les droits d'auteur sur tous les documents qu’elle conserve. L’usager qui souhaite utiliser les archives à des fins de diffusion doit se conformer à la loi sur le droit auteur (L.R.C. c-42), le cas échéant.

Politique de consultation (Archives UdeM)

À son arrivée à la salle de consultation, l’usager est invité à:

  1. Laisser ses effets personnels au vestiaire (ordinateur, caméra, crayon de plomb et cahier de notes sont toutefois permis)
  2. Prendre la place assignée par la DGDA
  3. Prendre connaissance de la politique de consultation
  4. Signer le registre des visiteurs

 Il s’engage ainsi à: 

  1. Travailler dans un environnement courtois et silencieux
  2. Ne pas boire ni manger
  3. Utiliser les copies de consultation disponibles lorsqu’elles existent
  4. Obtenir une autorisation avant de photographier les archives
  5. Recueillir ses sources au fur et à mesure
  6. Être délicat avec les documents en s’assurant de:
  • les manipuler avec soin
  • d’utiliser des gants de coton avec les archives photographiques
  • ne pas les sortir de la salle de consultation
  • ne pas se déplacer dans la salle avec des archives dans les mains
  • respecter l'ordre de classement interne dans les dossiers et dans les boites
  • ne pas les annoter ni y effacer quoi que ce soit
  • ne pas les plier ou tenter de les défroisser
  • ne pas y apposer d’autocollant
  • signaler au personnel s’ils sont détériorés ou abîmés