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/ Gestion de documents et des archives

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Offre de services à l'intention des unités

Faire équipe pour une meilleure gestion documentaire!

Notre mission est notamment d’accompagner les unités académiques et administratives dans la réalisation de leur mandat par une meilleure gestion documentaire. À cette fin, la DGDA vous offre toute une gamme de services qui vous aideront à mieux structurer l’information essentielle à l’accomplissement de vos missions spécifiques. Parmi ceux-ci, citons:

L'organisation de l'information dans DocUM

  • Formation sur l'utilisation de DocUM, les règles de gestion de documents et le Système officiel de classification (SOC)
  • Ajout et modification de secteurs (dossiers de premiers niveaux dans DocUM)
  • Élaboration et mise à jour de structures de classification personnalisées
  • Mise en place de bonnes pratiques pour le nommage des documents et des dossiers
  • Accompagnement dans la définition des droits d'accès 

L'archivage numérique dans la voûte documentaire SyGED

  • Analyse des besoins
  • Formation sur le logiciel SyGED
  • Personnalisation de l’environnement
  • Accompagnement dans la définition des droits d’accès

Le tri de documents au moyen des règles de gestion

  • Formation sur les règles de gestion et les procédures reliées au traitement et au transfert des documents, dont les documents essentiels (contrats et procès-verbaux)
  • Identification des règles à utiliser pour faire le tri dans les documents
  • Évaluation de l’effort à consentir dans l’unité
  • Accompagnement dans la mise en place des solutions
  • Accompagnement pour l’embauche de ressources externes, le cas échéant
  • Réception de documents papier transférés par les unités

Le rappel de documents archivés à la DGDA

  • Traitement des demandes de rappels dans les meilleurs délais
  • Formation sur les procédures de rappel et de réactivation
  • Ajout de pièces à des dossiers transférés

L'élimination de documents

  • Formation sur les éliminations de documents
  • Identification des modes d’élimination à utiliser
  • Service de déchiquetage avec certificat pour les documents hautement confidentiels

Le redressement d'une situation en matière de gestion documentaire

  • Analyse de la situation et dépôt de recommandations
  • Évaluation de l’effort à consentir dans l’unité
  • Accompagnement dans la mise en place des solutions
  • Accompagnement pour l’embauche de ressources externes, le cas échéant
  • Formation sur la gestion de documents

La numérisation de documents

  • Analyse des besoins
  • Évaluation de l’effort à consentir dans l’unité
  • Accompagnement dans la mise en place des solutions
  • Accompagnement pour l’embauche de ressources externes, le cas échéant
  • Formation sur la numérisation

Notre expertise et votre implication sont les deux ingrédients essentiels à la réussite d'un projet d’optimisation de votre gestion documentaire.

Responsabilités des unités

En vertu de l’article 4 de la Politique sur la gestion de documents et des archives (10.49) de l’UdeM, chaque unité académique ou administrative de l’Université a la responsabilité d’appliquer le Programme de gestion intégrée de documents élaboré par la DGDA. Notamment, chaque unité doit faire ce qui suit:

  1. Appliquer les règles de conservation consignées au Calendrier de conservation des documents de l’Université de Montréal et procéder au transfert, au versement ou à l'élimination des documents en respectant les règles de gestion et de sécurité
  2. Classer ses documents selon le Système officiel de classification (SOC)
  3. Soumettre au préalable, à la DGDA, tout projet de transfert de support ou de format de ses documents, notamment tout projet de numérisation sérielle et s’entendre avec elle sur la réalisation d’un tel projet
  4. Utiliser les outils de gestion documentaire mis à sa disposition par la DGDA
  5. Inciter ses employés à suivre les formations offertes par la DGDA

Des questions?

Contactez-nous au poste téléphonique 33849 ou par courriel à soutien-archives@umontreal.ca.