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/ Gestion de documents et des archives

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Formation

La DGDA offre présentement 4 formations à l’intention des membres du personnel.

  • Pour s’inscrire à l’une de nos formations, rendez-vous sur la page Mon UdeM - Formations >> Formation en ligne
  • Sachez également que les formations peuvent aussi être données à la demande de l’unité et de façon personnalisée selon ses besoins.

Gérer efficacement ses documents 1 [DocUM]

Votre unité utilise DocUM pour enregistrer les documents qui lui appartiennent? Vous n’avez pas pu suivre la formation offerte pour ce service? Vous vous demandez comment fonctionnent les règles de gestion? Quelle est la différence entre DocUM et OneDrive? Quelles sont les dispositions légales et réglementaires qui encadrent la gestion documentaire à l’UdeM? Qu’est-ce qu’un document hautement confidentiel? Comment le protéger et où devrait-il être conservé?

Ce cours vise à vous faire connaître les services et les outils à votre disposition pour la gestion des documents de votre unité, notamment le service de partage de fichiers DocUM.

  • Clientèle: Tout membre du personnel qui utilise DocUM
  • Durée: 2 h en ligne

Gérer efficacement ses documents 2

Les documents occupent une place de premier plan dans notre milieu de travail. Mais, savez-vous combien de temps vous devez les conserver? Lesquels peuvent être éliminés et comment vous devez le faire? Savez-vous quels documents doivent être transférés aux archives de l'UdeM et comment vous pouvez ensuite les récupérer? Connaissez-vous les meilleures pratiques pour la gestion de vos documents numériques et de vos courriels?

Cette formation, qui complète la formation en ligne intitulée « Gérer efficacement ses documents 1 [DocUM] », répondra à toutes ces questions et à bien d'autres!

  • Clientèle: Tout membre du personnel qui doit assumer la gestion de ses documents dans ses fonctions.
  • Durée: 2 h en ligne

SyGED – Voûte documentaire UdeM

Vous souhaitez conserver vos plans de cours, vos documents de réunion et autres dossiers importants dans un endroit sécurisé? Certains de vos documents sur DocUM ont atteint la fin de leur durée de vie utile? Selon les règles de gestion, ces documents doivent être versés aux archives historiques? SyGED est la voûte documentaire institutionnelle pour assurer la conservation sécuritaire des documents numériques à valeur historique.

Cette formation permet de mieux comprendre comment fonctionne le logiciel SyGED et explique comment procéder pour y verser ses documents à valeur patrimoniale et les repérer par la suite, notamment les documents relatifs aux cours et aux réunions.

  • Prérequis: Gérer efficacement ses documents 1 [DocUM] (pour ceux qui n’auraient pas fait la formation dans le cadre du projet DocUM)
  • Clientèle: Tout membre du personnel qui doit assumer la gestion de ses documents dans ses fonctions.
  • Durée: 2 h en ligne (1 h pour les usagers en consultation)

La gestion des courriels: trucs, astuces et bonnes pratiques

Existe-t-il des moyens pour organiser de façon optimale sa boîte de courriels et pour repérer facilement ses courriels? Comment discriminer rapidement l’information pertinente de l’information qui l’est moins? Quoi conserver? Quoi éliminer? Comment tirer profit des fonctionnalités d’Outlook pour gérer ses courriels? Cette formation propose différentes capsules contenant des trucs, des astuces ainsi que des bonnes pratiques pour faciliter notre quotidien avec notre boîte aux lettres.

  • Clientèle: Tout membre du personnel administratif intéressé à améliorer la gestion de ses courriels.
  • Durée: 3 h (en excluant les bonus et les exercices [réalisés sur une base volontaire])

 

Des questions?

Contactez Nathalie Denis au poste téléphonique 2898 ou par courriel à nathalie.denis@umontreal.ca pour toute question complémentaire, notamment concernant les formations personnalisées.