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GESTION DE DOCUMENTS

La Division de la gestion de documents et des archives (DGDA) offre des services en gestion de documents à l’ensemble des membres du personnel enseignant et administratif de l’UdeM, que ce soit pour le classement des documents, leur repérage rapide et efficace, leur conservation, leur entreposage ainsi que leur sécurité.

Les règles de gestion des documents

Il s'agit de votre outil de référence pour la gestion de vos documents numériques ou papier. Les règles de gestion vous permettent de savoir comment classer vos documents, combien de temps les conserver, de quelle façon s’en départir et comment assurer la protection des renseignements confidentiels qu’ils peuvent contenir.

Comment faire?

Vous trouverez ici les principales procédures pour le stockage, l'archivage ou l’élimination de vos documents, ainsi que pour les consulter lorsque requis.

Stockage numérique

Afin de se conformer à la gouvernance documentaire de l’UdeM, les TI et la DGDA offrent différents espaces au personnel pour stocker les documents institutionnels de l’Université.

  Courriel
  514 343-6111 #33849

EN SAVOIR PLUS

Transfert numérique

Vous souhaitez archiver vos documents numériques dans la voûte documentaire institutionnelle? Nous mettons à votre disposition le logiciel SyGED spécialement conçu à cet effet.

  Courriel
  514 343-6111 #33849

POUR TRANSFÉRER

Transfert papier

Conformément aux règles de gestion des documents, les unités doivent transférer leurs documents papier ayant une valeur administrative, légale, financière ou patrimoniale à la DGDA.

  Courriel
  514 343-6111 #3557

POUR TRANSFÉRER

Rappel

Vous avez besoin de consulter ou même rapatrier de façon définitive un document, un dossier ou une boîte que vous avez transféré à la DGDA? Voici la marche à suivre!

  Courriel
  514 343-6111 #3559
 

POUR RAPPELER

Élimination

L’UdeM est sensible à la protection des renseignements personnels et confidentiels. Voici tout ce que vous devez savoir pour éliminer vos documents de façon sécuritaire, selon le type d’information qu'ils contiennent.

  Courriel
  514 343-6111 #3559

POUR ÉLIMINER

Des outils à votre disposition

La DGDA a développé de nombreux outils de référence pour faciliter la gestion quotidienne de vos documents.

Formation

La DGDA offre des formations sur la gestion des documents et des courriels dans le cadre de la programmation annuelle de la Direction des ressources humaines.

Boîte à outils

Notre équipe a regroupé dans une seule boîte à outils l’ensemble des procédures, formulaires et aide-mémoires utiles à votre gestion documentaire.

Des offres de service à votre intention

La DGDA est heureuse de collaborer avec vous afin de vous offrir des services adaptés à vos besoins.

Pour les unités

La DGDA offre aux unités académiques et administratives de l’UdeM toute une gamme de services qui les aideront à mieux gérer l’information essentielle à l’accomplissement de leurs missions spécifiques.

Pour les professeurs et chercheurs

Que ce soit pour des conseils de gestion documentaire, pour la conservation de documents ou pour accueillir un don d’archives, la DGDA offre plusieurs services aux professeurs et aux chercheurs de l’UdeM.