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Élimination de documents

Les règles de gestion de documents précisent quels documents peuvent être éliminés.

Assurez-vous de bien choisir le mode d’élimination requis en fonction de la nature de l’information qu’ils contiennent (hautement confidentielle, confidentielle, non confidentielle). Le mode d’élimination prescrit se trouve dans la colonne « Sécurité » de chacune des règles de gestion et est détaillé dans les instructions de sécurité.

Veuillez noter que ces modes d’élimination s’appliquent à TOUS les documents, peu importe leur état (copie, version officielle, brouillon ou papier-rebut).

Élimination - Documents hautement confidentiels

  • Déchiquetage avec certificat via le Secrétariat général/DGDA
  • Suivre la procédure d'élimination de documents par déchiquetage avec certificat (PDF)
  • Utiliser le formulaire de demande d'élimination de documents hautement confidentiels (WORD)
  • Précisions importantes:
  • Les bacs verts fournis par la Division santé et sécurité de la Direction de la prévention et de la sécurité (DPS) ne doivent en aucun cas être utilisés pour éliminer les documents contenant des renseignements hautement confidentiels.
  • Les bacs ou consoles fournis par un fournisseur externe avec lequel l’UdeM est liée contractuellement (à ne pas confondre avec les bacs cadenassés de la DPS) peuvent être utilisés pour ce type d’élimination.
  • Pour savoir si votre unité dispose d’un tel équipement ou pour vous en procurer un, contactez la DGDA au poste 6023.

Remarque: Notez que l'UdeM a une entente d'exclusivité avec un fournisseur externe et ne peut faire affaire avec une autre entreprise externe pour le déchiquetage confidentiel de ses documents. Pour toute question relative à cette entente, contactez la Division des approvisionnements au poste téléphonique 6891.

Hautement confidentiel

Ces documents contiennent habituellement des renseignements personnels sensibles (santé, finances, situation d'enquête, etc.) ou ayant une valeur stratégique très élevée pour l'UdeM (négociation d'entente ou développement d'un protocole, etc.)

Élimination - Documents confidentiels

  • Recyclage sécurisé
  • Déchiqueteur de bureau
  • Bacs cadenassés mis à la disposition des unités par la Division santé et sécurité au travail de la Direction de la prévention et de la sécurité (DPS). Contactez Monsieur Michel Rouleau, technicien en environnement, au poste téléphonique 2968 ou par courriel au michel.rouleau@umontreal.ca.
  • Firme externe spécialisée pour le déchiquetage de vos documents (exemples: bacs sécurisés ramassés par la Cie Les Marronniers ou boîtes ou bacs ramassés par la Cie de recyclage de Montréal ou équivalent)

Remarque: Bien que certains fournisseurs donnent un certificat au moment du ramassage des boîtes, ce type de service n’est pas équivalent au service de déchiquetage avec certificat via le Secrétariat général/DGDA présenté précédemment.

Confidentiel

Ces documents confidentiels contiennent des renseignements personnels non sensibles (parcours étudiants, adresse personnelle, etc.) ou ayant une valeur stratégique modérée pour l’UdeM (questionnaire d’examen, etc.).

Élimination - Documents non confidentiels internes

  • Recyclage sécurisé
  • Déchiqueteur de bureau
  • Bacs cadenassés mis à la disposition des unités par la Division santé et sécurité au travail de la Direction de la prévention et de la sécurité (DPS). Contactez Monsieur Michel Rouleau, technicien en environnement, au poste téléphonique 2968 ou par courriel au michel.rouleau@umontreal.ca.
  • Firme externe spécialisée pour le déchiquetage de vos documents (exemples: bacs sécurisés ramassés par la Cie Les Marronniers ou boîtes ou bacs ramassés par la Cie de recyclage de Montréal ou équivalent)

Remarque: Bien que certains fournisseurs donnent un certificat au moment du ramassage des boîtes, ce type de service n’est pas équivalent au service de déchiquetage avec certificat via le Secrétariat général/DGDA présenté précédemment.

Non confidentiel

Les documents non confidentiels internes ne contiennent pas de renseignements personnels ou ayant une valeur stratégique pour l’UdeM.

Élimination - Documents non confidentiels publics

  • Recyclage normal (bac sans dispositif de sécurité)

Non confidentiel

Les documents non confidentiels publics contiennent de l’information pouvant être aisément affichée sur un site web ou dans un autre média. Aucune mesure de sécurité n’est requise pour les éliminer.

Des questions?

Contactez-nous au poste téléphonique 3559 ou par courriel à elimination-archives@umontreal.ca.