Élimination de documents
Les règles de gestion de documents précisent quels documents peuvent être éliminés.
Assurez-vous de bien choisir le mode d’élimination requis en fonction de la nature de l’information qu’ils contiennent (hautement confidentielle, confidentielle, non confidentielle). Le mode d’élimination prescrit se trouve dans la colonne « Sécurité » de chacune des règles de gestion et est détaillé dans les instructions de sécurité.
Veuillez noter que ces modes d’élimination s’appliquent à TOUS les documents, peu importe leur état (copie, version officielle, brouillon ou papier-rebut) et leur support (papier, VHS, CD, ...).
Élimination - Documents hautement confidentiels
- Déchiquetage avec certificat via le Secrétariat général/DAGI
- Suivre la procédure d'élimination de documents par déchiquetage avec certificat (PDF)
- Utiliser le formulaire de demande d'élimination de documents hautement confidentiels (WORD)
- Précisions importantes:
- Les bacs verts fournis par la Division des services à la communauté (DSC) de la Direction des immeubles (DI) ne doivent en aucun cas être utilisés pour éliminer les documents contenant des renseignements hautement confidentiels.
- Les bacs ou consoles fournis par un fournisseur externe avec lequel l’UdeM est liée contractuellement (à ne pas confondre avec les bacs cadenassés de la DSC) peuvent être utilisés pour ce type d’élimination.
- Pour savoir si votre unité dispose d’un tel équipement ou pour vous en procurer un, contactez la DAGI au poste 6023.
Remarque: Notez que l'UdeM a une entente d'exclusivité avec un fournisseur externe et ne peut faire affaire avec une autre entreprise externe pour le déchiquetage confidentiel de ses documents. Pour toute question relative à cette entente, contactez la Division des approvisionnements au poste téléphonique 6891.
Hautement confidentiel
Ces documents contiennent habituellement des renseignements personnels sensibles (santé, finances, situation d'enquête, etc.) ou ayant une valeur stratégique très élevée pour l'UdeM (négociation d'entente ou développement d'un protocole, etc.)
Élimination - Documents confidentiels
- Recyclage sécurisé
Documents papier
- Déchiqueteur de bureau
- Bacs cadenassés mis à la disposition des unités par la Division des services à la communauté (DSC) de la Direction des immeubles (DI). Contactez un agent du Centre d'appels 2222 ou complétez une demande de service via Maximo.
- Firme externe spécialisée pour le déchiquetage de vos documents (exemple : compagnie de recyclage de Montréal ou équivalent)
- Pour les documents sur support autre que papier (audiovisuel, numérique et autres), suivre la procédure suivante :
- Mettre les documents dans des boîtes.
- Identifier les boîtes et les types de support à l'aide du formulaire de recyclage sécurisé (Word)
- Complétez une demande de service via Maximo.
- Pour les unités dont les bureaux sont situés au Campus MIL, au 7077 Avenue du Parc et au 7101 Avenue du Parc , suivre la procédure suivante :
- Mettre les documents dans des boîtes
- Identifier les boîtes et les types de support à l'aide du formulaire de recyclage sécurisé (Word).
- Transmettre une demande d'élimination par courriel à l'adresse elimination-archives@umontreal.ca. À la réception de la demande, la DAGI formulera une demande de transport auprès de la Direction des immeubles. Un avis de cueillette de boîtes sera envoyé par courriel à l'unité. Les frais de transport sont assumés par le Secrétariat général.
- Dans une perspective de développement durable et de saine gestion financière, attendre d'avoir plusieurs boîtes avant de faire une demande.
Remarque: Bien que certains fournisseurs donnent un certificat au moment du ramassage des boîtes, ce type de service n’est pas équivalent au service de déchiquetage avec certificat via le Secrétariat général/DAGI présenté précédemment.
Confidentiel
Ces documents confidentiels contiennent des renseignements personnels non sensibles (parcours étudiants, adresse personnelle, etc.) ou ayant une valeur stratégique modérée pour l’UdeM (questionnaire d’examen, etc.).
Élimination - Documents non confidentiels internes
- Recyclage sécurisé
- Déchiqueteur de bureau
- Bacs cadenassés mis à la disposition des unités par la Division des services à la communauté (DSC) de la Direction des immeubles (DI). Contactez un agent du Centre d'appels 2222 ou complétez une demande de service via Maximo.
- Firme externe spécialisée pour le déchiquetage de vos documents (exemples: bacs sécurisés ramassés par la DI ou boîtes ou bacs ramassés par la Cie de recyclage de Montréal ou équivalent)
Remarque: Bien que certains fournisseurs donnent un certificat au moment du ramassage des boîtes, ce type de service n’est pas équivalent au service de déchiquetage avec certificat via le Secrétariat général/DAGI présenté précédemment.
Non confidentiel
Les documents non confidentiels internes ne contiennent pas de renseignements personnels ou ayant une valeur stratégique pour l’UdeM.
Élimination - Documents non confidentiels publics
- Recyclage normal (bac sans dispositif de sécurité)
Non confidentiel
Les documents non confidentiels publics contiennent de l’information pouvant être aisément affichée sur un site web ou dans un autre média. Aucune mesure de sécurité n’est requise pour les éliminer.
Des questions?
Contactez-nous au poste téléphonique 3559 ou par courriel à elimination-archives@umontreal.ca.