Élimination de documents
Les règles de gestion de documents précisent quels documents peuvent être éliminés.
Il est nécessaire de s'y référer afin de bien choisir le mode d’élimination requis en fonction de la nature de l’information qu’ils contiennent (hautement confidentielle, confidentielle, non confidentielle). Le mode d’élimination prescrit se trouve dans la colonne « Sécurité » de chacune des règles de gestion et est détaillé dans les instructions de sécurité. Il s’applique à TOUS les documents, peu importe leur état (copie, version officielle, brouillon ou papier-rebut) et leur support (papier, VHS, CD, etc.).
Au besoin, consulter ces exemples de renseignements et de documents par niveau de confidentialité.
Dans une perspective de développement durable et de saine gestion financière, attendre d'avoir plusieurs boîtes avant de faire une demande.
Élimination - Documents hautement confidentiels
- Pour éliminer des documents hautement confidentiels (niveau 4)
Précisions importantes
- Les bacs fournis par la Division des services à la communauté (DSC) de la Direction des immeubles (DI) ne doivent en aucun cas être utilisés pour éliminer les documents contenant des renseignements hautement confidentiels.
- Les bacs ou consoles fournis par un fournisseur externe avec lequel l’UdeM est liée contractuellement (à ne pas confondre avec les bacs de la DSC) peuvent être utilisés pour ce type d’élimination. Pour savoir si votre unité dispose d’un tel équipement ou pour vous en procurer un, contacter la DAGI au poste 6023.
Remarque: l'UdeM a une entente d'exclusivité avec un fournisseur externe et ne peut faire affaire avec une autre entreprise externe pour le déchiquetage confidentiel de ses documents.
Hautement confidentiel (niveau 4)
Renseignements personnels sensibles (santé, finances, situation d'enquête, etc.) ou ayant une valeur stratégique très élevée pour l'UdeM (négociation d'entente ou développement d'un protocole, etc.).
Au besoin, consulter ces exemples de renseignements et de documents par niveau de confidentialité.
Élimination - Documents confidentiels et non confidentiels internes
- Pour éliminer des documents confidentiels (niveau 3) et non confidentiels internes (niveau 2), suivre la procédure suivante:
- Utiliser un déchiqueteur de bureau pour les documents papier
- Dans le cas où la quantité de documents papier est trop volumineuse (5 boîtes et plus) ou pour d’autres supports que du papier:
- Mettre les documents dans des boîtes (ne pas mélanger le papier et les autres supports; faire plutôt des boîtes distinctes)
- Identifier les boîtes et le type de support à l’aide du formulaire prévu à cet effet (Word)
- Transmettre votre demande d’élimination par courriel à elimination-archives@umontreal.ca en joignant une copie numérisée du formulaire. Indiquer:
- dans l’objet: Demande d'élimination de documents confidentiels
- dans le corps de texte:
- nombre de boîtes par type de support (exemple: 1 boîte de supports numériques et 3 boîtes de documents papier)
- les règles de gestion applicables aux documents
- l’adresse de cueillette
- les plages horaires de disponibilité pour la cueillette des boîtes
- La DAGI formulera une demande de transport auprès de la Direction des immeubles, laquelle se chargera du transport des boîtes. Vous recevrez par courriel un avis de cueillette des boîtes. Les frais d’élimination et de transport sont assumés par le Secrétariat général.
Remarque: dans une perspective de développement durable et de saine gestion financière, attendre d'avoir plusieurs boîtes avant de faire une demande.
Confidentiel (niveau 3)
Renseignements personnels non sensibles (parcours étudiants, adresse personnelle, etc.) ou ayant une valeur stratégique modérée pour l’UdeM (questionnaire d’examen, etc.).
Non confidentiel interne (niveau 2)
Pas de renseignements personnels ou ayant une valeur stratégique pour l’UdeM.
Au besoin, consulter ces exemples de renseignements et de documents par niveau de confidentialité.
Information relative aux boîtes à utiliser
Deux options sont offertes:
- Acheter des boîtes d’archives de format standard (12" x 10", 15" de profondeur, couvercle fixe) que vous pouvez commander sur le site www.eway.ca de Staples Avantage Affaires, une division de Bureau en gros (Produit FEL0087205 en paquet de 5)
Utiliser des boîtes de papier à imprimante
En tout temps, assurez-vous d’utiliser des boîtes avec couvercle qui sont suffisamment solides pour être empilées.
Élimination - Documents non confidentiels publics
- Recyclage normal (bac sans dispositif de sécurité)
Non confidentiel public (niveau 1)
Information pouvant être aisément affichée sur un site web ou dans un autre média. Aucune mesure de sécurité n’est requise pour éliminer les documents.
Au besoin, consulter ces exemples de renseignements et de documents par niveau de confidentialité.
Des questions?
Contactez-nous au poste téléphonique 3559 ou par courriel à elimination-archives@umontreal.ca.