La durée de conservation varie selon le type de document et est définie dans les règles de gestion des documents. Les durées de conservation peuvent être calculées selon l’année civile, financière ou académique, en fonction de la nature des documents. Les points suivants sont également à tenir compte:

• les contrats et les procès-verbaux font l’objet d’un traitement spécial, étant donné leur valeur administrative, légale et historique. Dès la signature, ces documents doivent nous être acheminés par courrier interne. Consultez les règles de gestion des documents et la procédure de transfert pour en savoir davantage;

• lorsque plusieurs durées de conservation peuvent s’appliquer pour un même dossier, vous devez choisir la durée qui prévoit la période de conservation la plus longue;

• dans le cadre d’une procédure judiciaire ou d’une réclamation, la Division des affaires juridiques peut exiger la conservation de tout document utile à la conduite de son dossier, conformément aux règles de gestion 06330-Procédures judiciaires et 10420-Réclamations.