Il s’agit d’un document, quels que soient sa date, sa nature ou son support, produit ou reçu par l’UdeM, une de ses unités ou un de ses employés dans l’exercice de ses fonctions (ex.: un rapport d’activité, une demande de poste, un procès-verbal, un dossier étudiant, un courriel faisant état d’une demande de services, etc.).

Les documents n’ayant aucun lien avec la mission de l’UdeM ou les fonctions d’un employé ou dont les droits d’auteur appartiennent en exclusivité à un membre de la communauté universitaire ne sont pas considérés comme des documents institutionnels (ex.: photos de voyage, recettes, document d’une association sportive ou culturelle dont l’employé ou un membre de sa famille est membre, etc.).