Toutes les unités doivent transférer les documents institutionnels requis à la DAGI afin d’assurer leur gestion sécuritaire et efficace durant tout leur cycle de vie, permettant ainsi le bon fonctionnement administratif de l’UdeM, le respect de ses obligations légales et la conservation de son histoire.
Pour transférer vos documents à la DAGI en vue de leur archivage, vous devez:
- Consulter les règles de gestion des documents, qui indiquent quels documents doivent être transférés, éliminés ou conservés dans vos bureaux.
- Lorsque les documents à transférer à la DAGI ont été bien identifiés, vous pouvez suivre les étapes de la procédure de transfert prévue, selon que les documents sont papier ou numériques, notamment pour les procès-verbaux numériques officiels non signés.
Il est recommandé d’effectuer le transfert de documents au moins une fois par année, afin de respecter les durées de conservation prévues dans les règles de gestion des documents, mais aussi afin d’assurer une certaine constance dans vos espaces de rangement.