Élimination de documents
Les règles de gestion de documents précisent quels documents peuvent être éliminés.
Il est nécessaire de s'y référer afin de bien choisir le mode d’élimination requis en fonction de la nature de l’information qu’ils contiennent (hautement confidentielle, confidentielle, non confidentielle). Le mode d’élimination prescrit se trouve dans la colonne « Sécurité » de chacune des règles de gestion et est détaillé dans les instructions de sécurité. Ils s’appliquent à TOUS les documents, peu importe leur état (copie, version officielle, brouillon ou papier-rebut) et leur support (papier, VHS, CD, etc.).
Dans une perspective de développement durable et de saine gestion financière, attendez d'avoir plusieurs boîtes avant de faire une demande.
Élimination - Documents hautement confidentiels
- Déchiquetage avec certificat via le Secrétariat général/DAGI
Précisions importantes :
- Les bacs verts fournis par la Division des services à la communauté (DSC) de la Direction des immeubles (DI) ne doivent en aucun cas être utilisés pour éliminer les documents contenant des renseignements hautement confidentiels.
- Les bacs ou consoles fournis par un fournisseur externe avec lequel l’UdeM est liée contractuellement (à ne pas confondre avec les bacs cadenassés de la DSC) peuvent être utilisés pour ce type d’élimination. Pour savoir si votre unité dispose d’un tel équipement ou pour vous en procurer un, contactez la DAGI au poste 6023.
Remarque : L'UdeM a une entente d'exclusivité avec un fournisseur externe et ne peut faire affaire avec une autre entreprise externe pour le déchiquetage confidentiel de ses documents. Contactez la Division des approvisionnements au poste téléphonique 6891 pour en savoir davantage.
Hautement confidentiel
Renseignements personnels sensibles (santé, finances, situation d'enquête, etc.) ou ayant une valeur stratégique très élevée pour l'UdeM (négociation d'entente ou développement d'un protocole, etc.)
Élimination - Documents confidentiels et non confidentiels internes
- Recyclage sécurisé
Documents papier
- Déchiqueteur de bureau
- Services offerts par la Division des services à la communauté (DSC) de la Direction des immeubles (DI) :
Documents sur autres supports que le papier (audiovisuel, numérique, etc.)
Suivre la procédure suivante :
Unités dont les bureaux sont situés au Campus MIL, au 7077 Avenue du Parc et au 7101 Avenue du Parc (documents papier et autres supports)
Suivre la procédure suivante :
- Mettre les documents dans des boîtes
- Identifier les boîtes et le type de support à l'aide du formulaire de recyclage sécurisé (Word)
- Transmettre une demande d'élimination par courriel à l'adresse elimination-archives@umontreal.ca. À la réception de la demande, la DAGI formulera une demande de transport auprès de la Direction des immeubles. Un avis de cueillette de boîtes sera envoyé par courriel à l'unité. Les frais de transport sont assumés par le Secrétariat général.
Remarque : Dans une perspective de développement durable et de saine gestion financière, attendre d'avoir plusieurs boîtes avant de faire une demande.
À noter : Bien que certains fournisseurs donnent un certificat au moment du ramassage des boîtes, ce type de service n’est pas équivalent au service de déchiquetage avec certificat via le Secrétariat général/DAGI présenté précédemment pour la destruction de l’information hautement confidentielle.
Confidentiel
Renseignements personnels non sensibles (parcours étudiants, adresse personnelle, etc.) ou ayant une valeur stratégique modérée pour l’UdeM (questionnaire d’examen, etc.).
Non confidentiel
Pas de renseignements personnels ou ayant une valeur stratégique pour l’UdeM.
Information relative aux boîtes à utiliser
Deux options sont offertes :
- Acheter des boîtes d’archives de format standard (12" x 10", 15" de profondeur, couvercle fixe) que vous pouvez commander sur le site www.eway.ca de Staples Avantage Affaires, une division de Bureau en gros (Produit FEL0087205 en paquet de 5)
Utiliser des boîtes de papier à imprimante
En tout temps, assurez-vous d’utiliser des boîtes avec couvercle qui sont suffisamment solides pour être empilées.
Élimination - Documents non confidentiels publics
- Recyclage normal (bac sans dispositif de sécurité)
Non confidentiel public
Information pouvant être aisément affichée sur un site web ou dans un autre média. Aucune mesure de sécurité n’est requise pour éliminer les documents.
Des questions?
Contactez-nous au poste téléphonique 3559 ou par courriel à elimination-archives@umontreal.ca.