Consultation, utilisation et diffusion des archives
Bienvenue à la salle de consultation
La salle de consultation de la DAGI est ouverte à l’ensemble de la communauté universitaire ainsi qu’au grand public.
Elle est d’abord un espace dédié à la consultation de nos archives, mais tout autre travail, qu’il soit collaboratif ou individuel, peut y être réalisé.
Vous y trouverez :
- une grande table permettant de vous installer confortablement, entre autres pour explorer nos documents d’archives préparés sur demande par l’archiviste responsable;
- des ordinateurs réservés à la recherche et à la consultation de nos archives ou de nos instruments de recherche;
- un lecteur et numériseur de documents sur microforme permettant l’accès à plus de 140 fonds d’archives;
- une diversité d’appareils de lecture de documents audiovisuels issus de différentes époques;
- un centre de documentation riche et diversifié portant sur l’histoire de l’UdeM, sur l’éducation ainsi que sur l’archivistique;
- un espace pour toute activité de formation en lien avec notre service.
Le personnel de la référence est disponible pour vous accompagner dans les différents corpus d’archives et outils de recherche mis à votre disposition.
Horaire
Sur rendez-vous du lundi au jeudi de 9h30 à 12h et de 13h30 à 16h. La salle de consultation est fermée les jours fériés et durant la période des Fêtes.
Coordonnées
Local V-133, pavillon Roger-Gaudry (accès au secteur par la porte V-13, 1er étage)
Plan du campus
Courriel
514-343-2251
Règles d'accès aux documents
L'accès aux documents institutionnels – lesquels sont publics – est régi par la Loi sur les archives ainsi que par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, le Code civil du Québec et la Charte des droits et libertés de la personne. L’accès aux fonds d’archives privés est pour sa part tributaire des restrictions établies lors de la signature de la convention d'acquisition.
Aussi, selon la complexité de la demande, l’achalandage du moment et la localisation des contenants, une ou plusieurs journées peuvent être nécessaires avant de pouvoir accéder aux documents. Par ailleurs, l’existence de supports de consultation, la fragilité ou la menace à l’intégrité physique de certains documents d’archives peuvent entraîner une restriction à l'accès aux pièces originales. Des circonstances comme la restauration ou le prêt peuvent également entraîner la non-disponibilité des documents.
Reproduction de documents
À des fins de recherche
À la salle de consultation et avec l’accord préalable du personnel de la référence, il est préconisé de photographier soi-même (sans frais) les documents à des fins de recherche. Dans certains cas, la DAGI peut demander d’obtenir une copie des clichés pour ses propres besoins.
- Si les documents sont des microformes, on peut les numériser soi-même en format PDF (sans frais).
- Si les documents ont déjà été numérisés en format PDF, une copie sera remise (sans frais).
- Si une copie d’un document n’ayant pas encore été numérisé est demandée, les frais prévus à la grille tarifaire s’appliqueront.
Veuillez noter que la DAGI ne fournit plus de photocopies et privilégie la reproduction de documents textuels en format PDF.
À des fins de diffusion
Les fichiers disponibles en basse résolution dans le catalogue web de la DAGI peuvent être utilisés (sans frais) à des fins de diffusion, non commerciales.
Une personne peut aussi choisir de formuler une demande de reproduction à des fins de diffusion. Dans le formulaire prévu à cet effet , elle est invitée à détailler le projet de diffusion en question (ex. : auteur et titre d’une publication, date de parution prévue, durée de l’utilisation, format souhaité, etc.).
À moins d’indications contraires, le format privilégié pour la numérisation de documents textuels et d'images à des fins de diffusion est le TIFF monopage non compressé. Les fichiers numérisés sont transmis via un lien, accompagnés d’une licence d’utilisation et d’une facture selon les frais prévus à la grille tarifaire.
Selon le format ou l’état physique des documents, la DAGI se réserve le droit de refuser d’effectuer certaines reproductions. Elle peut aussi exiger que le travail soit fait à l’externe par une firme spécialisée.
Protection des renseignements personnels
Des renseignements personnels confidentiels pourraient se trouver fortuitement dans un document accessible à des fins de recherche. Si une telle situation se produit, l’utilisateur ou l'utilisatrice :
- a l’obligation de respecter le caractère confidentiel des renseignements personnels durant une période de 100 ans à compter de la date de création du document ou de 30 ans suivant le décès de la personne concernée;
- doit en informer le personnel de la référence et, au besoin, remplir un dossier d’incident de confidentialité.
Par ailleurs, lorsqu’une personne consulte des documents personnels, elle s’engage également à utiliser les renseignements qu’elle pourrait tirer des archives aux fins exclusives de sa recherche et de manière à en assurer le caractère confidentiel. Au besoin, une autorisation devrait être demandée à la Commission d’accès à l’information, en vertu de l’article 125 de la Loi sur l’accès.
Citer les sources UdeM
L’utilisation des archives de l’Université de Montréal, que ce soit à des fins de recherche ou de diffusion, implique de citer les sources UdeM. Toute personne est priée de citer les sources consultées/utilisées avec les informations minimales suivantes: « Archives UdeM, cote du document »
Elle peut par ailleurs choisir d’étoffer les notes ou légendes grâce aux informations recueillies en salle de consultation, partagées par le personnel de la référence ou disponibles via le catalogue Web.
Droit d'auteur
La DAGI ne possède pas les droits d'auteur sur tous les documents qu’elle conserve. L’usager ou l'usagère qui souhaite utiliser les archives à des fins de diffusion doit se conformer à la loi sur le droit d'auteur (L.R.C. c-42), le cas échéant.
Politique de consultation (Archives UdeM)
À son arrivée à la salle de consultation, l’utilisateur ou l’utilisatrice doit :
- Laisser ses effets personnels au vestiaire (ordinateur, caméra, crayon de plomb et cahier de notes sont toutefois permis).
- Prendre la place assignée par la DAGI.
- Prendre connaissance de la politique de consultation.
- Signer le Formulaire d’engagement à respecter les règlements de la DAGI et la confidentialité des renseignements.
Il ou elle s’engage ainsi à :
- Travailler dans un environnement courtois et silencieux.
- Ne pas boire ni manger.
- Utiliser les copies de consultation disponibles lorsqu’elles existent.
- Obtenir une autorisation avant de photographier les archives.
- Recueillir ses sources au fur et à mesure de sa recherche.
- Se conformer à la politique institutionnelle de protection des renseignements personnels ainsi qu’aux normes de la DAGI en matière d’accès aux documents et de protection des renseignements personnels.
- Signaler au personnel de la référence tout manquement, incident de confidentialité ou autre situation qui présente des risques en matière de protection des renseignements personnels.
- Manipuler avec soin les documents, en s’assurant de :
- ne pas les sortir de la salle de consultation;
- ne pas se déplacer dans la salle avec des archives dans les mains;
- respecter l'ordre de classement interne dans les dossiers et dans les boîtes;
- faire usage de gants de coton pour la manipulation d’archives photographiques;
- ne pas annoter ni effacer quoi que ce soit;
- ne pas les plier ou tenter de les défroisser;
- ne pas y apposer d’autocollant;
- signaler au personnel s’ils sont détériorés ou abîmés.