04000 - Coopération
Documents relatifs aux activités de coopération, aux partenariats et aux échanges de l’UdeM, aux niveaux provincial, national et international.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
- Renvoi(s)
- 01200-Affiliation: pour les affiliations
- 05170-Étudiants internationaux et programmes d’échanges: pour les documents relatifs aux étudiants
- 06600-Relations externes: pour les relations avec des organismes externes
Règles de gestion
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Missions
Gestion
04100 - Coopération Québec-Canada
Documents relatifs aux activités de coopération, aux partenariats et aux échanges impliquant l’UdeM et différents organismes publics ou privés situés au Québec et au Canada (organismes gouvernementaux, organismes d’enseignement et de recherche, organismes privés, entreprises et autres).
- Contenu: correspondance, programmes de coopération, ententes-cadre, ententes, conventions, protocoles et autres.
- Classer par lieu géographique (ex.: province), par organisme, par projet de coopération.
- Renvoi(s)
- U12-Contrats et ententes: pour les protocoles, contrats et ententes

Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): UdeM international et autres unités responsables d'activités de coopération
- Actif: 2 ans après la fin de l'entente-cadre de coopération
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans après la fin de l'entente-cadre de coopération, puis éliminer (voir Sécurité)

Disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les documents significatifs témoignant de la nature, des objectifs et des résultats de l'entente de coopération en enseignement impliquant l'UdeM.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité
Documents confidentiels
04100 - Coopération Québec-Canada - Séjour de mobilité
Informations concernant les membres de la communauté étudiante (personnes étudiantes et stagiaires postdoctoraux) et du personnel enseignant et administratif de l’UdeM qui prévoient effectuer un séjour en régions éloignées du Canada pour des activités universitaires telles que des études, de la recherche ou des activités professionnelles.
- Contenu: déclarations de séjour contenant des renseignements d’identification (nom, courriel, matricule, département, statut, etc.), des renseignements sur le parcours académique ou d'emploi et sur la santé ainsi que des informations de séjour. Des renseignements judiciaires (rapport de la police, rapport médical, etc.) pourraient être déposés lors d’incidents de mobilité.
- Renvoi(s)
- 02700-Dossiers individuels - Étudiants: pour les pièces témoignant du cheminement académique de l'étudiant
- 08732-Dossiers individuels - Dossier médical de l'employé: pour les dossiers individuels reliés à la santé des employés
- 08732-Dossiers individuels - Santé et sécurité au travail: pour les dossiers individuels reliés aux accidents subis en cours d’emploi par le personnel

Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): UdeM international
- Actif: 5 ans après la dernière mise à jour du dossier pour les étudiants ou 7 ans après la dernière mise à jour du dossier pour le personnel. Le cas échéant, conserver l'information 10 ans après un incident.
- Semi-actif: n/a
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Secondaire
Jusqu'après la dernière mise à jour du dossier, puis éliminer (voir Sécurité)

Disposition
Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité
Documents hautement confidentiels
04200 - Relations internationales
Documents relatifs aux activités de coopération, aux partenariats et aux échanges impliquant l’UdeM et différents organismes publics ou privés à l’extérieur du Canada (organismes gouvernementaux, organismes d’enseignement et de recherche, organismes privés, entreprises et autres).
- Contenu: correspondance, programmes de coopération, ententes-cadre, ententes, conventions, protocoles et autres.
- Classer par pays, par organisme, par projet de coopération.
- Renvoi(s)
- U12-Contrats et ententes: pour les protocoles, contrats et ententes

Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): UdeM international et autres unités responsables d'activités de coopération
- Actif: 2 ans après la fin de l'entente-cadre de coopération
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans après la fin de l'entente-cadre de coopération, puis éliminer (voir Sécurité)

Disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les documents significatifs témoignant de la nature, des objectifs et des résultats de l'entente de coopération en enseignement impliquant l'UdeM.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité
Documents confidentiels
04200 - Relations internationales - Séjour de mobilité
Informations concernant les membres de la communauté étudiante (personnes étudiantes et stagiaires postdoctoraux) et du personnel enseignant et administratif de l’UdeM qui prévoient effectuer un séjour à l'international pour des activités universitaires telles que des études, de la recherche ou des activités professionnelles.
- Contenu: déclarations de séjour contenant des renseignements d’identification (nom, courriel, matricule, département, statut, etc.), des renseignements sur le parcours académique ou d'emploi et sur la santé ainsi que des informations de séjour. Des renseignements judiciaires (rapport de la police, rapport médical, etc.) pourraient être déposés lors d’incidents de mobilité.
- Renvoi(s)
- 02700-Dossiers individuels - Étudiants: pour les pièces témoignant du cheminement académique de l'étudiant
- 08732-Dossiers individuels - Dossier médical de l'employé: pour les dossiers individuels reliés à la santé des employés
- 08732-Dossiers individuels - Santé et sécurité au travail: pour les dossiers individuels reliés aux accidents subis en cours d’emploi par le personnel

Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): UdeM international
- Actif: 5 ans après la dernière mise à jour du dossier pour les étudiants ou 7 ans après la dernière mise à jour du dossier pour le personnel. Le cas échéant, conserver l'information 10 ans après un incident.
- Semi-actif: n/a
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Secondaire
Jusqu'après la dernière mise à jour du dossier, puis éliminer (voir Sécurité)

Disposition
Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité
Documents hautement confidentiels
04300 - Professeurs coopérants
Dossier permettant de suivre le profil et les réalisations des professeurs qui participent aux activités de coopération en enseignement et en recherche impliquant l’UdeM.
- Contenu: inscription aux projets de coopération, rapports, correspondance et tout autre document fournissant le nom des organismes de coopération, le département, les titres des projets et autres.
- Classer par projet de coopération, par matricule ou nom du professeur coopérant.
- Renvoi(s)
- 08310-Dossiers individuels - Personnel enseignant - Dossier RH ou 08310-Dossiers individuels - Professeurs et chercheurs - Dossier carrière ou 08310-Dossiers individuels - Professeurs et chercheurs - Dossier de promotion: pour les chercheurs et professeurs-chercheurs considérés comme membres du personnel de l’UdeM

Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): unités responsables du dossier du professeur
- Actif: 2 ans après le départ du professeur coopérant
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
1 an après le départ du professeur coopérant, puis éliminer (voir Sécurité)

Disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les dossiers des professeurs coopérants nés aux années 1 et 6 de chaque décennie. Sélectionner en plus les dossiers des professeurs coopérants s'étant particulièrement illustrés dans leur domaine.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité
Documents confidentiels