03100 - Organisation de la recherche
Documents relatifs à l’organisation et la gestion de la recherche et de la création à l’UdeM.
- Contenu: inventaires de recherche, études sur le développement et le financement de la recherche, documents relatifs à la structure organisationnelle de la recherche et autres.
- Renvoi(s)
- 03500-Projets de recherche: pour l’administration détaillée d’un projet de recherche
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents confidentiels
03200 - Financement de la recherche
Documents relatifs au financement de la recherche et de la création.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
- Renvoi(s)
- 09230-Fonds avec restrictions: pour la planification, le contrôle et le suivi budgétaire des fonds de recherche
03210 - Programmes institutionnels
Documents relatifs aux fonds institutionnels de recherche, aux sources de subventions et commandites de recherche internes auxquels un chercheur peut s’adresser pour obtenir du financement.
- Contenu: documents de planification, tableau de répartition, publicité, formulaires vierges et autres.
- Classer par programme.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Bureau Recherche - Développement - Valorisation (BRDV) et autres unités responsables du dossier de programmes institutionnels de financement
- Actif: 2 ans
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les documents témoignant de la nature, des ressources et de l'utilisation des programmes institutionnels de financement de la recherche et de la création.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents confidentiels
03220 - Programmes externes
Documents relatifs aux programmes de financement externes, aux sources de subventions et commandites auxquels un chercheur peut s’adresser pour obtenir du financement.
- Contenu: dépliants, documentation, formulaires vierges, correspondance avec l'organisme et autres.
- Classer par programme, par organisme.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Bureau Recherche - Développement - Valorisation (BRDV) et autres unités responsables du dossier de programmes externes de financement
- Actif: 2 ans
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents confidentiels
03300 - Éthique
Documents relatifs à l’éthique et la déontologie.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
- Renvoi(s)
- 07000-Comités et autres organismes (UdeM): pour les documents des comités et autres organismes décisionnels ou consultatifs de l’UdeM portant sur l’éthique et la déontologie
03310 - Gestion de l'éthique
Documents relatifs à l’éthique et aux normes déontologiques à respecter lors de la réalisation des projets de recherche, notamment dans les cas où la recherche implique une expérimentation sur des sujets humains ou des animaux.
- Contenu: documents relatifs aux demandes de certificats d’éthique, aux commentaires et aux recommandations concernant le respect des normes déontologiques pour un projet de recherche spécifique, formules de consentement à compléter par les participants, avis de déontologie aux organismes subventionnaires, politiques, procédures et autres.
- Renvoi(s)
- U01-Directives et procédures: pour les politiques et procédures relatives à la déontologie et à l'éthique
- 03520-Dossiers de recherche: pour les formules de consentement complétées par les participants
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): unités ou comités responsables du dossier relatif à l'éthique et aux normes déontologiques
- Actif: 2 ans après la fin du projet de recherche
- Semi-actif: minimum de 5 ans ou tant que prévu par les normes en vigueur
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans après la fin du projet de recherche, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les documents témoignant du processus d'obtention et d'application des certificats d'éthique et autres documents jugés pertinents.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
03320 - Utilisation des animaux
Documents relatifs à la gestion des protocoles d’utilisation des animaux, de l’équipement et du matériel biologique par les chercheurs de l’UdeM.
- Contenu: dossiers des utilisateurs, demandes d’autorisation, registres de tarification, protocoles d'utilisation des animaux, procédures et dossiers des soins et interventions à assurer auprès des animaux, registres d’utilisation des médicaments et barbituriques et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Division des animaleries et autres unités responsables de l'utilisation des animaux et du matériel biologique
- Actif: 2 ans. Les documents liés à des animaux spécifiques sont conservés 2 ans après le décès de l'animal ou son départ de l'UdeM.
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les protocoles d'utilisation des animaux.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
03400 - Unités de recherche
Documents relatifs au processus d’accréditation, à la mise sur pied et à la réalisation des activités des unités de recherche de l’UdeM (centres, laboratoires, groupes, instituts, chaires).
- Contenu: document établissant les critères d'accréditation, lettres patentes, documents liés à la mission, la composition, la structure, l'organisation, la régie interne et le développement d'une unité de recherche, correspondance, études, rapports et autres.
- Renvoi(s)
- 07400-Unités de recherche: pour les documents des comités et autres organismes décisionnels ou consultatifs de l’UdeM
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): vice-rectorat responsable de la recherche, unités de recherche concernées et autres unités responsables de ces unités de recherche
- Actif: 2 ans après la création de l'unité de recherche ou tant que les documents sont utilisés pour en contrôler le processus d'organisation et l'atteinte des objectifs
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: verser aux archives
Secondaire
2 ans après la création de l'unité de recherche ou tant que les documents sont utilisés pour en contrôler le processus d'organisation et l'atteinte des objectifs, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Verser aux archives
Sécurité
Documents confidentiels
03500 - Projets de recherche
Documents relatifs à la gestion de projets ou d’activités de recherche.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
03510 - Subventions de recherche - Demandes retenues
Documents relatifs à une demande de subvention de recherche présentée par un chercheur à des organismes subventionnaires.
- Contenu: pour le BRDV : demandes de subvention, proposition de recherche, avis d’acceptation ou de refus, contrats de recherche, amendements, correspondance significative, formulaires administratifs relatifs à la demande et à l'utilisation des sommes allouées et autres; pour les unités académiques et la Direction des finances, outre les documents cités précédemment, peuvent s’ajouter les pièces justificatives et autres documents financiers, évaluations, suivis, rapports finaux des finances et de recherche et autres.
- Classer par organisme, par programme, par titre de la recherche, par matricule ou nom du chercheur.
- Renvoi(s)
- 06351-Contrats et ententes: pour les ententes de recherche
- 09230-Fonds avec restrictions: pour le contrôle et le suivi budgétaire des contrats et subventions de recherche
- 09320-Dépenses: pour les pièces justificatives dont la durée de conservation n’est pas précisée dans les exigences contractuelles des organismes subventionnaires et partenaires
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Bureau Recherche - Développement – Valorisation (BRDV), Direction des finances et unités académiques ou de recherche responsables de la subvention
- Actif: 2 ans après la fin du projet de recherche
- Semi-actif: 10 ans ou tant que prévu par les exigences contractuelles des organismes subventionnaires et partenaires
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans après la fin du projet de recherche, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives 1 dossier sur 20 en provenance du BRDV et des unités académiques, en s’assurant, lorsque possible, d’une représentativité équitable des différents types d’octrois (chaires de recherche, demandes d’infrastructures, regroupements stratégiques, demandes individuelles, etc.).
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
03510 - Subventions de recherche - Demandes non retenues
Documents relatifs à une demande de subvention de recherche présentée par un chercheur à des organismes subventionnaires et qui n'a pas été retenue.
- Classer par organisme, par programme, par titre de la recherche, par matricule ou nom du chercheur.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Bureau Recherche - Développement – Valorisation (BRDV) et unités académiques ou de recherche responsables de la subvention
- Actif: 2 ans
- Semi-actif: n/a
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents hautement confidentiels
03520 - Dossiers de recherche
Documents de travail utilisés dans le cadre d’un projet de recherche réalisé sous la responsabilité d’une unité de recherche reconnue par l'UdeM.
- Contenu: documents de travail, documentation, avant-projets, notes, calculs, série de dossiers d’individus constitués dans le cadre de projets impliquant l’être humain, rapports analytiques, productions statistiques et questionnaires, rapports d'enquêtes et autres.
- Classer par titre du projet de recherche.
- Renvoi(s)
- U02-Rapport: pour le rapport final du projet de recherche
- Remarque(s)
- Les documents reliés aux projets de recherche d'un chercheur agissant à titre personnel sont considérés comme des documents privés qui doivent demeurer sous sa responsabilité et ne sont pas couverts par la présente règle de gestion.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: 2 ans après la fin du projet de recherche
- Semi-actif: 5 ans (ou tant que prévu par les exigences contractuelles des organismes subventionnaires et partenaires) pour les documents pouvant être utilisés pour valider la méthodologie, authentifier la démarche, démontrer le respect du protocole de recherche et pouvant être utilisés dans le cadre d'un projet subséquent. La pertinence de la conservation sera réévaluée tous les 5 ans.
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans après la fin du projet de recherche, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives le rapport final de recherche.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
03530 - Chercheurs
Dossier permettant de suivre le profil et les réalisations de recherche des chercheurs et professeurs-chercheurs.
- Contenu: demandes de subvention, rapports, correspondance et tout autre document fournissant notamment le nom des organismes subventionnaires, le département, les titres de projets, les montants accordés, les numéros des subventions et autres.
- Classer par matricule ou nom du chercheur.
- Renvoi(s)
- 08310-Dossiers individuels - Personnel enseignant - Dossier RH ou 08310-Dossiers individuels - Professeurs et chercheurs - Dossier carrière ou 08310-Dossiers individuels - Professeurs et chercheurs - Dossier de promotion: pour les chercheurs et professeurs-chercheurs considérés comme membres du personnel de l’UdeM
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): unités responsables du dossier du chercheur
- Actif: 2 ans après le départ du chercheur
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
1 an après le départ du chercheur, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les dossiers de chercheurs nés aux années 1 et 6 de chaque décennie. Sélectionner en plus les dossiers des chercheurs s'étant particulièrement illustrés dans leur domaine de recherche.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels