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Révision de l'espace DocUM

Vous souhaitez réviser votre espace unité DocUM et mettre en place de bonnes pratiques? Suivez ce guide conçu pour vous accompagner pas à pas.  

Étape 1 : Analyse préliminaire

1.1 Suivre la formation DocUM en tant que gestionnaire ou personne répondante DocUM, si ce n'est pas déjà fait.

1.2 Identifier les besoins

  • En quoi la structure ne répond plus aux besoins? Par exemple :

    • Les accès sont problématiques (certains dossiers non accessibles aux bonnes personnes ou enjeux de protection des renseignements personnels)
    • Il manque des secteurs pour représenter des activités.
    • Il est difficile de se retrouver dans les structures de dossiers cotés (mauvais classement de documents)

  • Est-ce que vos besoins peuvent être répondus par une autre solution que DocUM (Teams, par exemple)?
  • Est-ce qu’il y a des nouveaux besoins de collaboration ou de transmission de documents avec d’autres unités ou à l’externe?

Pour en savoir plus :

Étape 2 : Révision

Selon les besoins identifiés, consulter les étapes appropriées suivantes:

2.1 Créer un nouveau secteur :

2.2 Réviser la structure des dossiers cotés : 

Pour en savoir plus:

2.3 Réviser les accès : 

Étape 3 : Mise en place de la solution

3.1 S’assurer que tous les membres suivent les formations nécessaires :

3.2 Présenter les nouvelles solutions à l’équipe, valider et apporter les changements au besoin :

3.3 Si nécessaire, planifier l’atelier de transfert de fichiers :

Étape 4 : Maintenance de la solution

Identifier les rôles et responsabilités dans les opérations afin de maintenir la solution en place :

Des questions?

Contactez-nous via le formulaire de demande de soutien.