Ajout d'un nouveau secteur sur DocUM

Vous souhaitez créer un nouveau secteur pour déposer vos fichiers sur DocUM? Suivez ce guide conçu pour vous accompagner pas à pas.

Étape 1 : Analyse préliminaire

Valider les éléments suivants pour déterminer s'il s'agit d'un nouveau besoin de collaboration :

Quel est le niveau de confidentialité de l’information?
Est-ce que le secteur représente une nouvelle activité dans l’unité?
Où se situe actuellement l’information à partager?
Qui doit avoir accès?
Est-ce un besoin de partage à l’interne de mon unité, avec une autre unité de l’UdeM et/ou avec l’externe?

Arbre décisionnel pour déterminer si l’ajout d’un nouveau secteur DocUM est la solution à privilégier

Pour en savoir plus :

Étape 2 : Création de la solution

2.1 Identifier le secteur (interne ou partage avec l’externe)

Un guide présente les lignes directrices pour créer, nommer et organiser les secteurs DocUM selon les besoins de collaboration de votre unité.

2.2 Identifier la structure de dossiers cotés nécessaire

Un gabarit permet de sélectionner les règles de gestion pertinentes pour votre secteur, afin de proposer une structure de dossiers sur DocUM.

Des structures modèles à télécharger vous sont également proposées afin de sélectionner les dossiers dont vous avez besoin.

Pour en savoir plus:

2.3 Identifier les accès

Un fichier permet de répertorier les accès des secteurs et, dans certains cas, des sous-secteurs. Cet outil est utilisé en référence lors de la création les groupes dans l'OGLP afin d'appliquer les accès sur les dossiers d'une structure DocUM.

2.4 Au besoin, valider la nouvelle structure avec les personnes concernées et communiquer avec la DAGI si vous avez des questions

Étape 3 : Mise en place de la solution

3.1 Communiquer avec votre responsable informatique pour lui remettre la structure proposée et les accès à mettre en place

Pour en savoir plus :

Guide des accès dans DocUM

3.2 Aviser les personnes concernées que le secteur est maintenant disponible

3.3 Au besoin, transférer les fichiers dans le nouveau secteur créé :

Étape 4 : Maintenance de la solution

Veiller à garder les accès à jour lors des mouvements de personnel :

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