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/ Gestion de documents et des archives

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Subdivisions uniformes - Gestion de projets

Une subdivision uniforme est un niveau de classification permettant de subdiviser toutes les séries ou les sous-séries, selon certains types de documents ou de dossiers. Elle est applicable à toutes les séries ou sous-séries. Cette série de subdivisions uniformes porte sur la gestion de projets.

P10 - Gestion

Documents relatifs à la gestion d’un projet au cours des différentes phases de son cycle de vie, depuis son lancement jusqu’à sa clôture (phases d’initialisation, de conception, de réalisation et de fermeture).

La subdivision uniforme P10 - Gestion peut être divisée selon les domaines de connaissance suivants (P10-01 à P10-11): gouvernance, portée, plan, budget, qualité, ressources, communications, risques et contrats. Il est aussi possible de créer un seul dossier P10 - Gestion générale.

P10 - Gestion générale

Documents relatifs à la gestion d’un projet au cours des différentes phases de son cycle de vie, depuis son lancement jusqu’à sa clôture (phases d’initialisation, de conception, de réalisation et de fermeture).

Utiliser cette subdivision uniforme pour les documents relatifs à la gestion générale d’un projet. Il est aussi possible de classer les documents selon les domaines de connaissances (voir P10-01 à P10-11).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à une personne en particulier, numéro d'assurance sociale, salaire d'un employé.

Documents confidentiels

Documents non confidentiels internes

Documents non confidentiels publics

P10-01 - Gouvernance

Documents relatifs aux orientations, à la prise de décision ainsi qu’aux moyens de contrôle et d’évaluation du projet.

  • Contenu: documents du Comité directeur de projet (CDP), documents d’orientation, politiques, directives, registre des décisions et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

P10-02 - Portée

Documents relatifs à la définition du périmètre du projet et visant à s’assurer que les activités requises, et seulement les activités requises, sont réalisées pour mener le projet à terme avec succès.

  • Contenu: manuel d’organisation de projet (MOP), demandes de changement et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

P10-03 - Plan

Documents relatifs à la planification du projet établissant notamment les échéances de façon à ce que les activités prévues soient réalisées dans les délais.

  • Contenu: plan ou charte de projet, échéanciers, calendrier des activités et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

P10-04 - Budget

Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi du budget du projet.

  • Contenu: documents d’élaboration du budget, plans budgétaires, budgets approuvés, rapports budgétaires, bilans et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du projet

  • Actif: 2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).

 

 

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les plans budgétaires, l'état global des dépenses à la fin de l'année budgétaire et les relevés budgétaires détaillés (si un rapport cumulatif existe, seul le dernier relevé de l'année financière est à conserver).

Éliminer les documents de support à la préparation et au suivi des budgets: documents d'élaboration, réalisations estimées, calculs, demandes et modifications budgétaires, rapports budgétaires sommaires, rapports et relevés budgétaires périodiques (bilans, états sommaires des revenus et dépenses, état des surplus et déficits, analyse des écarts, sommaire des virements et budgets additionnels, rapport de dépenses d'investissement) et autres (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex: salaire d'un employé spécifique.

Documents confidentiels

P10-05 - Qualité

Documents relatifs au contrôle de la qualité de toutes activités du projet.

  • Contenu: rapports, comptes rendus, matrice de traçabilité des requis et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

P10-06 - Livrables

Documents relatifs aux produits, services ou résultats qui doivent être livrés dans le cadre du projet.

  • Contenu: registre des livrables, rapports, présentations et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

P10-07 - Ressources

Documents relatifs à l’identification, à l’obtention et à la gestion des ressources humaines et matérielles nécessaires à la réalisation du projet.

  • Contenu: analyse des besoins, rapports, plan d’effectifs, demande de personnel, description de fonctions, liste de personnel, inventaire des biens, justification des achats, réquisitions et approbations d’achats ou de services et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à une personne en particulier, numéro d'assurance sociale, salaire d'un employé.

Documents confidentiels

P10-08 - Communications

Documents relatifs à la conception, à la rédaction, à la publication et à la diffusion des documents d’information et de communication créés dans le cadre du projet.

  • Contenu: plan de communication, communiqués, documents de promotion, publicité et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels publics

P10-09 - Risques

Documents relatifs à l’identification, à l’analyse et à la gestion des risques du projet.

  • Contenu: analyse de risques, rapports, liste des points en suspens, registre des risques et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents confidentiels

P10-10 - Contrats

Documents légaux confirmant une entente entre l’UdeM et une personne physique ou morale.

  • Contenu: contrat, entente, convention, amendements et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du contrat

  • Actif: jusqu'à la signature du contrat, de l'entente ou de la convention. N.B.: Envoyer l'original du contrat à la DGDA dès la signature.
  • Semi-actif: tant que le contrat est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version*
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

Tant que le contrat est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les contrats et ententes sont numérisés à des fins de sécurité.

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

P10-11 - Parties prenantes

Documents relatifs à l’identification, à la définition des rôles et à la gestion des personnes, des groupes ou des organisations impliquées ou touchées par le projet.

  • Contenu: registre des parties prenantes, analyses, rapports et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

P20 - Initialisation

Documents relatifs au démarrage du projet ou d’une nouvelle phase d’un projet existant.

  • Contenu: analyse d’opportunité, analyse d’affaires, demandes des unités, énoncé d’intention, devis, appel d’offre et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

P30 - Conception

Documents relatifs à la définition, à l’organisation, à la planification et à l’intégration du projet.

  • Contenu: documents d’architecture haut niveau, documents d’intégration haut niveau, plan d’action, plan de déploiement, plan de mise en opération, plan de retour en arrière, plan de gestion de changement, plan de stabilisation, plan de tests, documentation des processus, preuves de concept, accords de niveaux opérationnels (OLA), accords de niveaux de services (SLA), inventaire préliminaire et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents confidentiels

P40 - Réalisation

Documents relatifs à l’exécution des différentes activités réalisées en vue de mener le projet à terme avec succès, incluant le déploiement d’un service ou d’une solution.

  • Contenu: documents d’architecture tel que construit, documentation des infrastructure et des systèmes, analyses techniques, résultats de tests, grilles et documents d’installation et de configuration, documents relatifs à la gestion de changement, guides d’exploitation, guides d’utilisation, procédures, documents de formation, fiche de service, inventaire réalisé, documents relatifs à la mise en production, documents relatifs à la stabilisation, documents de support et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

P50 - Fermeture

Documents relatifs à la clôture officielle du projet ou d’une livraison d’un projet en cours.

  • Contenu: rapports, certifications, confirmations, sondage de satisfaction, bilans, leçons apprises et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes