P10 - Gestion
Documents relatifs à la gestion d’un projet au cours des différentes phases de son cycle de vie, depuis son lancement jusqu’à sa clôture (phases d’initialisation, de conception, de réalisation et de fermeture).
La subdivision uniforme P10 - Gestion peut être divisée selon les domaines de connaissance suivants (P10-01 à P10-11): gouvernance, portée, plan, budget, qualité, ressources, communications, risques et contrats. Il est aussi possible de créer un seul dossier P10 - Gestion générale.
P10 - Gestion générale
Documents relatifs à la gestion d’un projet au cours des différentes phases de son cycle de vie, depuis son lancement jusqu’à sa clôture (phases d’initialisation, de conception, de réalisation et de fermeture).
Utiliser cette subdivision uniforme pour les documents relatifs à la gestion générale d’un projet. Il est aussi possible de classer les documents selon les domaines de connaissances (voir P10-01 à P10-11).
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à une personne en particulier, numéro d'assurance sociale, salaire d'un employé.
Documents confidentiels
Documents non confidentiels internes
Documents non confidentiels publics
P10-01 - Gouvernance
Documents relatifs aux orientations, à la prise de décision ainsi qu’aux moyens de contrôle et d’évaluation du projet.
- Contenu: documents du Comité directeur de projet (CDP), documents d’orientation, politiques, directives, registre des décisions et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents non confidentiels internes
P10-02 - Portée
Documents relatifs à la définition du périmètre du projet et visant à s’assurer que les activités requises, et seulement les activités requises, sont réalisées pour mener le projet à terme avec succès.
- Contenu: manuel d’organisation de projet (MOP), demandes de changement et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents non confidentiels internes
P10-03 - Plan
Documents relatifs à la planification du projet établissant notamment les échéances de façon à ce que les activités prévues soient réalisées dans les délais.
- Contenu: plan ou charte de projet, échéanciers, calendrier des activités et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents non confidentiels internes
P10-04 - Budget
Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi du budget du projet.
- Contenu: documents d’élaboration du budget, plans budgétaires, budgets approuvés, rapports budgétaires, bilans et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): unités responsables du projet
- Actif: 2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*, puis éliminer (voir Sécurité)
* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les plans budgétaires, l'état global des dépenses à la fin de l'année budgétaire et les relevés budgétaires détaillés (si un rapport cumulatif existe, seul le dernier relevé de l'année financière est à conserver).
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex: salaire d'un employé spécifique.
Documents confidentiels
P10-05 - Qualité
Documents relatifs au contrôle de la qualité de toutes activités du projet.
- Contenu: rapports, comptes rendus, matrice de traçabilité des requis et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents non confidentiels internes
P10-06 - Livrables
Documents relatifs aux produits, services ou résultats qui doivent être livrés dans le cadre du projet.
- Contenu: registre des livrables, rapports, présentations et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents non confidentiels internes
P10-07 - Ressources
Documents relatifs à l’identification, à l’obtention et à la gestion des ressources humaines et matérielles nécessaires à la réalisation du projet.
- Contenu: analyse des besoins, rapports, plan d’effectifs, demande de personnel, description de fonctions, liste de personnel, inventaire des biens, justification des achats, réquisitions et approbations d’achats ou de services et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à une personne en particulier, numéro d'assurance sociale, salaire d'un employé.
Documents confidentiels
P10-08 - Communications
Documents relatifs à la conception, à la rédaction, à la publication et à la diffusion des documents d’information et de communication créés dans le cadre du projet.
- Contenu: plan de communication, communiqués, documents de promotion, publicité et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents non confidentiels publics
P10-09 - Risques
Documents relatifs à l’identification, à l’analyse et à la gestion des risques du projet.
- Contenu: analyse de risques, rapports, liste des points en suspens, registre des risques et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents confidentiels
P10-10 - Contrats
Documents légaux confirmant une entente entre l’UdeM et une personne physique ou morale.
- Contenu: contrat, entente, convention, amendements et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): unités responsables du contrat
- Actif: jusqu'à la signature du contrat, de l'entente ou de la convention. N.B.: Envoyer l'original du contrat à la DAGI dès la signature.
- Semi-actif: tant que le contrat est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version*
- Inactif: verser aux archives
Secondaire
Tant que le contrat est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)
* Les contrats et ententes sont numérisés à des fins de sécurité.
Mode de disposition
Verser aux archives
Sécurité
Documents hautement confidentiels
P10-11 - Parties prenantes
Documents relatifs à l’identification, à la définition des rôles et à la gestion des personnes, des groupes ou des organisations impliquées ou touchées par le projet.
- Contenu: registre des parties prenantes, analyses, rapports et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents non confidentiels internes
P20 - Initialisation
Documents relatifs au démarrage du projet ou d’une nouvelle phase d’un projet existant.
- Contenu: analyse d’opportunité, analyse d’affaires, demandes des unités, énoncé d’intention, devis, appel d’offre et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents non confidentiels internes
P30 - Conception
Documents relatifs à la définition, à l’organisation, à la planification et à l’intégration du projet.
- Contenu: documents d’architecture haut niveau, documents d’intégration haut niveau, plan d’action, plan de déploiement, plan de mise en opération, plan de retour en arrière, plan de gestion de changement, plan de stabilisation, plan de tests, documentation des processus, preuves de concept, accords de niveaux opérationnels (OLA), accords de niveaux de services (SLA), inventaire préliminaire et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents confidentiels
P40 - Réalisation
Documents relatifs à l’exécution des différentes activités réalisées en vue de mener le projet à terme avec succès, incluant le déploiement d’un service ou d’une solution.
- Contenu: documents d’architecture tel que construit, documentation des infrastructure et des systèmes, analyses techniques, résultats de tests, grilles et documents d’installation et de configuration, documents relatifs à la gestion de changement, guides d’exploitation, guides d’utilisation, procédures, documents de formation, fiche de service, inventaire réalisé, documents relatifs à la mise en production, documents relatifs à la stabilisation, documents de support et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
P50 - Fermeture
Documents relatifs à la clôture officielle du projet ou d’une livraison d’un projet en cours.
- Contenu: rapports, certifications, confirmations, sondage de satisfaction, bilans, leçons apprises et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents non confidentiels internes