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/ Gestion de documents et des archives

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Subdivisions uniformes - Général

Une subdivision uniforme est un niveau de classification permettant de subdiviser toutes les séries ou les sous-séries, selon certains types de documents ou de dossiers. Elle est applicable à toutes les séries ou sous-séries.

U01 - Directives et procédures

Documents de régie interne (généraux ou spécifiques) élaborés par l'UdeM ou l'une de ses unités dans le but de guider les actions à entreprendre, fournir les étapes à suivre, préciser les moyens à utiliser pour réaliser les activités nécessaires à l'atteinte de ses objectifs. S’applique également aux modèles, gabarits et formulaires vierges.

  • Contenu: procédures, normes, directives, méthodes administratives, guides, modèles, gabarits, formulaires vierges.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la directive ou procédure

  • Actif: tant que le document est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que le document est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les versions officielles (et toutes les mises à jour) des directives, procédures, normes et méthodes administratives produites par l'UdeM ou ses unités et témoignant du processus de réalisation des différentes activités.

Éliminer les dossiers d'élaboration et les procédures très spécifiques (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

Ex: versions en cours d'élaboration ou de révision.

Documents non confidentiels publics

Ex.: versions en vigueur.

U02 - Rapport

Documents constitués de données qualitatives et quantitatives résumant les activités de l'UdeM ou ses unités pour une période de temps déterminée (rapports d'activités) et documents créés par l'UdeM ou ses unités, faisant la synthèse d'une question liée à la gestion administrative ou académique de l'UdeM (rapports d'analyse, rapports d'études, rapports d'étapes, etc.).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du rapport

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Remarque(s)

Ces durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité s'appliquent uniquement aux rapports dont le sujet ne fait pas l'objet de règles de gestion spécifiques.

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les rapports d'activités cumulatifs et récapitulatifs témoignant de façon significative des principales réalisations de l'UdeM ou ses unités sur une base annuelle ou sur une base périodique plus fréquente en l'absence de données annuelles. Verser également les études et analyses portant sur un sujet relié directement à la mission, au mandat ou aux activités de l'UdeM ou ses unités.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

En cas de doute, consulter le gestionnaire de l'unité.

Documents non confidentiels internes

U03 - Statistiques

Documents contenant des données statistiques touchant divers aspects de la gestion administrative et académique de l'UdeM ou ses unités.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables des statistiques

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les statistiques cumulatives et récapitulatives permettant de suivre l'évolution des principales activités de l'UdeM ou ses unités sur une base annuelle ou sur une base périodique plus fréquente en l'absence de données annuelles.

Éliminer les documents de référence dont les données ont été utilisées et récapitulées dans les versions finales des rapports statistiques (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

U04 - Enquête et sondage

Ensemble des documents reliés à la conception et à la réalisation d'une enquête ou d'un sondage pour l'UdeM ou ses unités.

  • Contenu: correspondance, questionnaires, rapports d'interprétation des données, rapport final et documentation diverse.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de l'enquête ou du sondage

  • Actif: 1 an après l'analyse du sondage ou la publication des résultats
  • Semi-actif: 2 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an après l'analyse du sondage ou la publication des résultats, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents relatifs aux enquêtes et sondages témoignant de l'orientation et du développement des principales activités de l'UdeM ou ses unités (conserver le rapport final et un spécimen du questionnaire utilisé si celui-ci ne fait pas partie intégrante du rapport final).

Éliminer les documents de support (copies de questionnaires, rapports préliminaires, documentation de soutien et autres) (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à une personne en particulier.

Documents non confidentiels internes

U05 - Liste et inventaire

Document contenant des données consignées à des fins de gestion courante.

  • Contenu: inventaire, liste d'envoi, répertoire, catalogue et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la liste ou de l'inventaire

  • Actif: tant que le document est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

Tant que le document est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Remarque(s)

Ces durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité s'appliquent uniquement aux documents dont le sujet ne fait pas l'objet d'une règle de gestion spécifique.

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: liste d'employés avec mention des salaires, liste d'ententes avec d'autres établissements.

Documents non confidentiels internes

U06 - Correspondance

Correspondance reçue ou envoyée, incluant les mémorandums, les notes de service et tout document de liaison (bordereaux de transmission, accusés de réception, copies conformes, invitations, remerciements, félicitations, voeux, condoléances et autres).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du dossier

  • Actif: 2 ans*
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les documents de liaison sont éliminés 3 mois après l'envoi ou la réception du document (voir Sécurité).

Remarque(s)

Ces durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité s'appliquent uniquement aux documents dont le sujet ne fait pas l'objet d'une règle de gestion spécifique.

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents témoignant de façon significative de l'évolution d'activités liées au mandat de l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à une personne en particulier, coordonnées.

Documents non confidentiels internes

U06 - Correspondance chronologique

Copie des lettres expédiées par une unité classées par ordre chronologique à des fins de suivi et de témoignage de ses activités et réalisations quotidiennes.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la correspondance chronologique

  • Actif: 2 ans*
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: verser aux archives


* Éliminer les documents papier après leur numérisation de substitution par la DGDA s'il y a lieu (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Verser aux archives

 

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à une personne en particulier, coordonnées.

Documents non confidentiels internes

U07 - Document de travail

Document préparatoire à la réalisation de divers rapports, mémoires, études, politiques, règlements, procédures, publications et autres.

  • Contenu: brouillons, notes ou données préliminaires, documentation de soutien et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du document

  • Actif: 1 an après le dépôt ou la diffusion de la version finale du document
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an après le dépôt ou la diffusion de la version finale du document, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.

Documents non confidentiels internes

U08 - Dossier de référence

Dossier dont le sujet ou le thème varie d'une unité à l'autre selon ses besoins et activités spécifiques. Contient une documentation de travail ou d'appui rassemblée par une unité donnée, reliée à ses activités propres et lui servant à des fins de référence dans le cadre de ses opérations.

  • Contenu: documents d'origine interne ou externe (articles de périodiques, coupures de presse, dépliants, brochures, extraits de volumes, rapports et publications externes, catalogues, documents de références techniques et autres).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du dossier de référence

  • Actif: 1 an après la réalisation de l'activité à l'origine du dossier
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an après la réalisation de l'activité à l'origine du dossier, puis éliminer (voir Sécurité)

Remarque(s)

Ces documents ne constituent pas nécessairement des archives au sens de la Loi sur les archives, mais peuvent être utilisés comme document de soutien à la réalisation des activités de l'UdeM ou ses unités. Ils doivent donc être éliminés dès que l'information qu'ils contiennent n'est plus utile ou pertinente (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

U09 - Dossier sujet

Dossier se rapportant à un sujet particulier et regroupant divers documents reliés aux activités de l'UdeM ou ses unités.

  • Contenu: correspondance, rapports, études, statistiques, communiqués, documents de réflexion, coupures de journaux, commentaires et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du dossier

  • Actif: jusqu'à ce que l'activité à l'origine du dossier soit réalisée
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à ce que l'activité à l'origine du dossier soit réalisée, puis éliminer (voir Sécurité)

Remarque(s)

Ces durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité s'appliquent uniquement aux documents dont le sujet ne fait pas l'objet d'une règle de gestion spécifique.

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents témoignant de façon significative de l'orientation et du développement des principales activités de l'UdeM ou ses unités.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.

Documents non confidentiels internes

U10 - Calendrier d'activités

Document qui, pour une période déterminée, indique la date à laquelle doivent se tenir certains événements ou activités reliés à la vie de l'UdeM ou ses unités.

  • Contenu: calendrier, programme, horaire, échéancier et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables des activités

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à la fin de la période couverte par le calendrier, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les calendriers ou programmes illustrant de façon significative les activités reliées directement au mandat de l'UdeM ou ses unités.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

U11 - Demande de renseignements

Correspondance adressée à l'UdeM par des personnes ou des organismes extérieurs qui désirent obtenir diverses informations d'ordre général ou spécifique concernant son fonctionnement ou la nature de ses activités.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables des demandes de renseignements

  • Actif: 1 an après la fermeture du dossier
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Documents non confidentiels internes

U12 - Contrats et ententes

Documents légaux confirmant une entente entre l'UdeM ou ses unités et une personne physique ou morale.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du contrat

  • Actif: jusqu'à la signature du contrat, de l'entente ou de la convention. N.B.: Envoyer l'original du contrat à la DGDA dès la signature.
  • Semi-actif: tant que le contrat est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version*
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

Tant que le contrat est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les contrats et ententes sont numérisés à des fins de sécurité.

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels