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/ Gestion de documents et des archives

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Subdivisions spécifiques

Une subdivision spécifique est un niveau de classification permettant de subdiviser certaines séries ou sous-séries, selon les besoins particuliers de celles-ci. Les subdivisions spécifiques suivantes s'appliquent uniquement à la série 07000-Comités et autres organismes (UdeM).

S01 - Dossiers-séances

Ensemble des documents afférents réunis et utilisés lors d’une séance d’assemblée délibérante d’un organisme, ainsi que les pièces de correspondance expédiées par l’organisme pour donner suite aux décisions prises au terme des délibérations.

  • Contenu: convocation à la séance, ordre du jour, projet de procès-verbal de la séance antérieure, correspondance reçue dont il est fait état au cours d’une séance, documents distribués pour information, documents de travail, correspondance expédiée pour donner suite aux décisions prises au terme des délibérations.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités ou instances responsables du dossier-séance

  • Actif: 2 ans*
  • Semi-actif: 13 ans
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

* Si l'organisme a cessé d'exister, verser immédiatement les documents aux archives.

Mode de disposition

 

Verser aux archives*

* Éliminer les documents papier après leur numérisation de substitution s'il y a lieu (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

S01 - Dossiers-séances - Comités de nomination ou de renouvellement de nomination

Comités de nomination ou de renouvellement de nomination d'officiers de l'UdeM (recteur, vice-recteur, doyen, directeur de département)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): rectorat, vice-rectorat, Secrétariat général

  • Actif: jusqu'à la fin de la procédure de nomination ou de renouvellement de nomination
  • Semi-actif: jusqu'après une prochaine nomination ou renouvellement de nomination
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

Jusqu'à la fin de la procédure de nomination ou de renouvellement de nomination, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Verser aux archives*

* Éliminer les documents papier après leur numérisation de substitution s'il y a lieu (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

S02 - Élection

Documents relatifs à l’organisation d’une élection, d’une consultation ou d’un référendum.

  • Contenu: organisation du scrutin, procédure d’élection, affichage, liste des personnes mises en candidature, bulletins de vote, formulaires ayant servi au dépouillement du scrutin, résultats, procès-verbal du comité d’élection (s’il y a lieu), correspondance et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de l'élection, de la consultation ou du référendum

  • Actif: 1 an après la confirmation des résultats*
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à la confirmation des résultats, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les bulletins de vote sont éliminés immédiatement après la période de contestation des résultats ou jusqu'à la signature du procès-verbal du scrutin dans le cas d'une consultation pour la nomination d'un officier de l'UdeM (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Pour les élections ou consultations préalables à la nomination des membres de la direction de l'UdeM, verser aux archives les procès-verbaux du comité d'élection, la liste des membres du collège électoral, le rapport du président d'élection, la procédure d'élection et la correspondance significative (ou l'équivalent dans le cas d'un référendum).

Éliminer les documents de soutien à l'élection et les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

S03 - Nomination - Nomination des membres d'un comité

Documents relatifs à la nomination des membres à des instances et comités internes (conseils, commissions, comités, groupes de travail et autres).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la nomination

  • Actif: 3 ans ou période équivalente à la durée des mandats, selon l'échéance la plus longue
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

3 ans ou période équivalente à la durée des mandats, selon l'échéance la plus longue, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives la liste cumulative des nominations et les procédures de nomination.

Éliminer les documents de support (voir Sécurité). Les nominations approuvées par les instances décisionnelles de l'UdeM sont conservées avec les documents de ces instances.

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: numéro d'assurance sociale, salaire d'un employé, sollicitations de candidatures, correspondance relative à la nomination, liste de candidats. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.

Documents confidentiels

S03 - Nomination - Cahier des nominations

Liste des personnes occupant des postes de direction ou participant aux divers comités, instances, conseils ou associations de l'UdeM (ex.: Vade-mecum).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables des nominations

  • Actif: jusqu'au remplacement du document par une nouvelle version
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'au remplacement du document par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives un portrait semestriel du cahier des nominations.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité). Les nominations approuvées par les instances décisionnelles de l'UdeM sont conservées avec les documents de ces instances.

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

S04 - Organisation des réunions

Documents relatifs à la planification et à l’organisation des réunions.

  • Contenu: correspondance échangée en vue de l’organisation des réunions, brouillons, notes ou données préliminaires, documentation de soutien et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables des documents

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur ou 1 an après le dépôt ou la diffusion de la version finale des documents
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

Tant que les documents sont en vigueur ou 1 an après le dépôt ou la diffusion de la version finale des documents, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à une personne en particulier, coordonnées personnelles des membres.

Documents non confidentiels internes

S05 - Procès-verbaux

Le procès-verbal est le témoin autorisé des délibérations et décisions de l’assemblée délibérante d’un organisme. À ce titre, il a une triple fonction: une fonction administrative, une fonction juridique ou légale et une fonction documentaire et historique.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités ou instances responsables du procès-verbal

  • Actif: jusqu'à la signature de l'exemplaire officiel ou de l'exemplaire certifié conforme. N.B.: Envoyer cet exemplaire à la DGDA dès la signature.
  • Semi-actif: 15 ans*
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

5 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

* Si l'organisme a cessé d'exister, le procès-verbal est immédiatement versé aux archives.

* Les procès-verbaux sont numérisés à des fins de sécurité.

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels