Passer au contenu

/ Gestion de documents et des archives

Je donne

Rechercher

13100 - Philanthropie

Documents relatifs aux activités philanthropiques de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

13110 - Gestion de la philanthropie

Documents relatifs aux activités, objectifs et stratégies en lien avec la philanthropie, aux axes de développement de l'Université et de ses unités, à la gestion de la fiscalité philanthropique, aux relations avec les donateurs, aux programmes de reconnaissance, aux dons (majeurs, planifiés, en nature et autres) ainsi qu'à l'élaboration de campagnes de souscription (campagnes annuelles ou campagnes majeures).

  • Contenu: trousse de campagne, copie du fichier des diplômés, plans, statistiques, rapports et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Réseau des diplômés et des donateurs et autres unités responsables

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Secondaire

Tant qu'utile ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis déposer aux archives

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: valeur d'un don, information bancaire ou autres.

Documents confidentiels

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

13120 - Dossiers individuels - Donateurs et donateurs potentiels

Documents relatifs aux donateurs et donateurs potentiels individuels (UdeM ou de l'externe) ou institutionnels: profil, prospection, sollicitation, fidélisation, engagement, activités de reconnaissance, intendance, remerciements et autres.

  • Contenu: profil, scénario de rencontre, plan de fidélisation, compte rendus, propositions, conventions et ententes, rappels de versements, chèques, reçus, correspondance et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Réseau des diplômés et des donateurs et autres unités responsables

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Secondaire

Tant qu'utile ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis déposer aux archives

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

13200 - Partenariats

Documents relatifs aux partenariats de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

13210 - Gestion des partenariats

Documents relatifs aux activités, objectifs et stratégies de développement des partenariats de l’Université en lien avec différents membres de la communauté extra-universitaire dans un but d’enseignement, de recherche ou d’apport à la collectivité (projet SEUR, CPE, voisinage, organismes de bienfaisance, communautés culturelles, etc.).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Réseau des diplômés et des donateurs et autres unités responsables

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Secondaire

Tant qu'utile ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis déposer aux archives

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents confidentiels

13220 - Dossiers des partenaires

Dossiers relatifs aux partenaires de l'UdeM tant à l'interne qu'à l'externe.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Réseau des diplômés et des donateurs et autres unités responsables

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Secondaire

Tant qu'utile ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis déposer aux archives

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.