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/ Gestion de documents et des archives

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13100 - Philanthropie

Documents relatifs aux activités philanthropiques de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

13110 - Gestion de la philanthropie

Documents relatifs aux activités, objectifs et stratégies en lien avec la philanthropie, aux axes de développement de l'Université et de ses unités, à la gestion de la fiscalité philanthropique, aux relations avec les donateurs, aux programmes de reconnaissance, aux dons (majeurs, planifiés, en nature et autres) ainsi qu'à l'élaboration de campagnes de souscription (campagnes annuelles ou campagnes majeures).

  • Contenu: trousse de campagne, copie du fichier des diplômés, plans, statistiques, rapports et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Réseau des diplômés et des donateurs et autres unités responsables

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Secondaire

Tant qu'utile ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis déposer aux archives

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: valeur d'un don, information bancaire ou autres.

Documents confidentiels

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

13120 - Dossiers individuels - Donateurs et donateurs potentiels

Documents relatifs aux donateurs et donateurs potentiels individuels (UdeM ou de l'externe) ou institutionnels: profil, prospection, sollicitation, fidélisation, engagement, activités de reconnaissance, intendance, remerciements et autres.

  • Contenu: profil, scénario de rencontre, plan de fidélisation, compte rendus, propositions, conventions et ententes, rappels de versements, chèques, reçus, correspondance et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Réseau des diplômés et des donateurs et autres unités responsables

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Secondaire

Tant qu'utile ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis déposer aux archives

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

13200 - Partenariats

Documents relatifs aux partenariats de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

13210 - Gestion des partenariats

Documents relatifs aux activités, objectifs et stratégies de développement des partenariats de l’Université en lien avec différents membres de la communauté extra-universitaire dans un but d’enseignement, de recherche ou d’apport à la collectivité (projet SEUR, CPE, voisinage, organismes de bienfaisance, communautés culturelles, etc.).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Vice-rectorat responsable des partenariats

  • Actif: 2 ans après la fin de l'entente-cadre ou de la stratégie de développement
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans après la fin de l'entente-cadre ou de la stratégie de développement, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents permettant de retracer les objectifs et les stratégies utilisées pour atteindre les objectifs, les rapports d'activités ainsi que les documents témoignant des origines ainsi que des résultats du partenariat.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

13220 - Dossiers des partenaires

Dossiers relatifs aux partenaires de l'UdeM tant à l'interne qu'à l'externe.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Vice-rectorat responsable des partenariats

  • Actif: 2 ans après la fin de l'entente de partenariat
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans après la fin de l'entente de partenariat, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les ententes de partenariat qui n'ont pas déjà été envoyées à la DGDA, les rapports d'activités et d'évaluations des partenariats, ainsi que les documents significatifs témoignant de la nature des relations entretenues par l'établissement avec les différents partenaires.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.