13100 - Philanthropie
Documents relatifs aux activités philanthropiques de l'UdeM.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
13110 - Gestion de la philanthropie
Documents relatifs aux activités, objectifs et stratégies en lien avec la philanthropie, aux axes de développement de l'Université et de ses unités, à la gestion de la fiscalité philanthropique, aux relations avec les donateurs, aux programmes de reconnaissance, aux dons (majeurs, planifiés, en nature et autres) ainsi qu'à l'élaboration de campagnes de souscription (campagnes annuelles ou campagnes majeures).
- Contenu: trousse de campagne, copie du fichier des diplômés, plans, statistiques, rapports et autres.
- Renvoi(s)
- 09120-Campagne de souscription: pour la gestion financière d'une campagne de souscription spécifique
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Réseau des diplômés et des donateurs et autres unités responsables
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Secondaire
Tant qu'utile ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis déposer aux archives
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex.: valeur d'un don, information bancaire ou autres.
Documents confidentiels
Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.
13120 - Dossiers individuels - Donateurs et donateurs potentiels
Documents relatifs aux donateurs et donateurs potentiels individuels (UdeM ou de l'externe) ou institutionnels: profil, prospection, sollicitation, fidélisation, engagement, activités de reconnaissance, intendance, remerciements et autres.
- Contenu: profil, scénario de rencontre, plan de fidélisation, compte rendus, propositions, conventions et ententes, rappels de versements, chèques, reçus, correspondance et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Réseau des diplômés et des donateurs et autres unités responsables
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Secondaire
Tant qu'utile ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis déposer aux archives
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.
13200 - Partenariats
Documents relatifs aux partenariats de l'UdeM.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
13210 - Gestion des partenariats
Documents relatifs aux activités, objectifs et stratégies de développement des partenariats de l’Université en lien avec différents membres de la communauté extra-universitaire dans un but d’enseignement, de recherche ou d’apport à la collectivité (projet SEUR, CPE, voisinage, organismes de bienfaisance, communautés culturelles, etc.).
- Contenu: plans, programmes, rapports, statistiques, dossiers d'opportunité, études d'impact, liste des partenaires et autres.
- Renvoi(s)
- 12510 – Dossier de gestion (cérémonies officielles et événements spéciaux): pour l’organisation d’activités
- 12700 – Congrès, colloques, conférences: pour les congrès, colloques, conférences
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Vice-rectorat responsable des partenariats
- Actif: 2 ans après la fin de l'entente-cadre ou de la stratégie de développement
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans après la fin de l'entente-cadre ou de la stratégie de développement, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les documents permettant de retracer les objectifs et les stratégies utilisées pour atteindre les objectifs, les rapports d'activités ainsi que les documents témoignant des origines ainsi que des résultats du partenariat.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents confidentiels
13220 - Dossiers des partenaires
Dossiers relatifs aux partenaires de l'UdeM tant à l'interne qu'à l'externe.
- Contenu: coordonnées, stratégies d’approche, négociation des partenariats, ententes, correspondance et autres.
- Renvoi(s)
- 12510 – Dossier de gestion (cérémonies officielles et événements spéciaux): pour l’organisation d’activités
- 12700 – Congrès, colloques, conférences: pour les congrès, colloques, conférences
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Vice-rectorat responsable des partenariats
- Actif: 2 ans après la fin de l'entente de partenariat
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans après la fin de l'entente de partenariat, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les ententes de partenariat qui n'ont pas déjà été envoyées à la DGDA, les rapports d'activités et d'évaluations des partenariats, ainsi que les documents significatifs témoignant de la nature des relations entretenues par l'établissement avec les différents partenaires.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.