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/ Gestion de documents et des archives

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12100 - Identification de l'établissement

Documents relatifs à la conception, la définition, la modification et l'utilisation de toute forme d’identification officielle de l'UdeM et de ses unités.

  • Contenu: logo et représentation du nom de l'UdeM (enseignes, papeterie officielle, véhicules, installations et signalisation), armoiries, devise, sceau, couleurs, drapeau, hymne, blason et autres.
  • Renvoi(s)
    • 10120-Aménagement des espaces: pour l’exécution de projets de signalisation ou d’identification (bons de commandes, dessins d’atelier, etc.), si la demande fait partie d’un projet de construction
    • 10210-Dossier de gestion (Mobilier et équipements): pour l’exécution de projets de signalisation ou d’identification (bons de commandes, dessins d’atelier, etc.), si la demande est traitée sous forme de réquisition à un fournisseur

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau des communications et des relations publiques et Secrétariat général

  • Actif: 2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents de référence illustrant l'identification de l'UdeM et les documents témoignant de la définition et du contrôle de l'application des normes officielles d'identification de l'UdeM et ses unités.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

Ex.: versions en cours d'élaboration ou de révision.

Documents non confidentiels publics

Ex.: versions en vigueur.

12200 - Information interne

Documents relatifs à la réalisation, au développement et au suivi du programme d’information interne, à la conception, à la rédaction, à la publication et à la diffusion des documents d’information et de communication destinés à la communauté universitaire.

  • Contenu: bulletins, communiqués (incluant les avis de décès des parents du personnel de l'UdeM), textes d’allocutions et discours et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du dossier

  • Actif: 2 ans*
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les avis de décès des parents du personnel sont éliminés après 1 an (voir Sécurité).

Disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives la politique d'information interne et les documents officiels diffusés par l'UdeM ou ses unités.

Éliminer les documents préparatoires (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

12300 - Publicité et relations avec les médias

Documents relatifs à la publicité et aux relations avec les médias.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

12310 - Publicité et marketing

Documents relatifs aux plans de communication, campagnes publicitaires, commandites, activités de marketing utilisés pour faire la promotion des activités et produits de l'UdeM. Concerne également les textes présentant l'UdeM diffusés dans des publications de type répertoire (ex.: Commonwealth University Yearbook, Répertoire des universités canadiennes de l’AUCC).

  • Contenu: dépliants, affiches, encarts publicitaires, publicité diffusée dans les médias écrits (journaux, revues), électroniques (radio, télévision, Internet) ou affichée dans les endroits publics (affiches, présentoirs et autres).
  • Renvoi(s)
    • 02120-Recrutement: pour les activités de promotion organisées dans le but de recruter de nouveaux étudiants

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau des communications et des relations publiques et autres unités responsables de la publicité et du marketing

  • Actif: 2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les plans de communication, documents promotionnels (dépliants, affiches, enregistrements sonores et vidéos, contenu des bannières publicitaires diffusées sur Internet et autres), programmes, comptes rendus et rapports d'activités de promotion et de campagnes publicitaires (statistiques, enquête sur les résultats, analyse des impacts).

Éliminer les documents de support et de préparation (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

Ex.: versions en cours d'élaboration ou de révision.

Documents non confidentiels publics

Ex.: versions en vigueur.

12320 - Relations de presse

Documents produits par les différents médias écrits et électroniques et se rapportant aux activités de l'UdeM (coupures et revues de presse). Concerne également les documents utilisés par l'UdeM pour aviser les médias de la tenue d’un événement majeur, d’une activité importante ou de toute autre information qu’elle désire communiquer au grand public (communiqués et conférences de presse).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau des communications et des relations publiques et autres unités responsables des relations de presse

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les communiqués, coupures et revues de presse traitant directement ou indirectement de l'UdeM, un spécimen de carton d'invitation à une conférence de presse et de dossier d'information complet remis aux journalistes (communiqués de presse, documents d'information et de promotion, photographies et autres).

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels publics

12400 - Publications (UdeM)

Documents relatifs aux publications de l'UdeM.

12410 - Gestion des publications

Documents relatifs à la préparation, l’édition et la diffusion des publications internes et des publications savantes ou scientifiques impliquant l'UdeM, ses unités ou ses membres (livres, revues, affiches, rapports, brochures, bulletins, annuaires et autres).

  • Contenu: manuscrit, tapuscrit et document préparatoire, dossier de projet d’édition retenu ou non (correspondance, formulaire, demande de subvention, soumission, publicité et autres), documents financiers liés à la production et la promotion du document.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

12410 - Gestion des publications - Manuscrit / tapuscrit

Document original (volume, revue, etc.) écrit à la main, dactylographié ou sortie d'ordinateur.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: 1 an
  • Semi-actif: 15 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives le manuscrit ou tapuscrit autographe ou annoté.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

12420 - Publications administratives

Publications administratives (imprimées ou numérique) produites par ou pour l'UdeM.

  • Contenu: annuaires, bulletins, brochures, catalogues, circulaires, guides administratifs, journaux publiés par les unités, recueils de notes de cours des professeurs, rapports annuels, revues, volumes et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau des communications et des relations publiques et autres unités responsables de publications

  • Actif: jusqu'à la parution. Verser aux archives un exemplaire (imprimé ou numérique) des publications, dès la parution.
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

Tant que les documents sont en vigueur. Avant d'éliminer des publications, s'assurer que la DGDA en possède un exemplaire, puis éliminer (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Verser aux archives*

* Éliminer les documents papier après leur numérisation de substitution s'il y a lieu (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels publics

12430 - Publications savantes ou scientifiques

Publications savantes ou scientifiques (imprimées ou numériques) produites par ou pour l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Presses de l'UdeM et autres unités responsables de la publication

  • Actif: tant que la publication répond aux besoins d'une activité de l'unité
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que la publication répond aux besoins d'une activité de l'unité, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les publications n'ayant pas de dépôt légal.

Éliminer les autres documents, (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels publics

12500 - Cérémonies officielles et événements spéciaux (UdeM)

Documents relatifs aux cérémonies officielles et événements spéciaux de l'UdeM: cérémonies, collations des grades, célébrations, inaugurations, visites, fêtes, anniversaires, réceptions, manifestations, lancements et autres.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
  • Renvoi(s)
    • 06110-Historique: pour les événements relatifs à l’histoire de l'UdeM (célébrations historiques, fêtes ou cérémonies de commémoration, dévoilement d’une plaque ou d’un monument et autres)

12510 - Dossier de gestion (cérémonies officielles et événements spéciaux)

Documents relatifs aux cérémonies, collations des grades, célébrations, inaugurations, visites, fêtes, anniversaires, réceptions, manifestations, lancements et autres événements spéciaux organisés par l'UdeM et ses différentes unités.

  • Contenu: listes d’invitations et de présences, cartons d’invitation, programmes, publicité, affiches, dépliants, documentation, coupures de presse, photographies, textes des allocutions, notes diverses (protocole, déroulement, sécurité, banquet) et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de l'organisation de la cérémonie ou de l'événement spécial

  • Actif: 2 ans après la tenue de l'événement
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans après la tenue de l'événement, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les communiqués de presse, programmes d'activités, registre de visiteurs, liste d'invités et de présences, photographies, allocutions, documentation significative, publications de l'UdeM, spécimen de carton d'invitation, documents de promotion (dépliants, affiches, etc.) liés aux événements majeurs organisés par l'UdeM ou ses unités.

Éliminer les documents de support à l'organisation (formulaires de réservation, réquisitions publicitaires, mesures de sécurité et autres) (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: coordonnées des invités, listes d'invitation.

Documents non confidentiels internes

12520 - Livre d'or

Document papier relié (registre, cahier ou autres) ou numérique utilisé pour souligner la tenue de cérémonies officielles et événements spéciaux et dans lequel sont consignées les signatures des personnalités reçues ou honorées par l'UdeM ou ses unités.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que le document n'est pas complété
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: verser aux archives

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

12600 - Prix et distinctions (UdeM)

Documents relatifs aux différentes distinctions décernées par l'UdeM: doctorat honoris causa, médaille, diplôme de mérite artistique ou scientifique, titre de professeur émérite, prix d’excellence en enseignement et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités décernant la distinction honorifique

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives la liste et les dossiers des récipiendaires (CV, date et nature de l'honneur obtenu, champ d'activité, discipline), les modalités d'attribution, les documents illustrant le déroulement de la cérémonie d'attribution, la liste des candidats non retenus et les copies des certificats et diplômes honorifiques décernés.

Éliminer les dossiers des candidats non retenus et les documents de support non significatifs (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: curriculum vitae des candidats et des récipiendaires, lettres d'appui, coordonnées des invités, listes d'invitation.

Documents non confidentiels internes

12700 - Congrès, colloques, conférences

Documents relatifs aux colloques, conférences, congrès.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

12710 - Événements internes - Organisés par l'UdeM

Documents relatifs aux congrès, colloques et conférences organisés par l'UdeM ou ses unités.

  • Contenu: correspondance, programme, actes (textes des conférences), liste des participants, affiches, documents financiers et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du congrès ou du colloque

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents témoignant de façon significative de l'organisation et de la tenue des congrès et colloques selon la nature et l'importance des sujets traités et en considérant la mission de l'UdeM (procès-verbaux du comité organisateur, programme, actes du congrès, états financiers, textes des conférences, listes des participants).

Éliminer les  documents de support (réservation de locaux et de matériel, logistique, gestion financière et autres) (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: coordonnées des invités, listes des participants.

Documents non confidentiels internes

12710 - Événements internes - Tenus à l'UdeM mais non organisés par elle

Documents relatifs aux congrès, colloques et conférences tenus à l'UdeM ou dans ses unités.

  • Contenu: correspondance, programme, actes (textes des conférences), liste des participants, affiches, documents financiers et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du congrès ou du colloque

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives le programme.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: coordonnées des invités, listes des participants.

Documents non confidentiels internes

12720 - Événements externes - Auxquels participent des membres de l'UdeM

Documents relatifs aux congrès, colloques et conférences tenus ou organisés par un organisme externe et auxquels des membres de l'UdeM participent.

  • Contenu: correspondance, programme, actes (textes des conférences), liste des participants, affiches, documents financiers et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives le programme, le texte de la communication et les rapports préparés par le représentant de l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: coordonnées des invités, listes des participants.

Documents non confidentiels internes

12720 - Événements externes - Auxquels assistent des membres de l'UdeM sans y participer

Documents relatifs aux congrès, colloques et conférences tenus ou organisés par un organisme externe et auxquels des membres de l'UdeM assistent.

  • Contenu: correspondance, programme, actes (textes des conférences), liste des participants, affiches, documents financiers et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: coordonnées des invités, listes des participants.

Documents non confidentiels internes