12100 - Identification de l'UdeM
Documents relatifs à la conception, la définition, la modification et l'utilisation de toute forme d’identification officielle de l'UdeM et de ses unités.
- Contenu: logo et représentation du nom de l'UdeM (enseignes, papeterie officielle, véhicules, installations et signalisation), armoiries, devise, sceau, couleurs, drapeau, hymne, blason et autres.
- Renvoi(s)
- 10120-Aménagement des espaces: pour l’exécution de projets de signalisation ou d’identification (bons de commandes, dessins d’atelier, etc.), si la demande fait partie d’un projet de construction
- 10210-Dossier de gestion (Mobilier et équipements): pour l’exécution de projets de signalisation ou d’identification (bons de commandes, dessins d’atelier, etc.), si la demande est traitée sous forme de réquisition à un fournisseur
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Bureau des communications et des relations publiques et Secrétariat général
- Actif: 2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version
- Semi-actif: n/a
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)
Disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les documents de référence illustrant l'identification de l'UdeM et les documents témoignant de la définition et du contrôle de l'application des normes officielles d'identification de l'UdeM et ses unités.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents non confidentiels internes
Ex.: versions en cours d'élaboration ou de révision.
Documents non confidentiels publics
Ex.: versions en vigueur.
12200 - Information interne
Documents relatifs à la réalisation, au développement et au suivi du programme d’information interne, à la conception, à la rédaction, à la publication et à la diffusion des documents d’information et de communication destinés à la communauté universitaire.
- Contenu: bulletins, communiqués (incluant les avis de décès des parents du personnel de l'UdeM), textes d’allocutions et discours et autres.
- Renvoi(s)
- 06130-Règlements et politiques: pour les règlements de l'UdeM
- 12420-Publications administratives: pour les publications à caractère administratif (publications internes) dont les journaux (ex.: Forum)
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): unités responsables du dossier
- Actif: 2 ans*
- Semi-actif: 3 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
1 an, puis éliminer (voir Sécurité)
* Les avis de décès des parents du personnel doivent être éliminés après 1 an (voir Sécurité).
Disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives la politique d'information interne et les documents officiels diffusés par l'UdeM ou ses unités.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents non confidentiels internes
12300 - Publicité et relations avec les médias
Documents relatifs à la publicité et aux relations avec les médias.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
12310 - Publicité et marketing
Documents relatifs aux plans de communication, aux campagnes publicitaires, aux commandites, aux activités de marketing utilisés pour faire la promotion des activités et produits de l'UdeM, incluant l'utilisation des réseaux sociaux.
- Contenu: dépliants, affiches, encarts publicitaires, publicité diffusée dans les médias écrits (journaux, revues), électroniques (radio, télévision, Internet) ou affichée dans les endroits publics (affiches, présentoirs...), textes présentant l'UdeM diffusés dans des publications de type répertoire (exemple : le Commonwealth University Yearbook ou le Répertoire des universités canadiennes de l'AUCC) et autres.
- Renvoi(s)
- 02120-Recrutement: pour les activités de promotion organisées dans le but de recruter de nouveaux étudiants
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Bureau des communications et des relations publiques et autres unités responsables de la publicité et du marketing
- Actif: 2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version
- Semi-actif: 3 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les plans de communication, documents promotionnels (dépliants, affiches, enregistrements sonores et vidéos, contenu des bannières publicitaires diffusées sur Internet et autres), programmes, comptes rendus et rapports d'activités de promotion et de campagnes publicitaires (statistiques, enquête sur les résultats, analyse des impacts).
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents non confidentiels internes
Ex.: versions en cours d'élaboration ou de révision.
Documents non confidentiels publics
Ex.: versions en vigueur.
12320 - Relations de presse
Documents produits par les différents médias écrits et électroniques et se rapportant aux activités de l'UdeM (coupures de presse, revues de presse), ainsi que les documents utilisés par l'UdeM pour aviser les médias de la tenue d'un événement majeur, d'une activité importante ou de toute autre information qu'elle désire communiquer au grand public (conférences de presse).
- Contenu: communiqués de presse, coupures de presse, dossier d'information, photographies, correspondance, documents relatifs à l'organisation de rencontres avec les médias et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Bureau des communications et des relations publiques et autres unités responsables des relations de presse
- Actif: 2 ans
- Semi-actif: n/a
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
1 an, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les communiqués, coupures et revues de presse traitant directement ou indirectement de l'UdeM, un spécimen de carton d'invitation à une conférence de presse et de dossier d'information complet remis aux journalistes (communiqués de presse, documents d'information et de promotion, photographies et autres).
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents non confidentiels publics
12400 - Publications (UdeM)
Documents relatifs aux publications de l'UdeM.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
- Renvoi(s)
- 06360-Droit d’auteur: pour le droit d’auteur
- 06370-Dépôt légal: pour le dépôt légal
12410 - Gestion des publications
Documents relatifs à la préparation, l’édition et la diffusion des publications internes et des publications savantes ou scientifiques impliquant l'UdeM, ses unités ou ses membres (livres, revues, affiches, rapports, brochures, bulletins, annuaires et autres).
- Contenu: manuscrit, tapuscrit et document préparatoire, dossier de projet d’édition retenu ou non (correspondance, formulaire, demande de subvention, soumission, publicité et autres), documents financiers liés à la production et la promotion du document.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents non confidentiels internes
12420 - Publications administratives
Publications administratives (imprimées ou numérique) produites par ou pour l'UdeM.
- Contenu: annuaire, bulletin, brochure, catalogue, circulaire, journaux publiés par les unités, recueil de notes de cours des professeurs, rapport annuel publié sous forme d'imprimé, revue, volume et autres.
- Renvoi(s)
- 12410-Gestion des publications: pour la gestion des publications internes
- 12430-Publications savantes ou scientifiques: pour les publications savantes ou scientifiques
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Bureau des communications et des relations publiques et autres unités responsables de publications
- Actif: jusqu'à la parution. Verser aux archives un exemplaire (imprimé ou numérique) des publications, dès la parution*.
- Semi-actif: n/a
- Inactif: verser aux archives
Secondaire
Tant que les documents sont en vigueur. Avant d'éliminer des publications, s'assurer que la DAGI en possède un exemplaire, puis éliminer (voir Sécurité).
* Éliminer les documents papier après leur numérisation de substitution par la DAGI s'il y a lieu (voir Sécurité).
Mode de disposition
Verser aux archives
Sécurité
Documents non confidentiels publics
12430 - Publications savantes ou scientifiques
Publications savantes ou scientifiques (livres, revues et autres) impliquant l'UdeM, l'une de ses unités ou l'un de ses membres et ayant ou non un dépôt légal à Bibliothèque et Archives Canada et à Bibliothèque et Archives nationales du Québec.
- Contenu: publications.
- Renvoi(s)
- 12410-Gestion des publications: pour la gestion des publications internes
- 12420-Publications administratives: pour les publications à caractère administratif
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Presses de l'UdeM et autres unités responsables de la publication
- Actif: tant que la publication répond aux besoins d'une activité de l'unité
- Semi-actif: n/a
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
Tant que la publication répond aux besoins d'une activité de l'unité, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les publications n'ayant pas de dépôt légal.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents non confidentiels publics
12500 - Cérémonies officielles et événements spéciaux (UdeM)
Documents relatifs aux cérémonies officielles et événements spéciaux de l'UdeM: cérémonies, collations des grades, célébrations, inaugurations, visites, fêtes, anniversaires, réceptions, manifestations, lancements et autres.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
- Renvoi(s)
- 06110-Historique: pour les événements relatifs à l’histoire de l'UdeM (célébrations historiques, fêtes ou cérémonies de commémoration, dévoilement d’une plaque ou d’un monument et autres)
12510 - Dossier de gestion (cérémonies officielles et événements spéciaux)
Documents relatifs aux cérémonies, collations des grades, célébrations, inaugurations, visites, fêtes, anniversaires, réceptions, manifestations, lancements et autres événements spéciaux organisés par l'UdeM et ses différentes unités.
- Contenu: listes d’invitations et de présences, cartons d’invitation, programmes, publicité, affiches, dépliants, documentation, coupures de presse, photographies, textes des allocutions, notes diverses (protocole, déroulement, sécurité, banquet) et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): unités responsables de l'organisation de la cérémonie ou de l'événement spécial
- Actif: 2 ans après la tenue de l'événement
- Semi-actif: 3 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans après la tenue de l'événement, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les communiqués de presse, programmes d'activités, registre de visiteurs, liste d'invités et de présences, photographies, allocutions, documentation significative, publications de l'UdeM, spécimen de carton d'invitation, documents de promotion (dépliants, affiches, etc.) liés aux événements majeurs organisés par l'UdeM ou ses unités.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents confidentiels
Ex.: coordonnées des invités, listes d'invitation.
Documents non confidentiels internes
12520 - Livre d'or
Document papier relié (registre, cahier ou autres) ou numérique utilisé pour souligner la tenue de cérémonies officielles et événements spéciaux et dans lequel sont consignées les signatures des personnalités reçues ou honorées par l'UdeM ou ses unités.
- Contenu: livre d'or.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que le document n'est pas complété
- Semi-actif: n/a
- Inactif: verser aux archives
Mode de disposition
Verser aux archives
Sécurité
Documents non confidentiels internes
12600 - Prix et distinctions (UdeM)
Dossiers relatifs aux différentes distinctions décernées par l'UdeM : doctorat Honoris Causa, médaille, diplôme de mérite artistique, scientifique, titre de professeur émérite, prix d'excellence en enseignement, chancelier et autres.
- Contenu: curriculum vitae des candidats et récipiendaires, lettres d’appui, texte de présentation, allocution de remerciements, communiqué de presse, allocution d’un représentant de l'UdeM, carte d’invitation, correspondance, extrait de procès-verbal de l’instance ayant approuvé l'attribution de la distinction, copie des diplômes ou certificats décernés, liste des récipiendaires et autres.
- Renvoi(s)
- 05132-Prêts, bourses et prix de l'UdeM et 05133-Prêts, bourses et prix externes: pour les services d’aide financière aux étudiants
- 06600-Relations externes: pour les autres prix externes
- 07000-Comités et autres organismes (UdeM): pour les documents des comités de sélection
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): unités décernant la distinction honorifique
- Actif: 2 ans
- Semi-actif: 3 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
1 an, puis éliminer (voir Sécurité)
Disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives la liste et les dossiers des récipiendaires (CV, date et nature de l'honneur obtenu, champ d'activité, discipline), les modalités d'attribution, les documents illustrant le déroulement de la cérémonie d'attribution, la liste des candidats non retenus et les copies des certificats et diplômes honorifiques décernés.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents confidentiels
Ex.: curriculum vitae des candidats et des récipiendaires, lettres d'appui, coordonnées des invités, listes d'invitation.
Documents non confidentiels internes
12700 - Congrès, colloques, conférences
Documents relatifs aux colloques, conférences, congrès.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
12710 - Événements internes - Organisés par l'UdeM
Documents relatifs aux congrès, colloques et autres événements similaires, organisés par l'UdeM.
- Contenu: correspondance, programme, actes (textes des conférences), liste des participants, affiches, documents financiers et autres.
- Renvoi(s)
- 09320-Dépenses: pour les frais de réception et de représentation
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): unités responsables du congrès ou du colloque
- Actif: 2 ans
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les documents témoignant de façon significative de l'organisation et de la tenue des congrès et colloques selon la nature et l'importance des sujets traités et en considérant la mission de l'UdeM (procès-verbaux du comité organisateur, programme, actes du congrès, états financiers, textes des conférences, listes des participants).
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents confidentiels
Ex.: coordonnées des invités, listes des participants.
Documents non confidentiels internes
12710 - Événements internes - Tenus à l'UdeM mais non organisés par elle
Documents relatifs aux congrès, colloques et autres événements similaires, tenus à l'UdeM mais non organisés par elle.
- Contenu: correspondance, programme, actes (textes des conférences), liste des participants, affiches, documents financiers et autres.
- Renvoi(s)
- 09320-Dépenses: pour les frais de réception et de représentation
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): unités responsables du congrès ou du colloque
- Actif: 2 ans
- Semi-actif: n/a
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives le programme.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents confidentiels
Ex.: coordonnées des invités, listes des participants.
Documents non confidentiels internes
12720 - Événements externes - Auxquels participent des membres de l'UdeM
Documents relatifs aux congrès, colloques et conférences tenus ou organisés par un organisme externe et auxquels des membres de l'UdeM participent.
- Contenu: correspondance, programme, actes (textes des conférences), liste des participants, affiches, documents financiers et autres.
- Renvoi(s)
- 09320-Dépenses: pour les frais de réception et de représentation
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: 2 ans
- Semi-actif: n/a
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives le programme, le texte de la communication et les rapports préparés par le représentant de l'UdeM.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents confidentiels
Ex.: coordonnées des invités, listes des participants.
Documents non confidentiels internes
12720 - Événements externes - Auxquels assistent des membres de l'UdeM sans y participer
Documents relatifs aux congrès, colloques et conférences tenus ou organisés par un organisme externe et auxquels des membres de l'UdeM assistent.
- Contenu: correspondance, programme, actes (textes des conférences) et autres.
- Renvoi(s)
- 09320-Dépenses: pour les frais de réception et de représentation
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: 2 ans
- Semi-actif: n/a
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents non confidentiels internes