Passer au contenu

/ Gestion de documents et des archives

Je donne

Rechercher

11000 - Ressources informationnelles

Documents relatifs à la gestion des ressources informationnelles de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

11100 - Documents administratifs

Documents relatifs à la gestion des documents administratifs de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

11110 - Dossier de gestion (documents administratifs)

Documents relatifs à la gestion et la conservation des documents administratifs de l'UdeM (documents actifs et semi-actifs).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11120 - Classification

Documents relatifs au développement, à l’implantation et à l’utilisation du système de classification des documents de l'UdeM.

  • Contenu: guide de classification, procédures d’implantation, dossiers d’information sur l’état des postes de classement, liste des documents administratifs des unités et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

  • Actif: tant que le système de classification est en vigueur (ou implanté dans un poste de classement) ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version. Éliminer les formulaires de travail après utilisation (voir Sécurité).
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que le système de classification est en vigueur (ou implanté dans un poste de classement) ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité). Éliminer les formulaires de travail après utilisation (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives le plan de classification des documents administratifs de l'UdeM ou de ses unités (et toutes les mises à jour), le guide de classification et les procédures d'implantation.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11130 - Calendrier de conservation

Documents relatifs au développement, à l’implantation et à l’utilisation du calendrier de conservation des documents de l'UdeM.

  • Contenu: liste des documents inactifs, dossier d’élaboration des règles (projets de règles, références, documentation), formulaires d’approbation, calendrier de conservation diffusé aux unités (général ou spécifique).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

  • Actif: tant que les règles de conservation sont en vigueur*
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que les règles de conservation sont en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

* La liste des documents inactifs est versée aux archives historiques dès sa création.

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les formulaires d'approbation des règles de conservation, la version cumulative du calendrier de conservation et la liste des documents inactifs.

Éliminer les dossiers d'élaboration et de mise à jour (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11140 - Documents semi-actifs

Documents relatifs au programme de gestion des documents semi-actifs de l'UdeM.

  • Contenu: formulaires de transfert et de rappel de documents semi-actifs.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

  • Actif: conserver les formulaires de transfert tant que les documents sont conservés au dépôt des documents semi-actifs. Les formulaires de rappel sont éliminés 1 an après le retour des documents au dépôt (voir Sécurité).
  • Semi-actif: 2 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

Conserver les formulaires de transfert tant que les documents sont conservés au dépôt des documents semi-actifs, puis éliminer (voir Sécurité). Les formulaires de rappel (copies du demandeur) sont éliminés une fois les documents retournés au dépôt (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents confidentiels

11150 - Documents essentiels - Gestion des documents essentiels

Documents relatifs à la mise en application du programme de gestion des documents essentiels de l'UdeM (documents à protéger en cas de sinistre).

  • Contenu: liste des documents essentiels, mesures de protection et de sécurité adoptées, procédures de traitement, contrôle de la circulation des documents et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

  • Actif: tant que le programme de gestion des documents essentiels est en vigueur ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version*
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

Tant que le programme de gestion des documents essentiels est en vigueur ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Éliminer les formulaires de travail après utilisation (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents confidentiels

11150 - Documents essentiels - Gestion des procès-verbaux

Documents relatifs au programme de gestion des procès-verbaux de l'UdeM.

  • Contenu: liste des comités, inventaire des procès-verbaux, liste des résolutions, bordereaux d’indexation, formulaires de contrôle de la consultation des documents et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Secrétariat général

  • Actif: tant que le programme de gestion des procès-verbaux est en vigueur ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version*
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que le programme de gestion des procès-verbaux est en vigueur ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Éliminer les formulaires de travail après utilisation (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives la liste des comités et l'inventaire cumulatif des procès-verbaux.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11160 - Élimination de documents

Documents relatifs au processus d’élimination de documents administratifs de l'UdeM.

  • Contenu: avis de destruction, formulaire d’autorisation d’élimination, formulaire de collecte et de destruction de documents confidentiels et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives et autres unités responsables de l'élimination de documents administratifs

  • Actif: 3 ans
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an après l'élimination des documents, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les avis de destruction et les formulaires d'autorisation d'élimination.

Éliminer les certificats de collecte et de destruction des documents confidentiel (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

11170 - Micrographie

Documents relatifs aux opérations de micrographie des documents administratifs de l'UdeM.

  • Contenu: dossier de projet, description des documents à microfilmer, notes, rapport d’évaluation et de faisabilité, rapport de réalisation technique, désignation des personnes autorisées à reproduire les documents, attestation de reproduction, déclaration sous serment (reproduction et destruction de documents), avis de destruction et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives et autres unités responsables de la micrographie

  • Actif: tant que le projet de micrographie est en vigueur
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que le projet de micrographie est en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les procédures associées au processus de microfilmage, les documents attestant la désignation des personnes autorisées à reproduire les documents, les déclarations sous serment et les documents afférents témoignant de la reproduction et de la destruction des documents.

Éliminer les dossiers de planification et de réalisation des opérations (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11180 - Numérisation

Documents relatifs aux opérations de numérisation des documents administratifs de l'UdeM.

  • Contenu: dossier de projet, description des documents à numériser, notes, rapport d’évaluation et de faisabilité, rapport de réalisation technique, désignation des personnes autorisées à reproduire les documents, attestation de reproduction, déclaration sous serment (reproduction et destruction de documents), avis de destruction et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives et autres unités responsables de la numérisation

  • Actif: tant que le projet de numérisation est en vigueur
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que le projet de numérisation est en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les procédures associées au processus de numérisation, les documents attestant la désignation des personnes autorisées à reproduire les documents, les déclarations sous serment et les documents afférents témoignant de la reproduction et de la destruction des documents.

Éliminer les dossiers de planification et de réalisation des opérations (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11190 - Modèles et formulaires

Documents relatifs au programme de gestion des formulaires de l'UdeM (analyse, conception, production et distribution).

  • Contenu: demande de production de formulaire, esquisse, original du prêt à imprimer, commande, inventaire, formulaire de distribution et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la gestion du formulaire

  • Actif: tant que le formulaire est utilisé*
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que le formulaire est utilisé*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les réquisitions et les documents reliés aux réimpressions peuvent être éliminés après 2 ans (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives un spécimen vierge du formulaire.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11200 - Ressources documentaires (bibliothèques)

Documents relatifs aux ressources documentaires de l'UdeM (volumes, revues, brochures, livres rares, documents audiovisuels, ressources électroniques et autres).

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

11210 - Dossier de gestion (ressources documentaires)

Documents relatifs à la gestion générale des ressources documentaires de l'UdeM (volumes, revues, brochures, livres rares, documents audiovisuels, ressources électroniques et autres).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11220 - Acquisition (ressources documentaires)

Documents relatifs au développement des collections et au contrôle du processus d’acquisition des ressources documentaires de l'UdeM (volumes, revues, brochures, livres rares, documents audiovisuels, ressources électroniques et autres).

  • Contenu: dossiers d’acquisition, d’évaluation et de référence, réquisitions d’achat, bons de commande, factures, gestion et renouvellement des abonnements, gestion des dons et des legs, correspondance et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: négociation pour l'acquisition de ressources documentaires. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.

Documents non confidentiels internes

11230 - Traitement (ressources documentaires)

Documents relatifs au contrôle du traitement (catalogage, indexation, classement) des ressources documentaires de l'UdeM (volumes, revues, brochures, livres rares, documents audiovisuels, ressources électroniques et autres).

  • Contenu: normes et procédures de traitement, dossiers de traitement, listes et inventaires (documents ou pièces à traiter ou en traitement), formulaires de catalogage, statistiques de traitement et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11240 - Préservation (ressources documentaires)

Documents relatifs à la préservation (restauration, entreposage, protection) des ressources documentaires de l'UdeM (volumes, revues, brochures, livres rares, documents audiovisuels, ressources électroniques et autres).

  • Contenu: normes et procédures de préservation, dossiers de préservation (préparation matérielle, reliure, restauration), listes et inventaires, statistiques et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11250 - Accessibilité (ressources documentaires)

Documents relatifs à l’accessibilité aux ressources documentaires de l'UdeM (volumes, revues, brochures, livres rares, documents audiovisuels, ressources électroniques et autres).

  • Contenu: normes et procédures relatives à l'accessibilité (restrictions d’emprunt de volumes à la réserve, d’ouvrages de référence, de publications officielles, de livres rares et autres), listes, statistiques, correspondance et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11260 - Diffusion et exploitation (ressources documentaires)

Documents relatifs au contrôle de la diffusion et de l’exploitation des ressources documentaires de l'UdeM (volumes, revues, brochures, livres rares, documents audiovisuels, ressources électroniques et autres). Concerne également les documents relatifs à la préparation, l’organisation et la présentation des expositions physiques ou virtuelles.

  • Contenu: demande de consultation, prêt, contrôle des retards et des documents non remis, réservation, référence, téléréférence, catalogues, répertoires, instruments de recherche, statistiques de consultation ou d’utilisation, gestion de la réserve de documents sélectionnés par le personnel enseignant et autres. Contient également les documents suivants: liste des oeuvres, texte didactique, correspondance, plans d’aménagement, reproductions de pièces exposées, contrats d’assurance, catalogues d’expositions, communiqués de presse, cartons d’invitation et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11270 - Usagers (ressources documentaires)

Documents relatifs aux droits d’utilisation accordés et aux services rendus à la clientèle utilisatrice des ressources documentaires et des collections de l'UdeM (volumes, revues, brochures, livres rares, documents audiovisuels, ressources électroniques et autres).

  • Contenu: demande de code d’accès aux banques de données documentaires, privilèges particuliers, attribution et location de salles de travail ou de consultation, services de reproduction des documents, évaluation des besoins, documents relatifs aux formations offertes aux usagers et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents confidentiels

11280 - Disposition (ressources documentaires)

Documents relatifs à la disposition (élagage, surplus, ventes, dons) des ressources documentaires de l'UdeM (volumes, revues, brochures, livres rares, documents audiovisuels, ressources électroniques et autres).

  • Contenu: normes et procédures relatives à la disposition, listes, statistiques, correspondance et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11300 - Ressources muséologiques

Documents relatifs aux ressources muséologiques de l'UdeM (collections d’oeuvres d’art, scientifiques et autres).

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

11310 - Dossier de gestion (ressources muséologiques)

Documents relatifs à la gestion générale des ressources muséologiques de l'UdeM (collections d’oeuvres d’art, scientifiques et autres).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11320 - Acquisition (ressources muséologiques)

Documents relatifs au contrôle du processus d’acquisition des ressources muséologiques de l'UdeM (collections d’oeuvres d’art, scientifiques et autres).

  • Contenu: dossiers d’acquisition, d’évaluation et de référence, gestion des dons et des legs, correspondance et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents confidentiels

11330 - Traitement (ressources muséologiques)

Documents relatifs au contrôle du traitement (description, indexation, classement) des ressources muséologiques de l'UdeM (collections d’oeuvres d’art, scientifiques et autres).

  • Contenu: normes et procédures de traitement, dossiers de traitement, listes et inventaires (documents ou pièces à traiter ou en traitement), statistiques de traitement et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11340 - Préservation (ressources muséologiques)

Documents relatifs à la préservation (restauration, entreposage, protection) des ressources muséologiques de l'UdeM (collections d’oeuvres d’art, scientifiques et autres).

  • Contenu: normes et procédures de préservation, dossiers de préservation (préparation matérielle, restauration), listes et inventaires, statistiques et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11350 - Diffusion et exploitation (ressources muséologiques)

Documents relatifs au contrôle de la diffusion et de l’exploitation des ressources muséologiques de l'UdeM (collections d’oeuvres d’art, scientifiques et autres). Concerne également les documents relatifs à la préparation, l’organisation et la présentation des expositions physiques ou virtuelles.

  • Contenu: prêt de pièces muséologiques à des fins d’exposition physique, statistiques de consultation ou d’utilisation, liste des oeuvres, texte didactique, correspondance, plans d’aménagement, reproductions de pièces exposées, contrats d’assurance, catalogues d’expositions, communiqués de presse, cartons d’invitation et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11360 - Usagers (ressources muséologiques)

Documents relatifs aux services rendus à la clientèle des ressources muséologiques de l'UdeM (collections d’oeuvres d’art, scientifiques et autres).

  • Contenu: évaluation des besoins, statistiques, correspondance et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à un usager en particulier, listes d'usagers.

Documents non confidentiels internes

11370 - Disposition (ressources muséologiques)

Documents relatifs à la disposition (ventes, dons) des ressources muséologiques de l'UdeM (collections d’oeuvres d’art, scientifiques et autres).

  • Contenu: normes et procédures relatives à la disposition, listes, statistiques, correspondance et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11400 - Fonds d'archives historiques

Documents relatifs aux fonds d’archives historiques de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

11410 - Dossier de gestion (fonds d'archives historiques)

Documents relatifs à la gestion générale des fonds d’archives historiques de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11410 - Dossier de gestion (fonds d'archives historiques) - Dossier de fonds d'archives historiques

Dossier constitué pour chaque fonds d’archives détenu par l’UdeM. 

  • Contenu: listes et inventaires, formulaires de versement, documents relatifs aux traitements préliminaire et définitif, à la mise en valeur des archives, entente de cession et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

  • Actif: conserver les dossiers de projets, quels qu'ils soient, jusqu'à leur fermeture. Les dossiers comprenant les formulaires de versement finaux sont conservés à l'actif aussi longtemps que le fonds est conservé par l'UdeM.
  • Semi-actif: conserver les dossiers aussi longtemps que la ressource est conservée par l'UdeM
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

Conserver les dossiers de projets, quels qu'ils soient, jusqu'à leur fermeture, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents confidentiels

11420 - Acquisition (fonds d'archives historiques)

Documents relatifs au contrôle du processus d’acquisition des fonds et collections d’archives historiques de l'UdeM.

  • Contenu: dossiers d’acquisition, d’évaluation et de référence, convention d’acquisition, gestion des dons et des legs, restrictions d'accès, correspondance et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

  • Actif: 2 ans après la dernière note au dossier*
  • Semi-actif: conserver aussi longtemps que la ressource est conservée par l'UdeM
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans après la dernière note au dossier*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les documents de travail relatifs aux évaluations monétaires (par exemple les copies d'instruments de recherche ou les copies de contrat d'acquisition transmis aux évaluateurs) sont éliminés une fois que l'évaluation monétaire est complétée (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les dossiers d'évaluation et d'acquisition, ainsi que la liste des acquisitions annuelle si elle n'apparaît pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

11430 - Traitement (fonds d'archives historiques)

Documents relatifs au contrôle du traitement (description, indexation, classement, élagage) des archives historiques de l'UdeM.

  • Contenu: normes et procédures de traitement, cadre de classement des archives imprimées, registre des descripteurs, fichier autorité, statistiques de traitement et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

  • Actif: 2 ans ou aussi longtemps que le document est en vigueur*
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans ou aussi longtemps que le document est en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les documents d'origine externe peuvent être éliminés avant que les dossiers ne deviennent semi-actifs (voir colonne Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les dossiers documentant les projets spéciaux ou les décisions de traitements exceptionnelles, ainsi que les statistiques si elles n'apparaissent pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11440 - Préservation (fonds d'archives historiques)

Documents relatifs à la préservation (restauration, entreposage, protection) des archives historiques de l'UdeM.

  • Contenu: normes et procédures de préservation, dossiers de préservation (préparation matérielle, reliure, restauration), listes et inventaires, statistiques et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

  • Actif: 2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les normes et procédures de préservation, tout document résumant des mesures particulières de préservation, les relevés annuels des conditions ambiantes des lieux de conservation, ainsi que les statistiques si elles n'apparaissent pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11450 - Accessibilité (fonds d'archives historiques)

Documents relatifs à l’accessibilité aux archives historiques de l'UdeM.

  • Contenu: normes et procédures relatives à l'accessibilité (restrictions d’accès), listes, correspondance et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

  • Actif: 2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les normes et procédures liées à l'accessibilité des fonds d'archives.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11460 - Diffusion et exploitation (fonds d'archives historiques)

Documents relatifs au contrôle de la diffusion et de l’exploitation des archives historiques de l'UdeM, notamment pour la préparation, l’organisation et la présentation d’activités de mise en valeur des archives.

  • Contenu: demande de consultation, prêt de documents à des fins d’exposition physique, référence, téléréférence, catalogues, répertoires, instruments de recherche, statistiques de consultation ou d’utilisation et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

  • Actif: 2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
  • Semi-actif: 1 an
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives historiques les catalogues, répertoires et instruments de recherche disponibles, ainsi que les statistiques cumulatives des activités de fréquentation ou d'utilisation des ressources archivistiques si elles n'apparaissent pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11460 - Diffusion et exploitation (fonds d'archives historiques) - Demande de recherche

Demandes de recherche d’information.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

  • Actif: 1 an
  • Semi-actif: 9 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives un spécimen de demande par année choisi aléatoirement parmi toutes les demandes.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

11470 - Usagers (fonds d'archives historiques)

Documents relatifs aux droits d’utilisation accordés et aux services rendus à la clientèle utilisatrice des archives historiques de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11480 - Disposition (fonds d'archives historiques)

Documents relatifs à la disposition (transferts, ventes, dons) des archives historiques de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

  • Actif: 1 an après la disposition ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an après la disposition ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les statistiques, les normes et les procédures en matière de disposition des ressources documentaires ainsi que de la liste des fonds d'archives historiques dont l'UdeM s'est départie, à moins que ces informations n'apparaissent au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11500 - Audiovisuel et multimédia

Documents relatifs aux ressources audiovisuelles et multimédias de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

11510 - Dossier de gestion (audiovisuel et multimédia)

Documents relatifs à la gestion générale des ressources audiovisuelles et multimédias de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11520 - Équipements (audiovisuel et multimédia)

Documents relatifs à la gestion du matériel et de l’équipement audiovisuels et photographiques de l'UdeM.

  • Contenu: inventaire, réquisition d’achat, formulaire d’enregistrement, liste de distribution, formulaire de prêt, de réservation et d’entretien, rapport de difficultés techniques, de réparation, de disparition d’appareils et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): TI et autres unités responsables de l'équipement

  • Actif: 1 an (documents relatifs à la distribution, l'installation, le prêt et la réservation de l'équipement) ou tant que l'équipement est conservé par l'UdeM (documents relatifs à l'achat, l'entretien et la réparation)
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11530 - Usagers (audiovisuel et multimédia)

Documents relatifs aux droits d’utilisation accordés et aux services rendus à la clientèle utilisatrice des ressources audiovisuelles et photographiques de l'UdeM: privilèges particuliers, services spécifiques, évaluation des besoins et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): TI

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les rapports et statistiques témoignant des activités de fréquentation ou d'utilisation des ressources audiovisuelles et photographiques.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

11540 - Productions (audiovisuel et multimédia)

Documents relatifs aux productions audiovisuelles et photographiques (photographies, enregistrements sonores, bandes vidéo, films et autres), réalisées ou reçues par l'UdeM ou ses unités.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

11541 - Dossier de gestion (productions)

Documents relatifs à la conception, la réalisation et la production de documents audiovisuels (enregistrements sonores, bandes vidéo, films et autres) et photographiques (épreuves, négatifs, diapositives et autres), à la gestion de la réalisation externe de travaux en ce domaine de même qu’aux différents services techniques offerts aux membres de l’UdeM et aux clientèles externes.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): TI, Bureau des communications et des relations publiques et autres unités productrices

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents fournissant des informations significatives sur la nature, le contenu (date, événement, personnes photographiées ou impliquées et autres) et le processus de production (contrat, licence de droit d'auteur, scénario et autres).

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11542 - Productions audiovisuelles - Exemplaire maître, de reproduction et de diffusion

Exemplaire maître, exemplaire de reproduction et exemplaire de diffusion des productions audiovisuelles (enregistrements sonores, bandes vidéo, films et autres) réalisées par l'UdeM ou ses unités.

Durée de conservation

 

Principal (exemplaire maître et de reproduction)

Détenteur(s): TI ou autres unités productrices

  • Actif: jusqu'à la fin de la production
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire (exemplaire de diffusion)

Jusqu'à la fin du cycle de diffusion, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les productions audiovisuelles utilisées à des fins d'enseignement. Un tri des autres productions est effectué 15 ans après le versement.

Éliminer les autres productions (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11542 - Productions audiovisuelles - Chutes

Chutes des productions audiovisuelles (enregistrements sonores, bandes vidéo, films et autres) réalisées par l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): TI ou autres unités productrices

  • Actif: tant que réutilisables en production
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer à moins d'avis contraire de l'unité productrice (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11542 - Productions audiovisuelles - Productions externes reçues par l'UdeM

Productions audiovisuelles (enregistrements sonores, bandes vidéo, films et autres) reçues par l'UdeM ou ses unités.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: jusqu'à la fin du cycle de diffusion
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les productions audiovisuelles sur la base de l'originalité ou de la rareté de l'information contenue dans le document relativement à l'histoire de l'UdeM ainsi qu'à son mandat d'enseignement et de recherche.

Éliminer les autres productions (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11543 - Productions photographiques

Productions photographiques (épreuves, positifs, négatifs, diapositives et autres) réalisées ou reçues par l'UdeM ou ses unités et représentant des personnes, des objets ou des édifices de l'UdeM ou illustrant des événements concernant ses activités.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau des communications et des relations publiques et autres unités productrices

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire (exemplaire de diffusion)

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents sélectionnés selon l'importance des sujets traités (en lien avec les activités et réalisations de l'UdeM ou de ses unités), la nature des documents, la qualité technique des productions, l'intelligibilité de l'information ou la qualité du support, les besoins des usagers, l'identification et les restrictions.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11600 - Technologies de l'information

Documents relatifs aux technologie de l’information de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

11610 - Dossier de gestion (technologies de l’information)

Documents relatifs à la gestion générale des technologies de l'information de l'UdeM, incluant la gouvernance en matière de TI, les orientations en matière de développement, la gestion de portefeuilles, de programmes et de projets.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Documents non confidentiels internes

11620 - Architecture

Documents relatifs à l'architecture technologique de l'UdeM.

  • Contenu: documents de conception, guides d’architecture, normes et standards et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Documents non confidentiels internes

11630 - Infrastructures

Documents relatifs à l’acquisition, au développement, à l’installation et à la maintenance des infrastructures technologiques soutenant les besoins académiques, administratifs et opérationnels de l'UdeM: gestion des serveurs et des systèmes, gestion du réseau informatique, gestion du stockage et autres.

  • Contenu: documentation des serveurs et des systèmes, guides d’installation, inventaires, appels d’offres, contrats de maintenance, rapports d’entretien et de réparation, rapports d’incidents, demandes de changements, plans de test, résultats de tests et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

11640 - Logiciels

Documents relatifs à l’acquisition, au développement, à l’installation, à l’utilisation et à la maintenance de produits logiciels soutenant les besoins académiques, administratifs et opérationnels de l’UdeM.

  • Contenu: documentation de produits logiciels, guides d’installation, guides d’utilisation, appels d’offres, contrats de maintenance, demandes de changement, plans de test, résultats de tests et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): TI et autres unités responsables d'un logiciel

  • Actif: tant que le logiciel est utilisé*
  • Semi-actif: tant que des données peuvent être exploitées, doivent demeurer accessibles ou être transférées dans un nouveau logiciel
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que le logiciel, progiciel ou programme informatique est utilisé*, puis éliminer (voir Sécurité)

 * Les documents relatifs au prêt et à la location de logiciels ou programmes informatiques doivent être éliminés 1 an après la fermeture du dossier (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents témoignant de la création et de la conception du logiciel créé par l'UdeM et la documentation publiée par l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Documents non confidentiels internes

11650 - Équipements

Documents relatifs à la gestion du matériel et de l’équipement technologiques de l'UdeM.

  • Contenu: inventaire, réquisition d’achat, formulaire d’enregistrement, liste de distribution, formulaire de prêt, de réservation et d’entretien, rapport de difficultés techniques, de réparation, de disparition d’appareils et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): TI

  • Actif: 3 ans (documents relatifs à la distribution, l'installation, le prêt et la réservation de l'équipement) ou tant que l'équipement est conservé par l'UdeM (documents relatifs à l'achat, l'entretien et la réparation)
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11660 - Services aux utilisateurs

Documents relatifs aux services rendus à la clientèle utilisatrice des technologies de l'information de l'UdeM, au dépannage et à l'assistance aux utilisateurs. Inclut également les documents relatifs aux droits d’accès accordés aux utilisateurs.

  • Contenu: évaluation des besoins, rapports d’incidents, demande de code d’accès aux systèmes informatiques, privilèges particuliers, demande de traitement informatique spécifique et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

11670 - Sécurité

Documents relatifs à la sécurité informatique (protection des systèmes et des biens informatiques, préservation de la confidentialité et de la fiabilité des données).

  • Contenu: directives et procédures, communiqués, plan de sauvegarde des données, analyses et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

11680 - Sites Web

Documents relatifs à la création, la mise à jour et le développement du site Web de l'UdeM ou de ses unités.

  • Contenu: dossier de création du site (pages de présentation, menus, textes d’information, images, documents audiovisuels intégrés au site Web, liste des hyperliens), documents de mise à jour et de développement, commentaires reçus, liste des sites Web de l'UdeM et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau des communications et des relations publiques et autres unités responsables d'un site Web

  • Actif: tant que le site Web existe*
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que le site Web existe*, puis éliminer (voir Sécurité)

 * Les documents de support (notamment les anciennes versions des différentes sections d'information) doivent être éliminés après 3 ans (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives la liste des sites Web de l'UdeM et les documents représentatifs de la création et de l'évolution de la structure et des éléments majeurs du site Web. Les documents importants inclus dans les différentes pages du site doivent faire l'objet de règles de gestion distinctes (chaque unités responsables d'un site doit s'assurer de l'application de la présente règle et de toute règle assurant la préservation des informations ou documents recueillis, transmis ou échangés par l'intermédiaire de son site Web).

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11700 - Télécommunications

Documents relatifs aux télécommunications.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

11710 - Dossier de gestion (télécommunications)

Documents relatifs à la gestion des systèmes de télécommunications de l'UdeM.

  • Contenu: analyse des besoins, acquisition, installation de l’infrastructure, utilisation et contrôle des équipements et des lignes téléphoniques, liste des comptes, facturation, contrôle des interurbains, liste des utilisateurs des systèmes téléphoniques, du courriel, de la messagerie vocale, des télécopieurs et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): TI

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11720 - Équipements et systèmes (télécommunications)

Documents relatifs à la gestion du matériel et de l’équipement de télécommunications de l'UdeM.

  • Contenu: inventaire, réquisition d’achat, formulaire d’enregistrement, liste de distribution, formulaire de prêt, de réservation et d’entretien, rapport de difficultés techniques, de réparation, de disparition d’appareils et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): TI

  • Actif: 3 ans (documents relatifs à la distribution, l'installation, le prêt et la réservation de l'équipement) ou tant que l'équipement est conservé par l'UdeM (documents relatifs à l'achat, l'entretien et la réparation)
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

11800 - Courrier, messagerie, transport

Documents relatifs à la gestion des systèmes de courrier et de messagerie internes et externes de l'UdeM ainsi qu’au transport et à la livraison des marchandises et colis.

  • Contenu: bons de livraison, droits d’affranchissement de postes, rapports des compteurs d’affranchissement, expédition de lettres et colis par des compagnies externes, déclarations en douane et bulletins d’expédition (Postes Canada), récépissés de recommandation, connaissements, avis aux transporteurs concernant l’inspection des colis aux douanes, registres de livraison (messagerie) et autres.

    Durée de conservation

     

    Principal

    Détenteur(s): Direction des immeubles et autres unités responsables du courrier, de la messagerie et du transport

    • Actif: 1 an
    • Semi-actif: n/a
    • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

    Secondaire

    1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

    Disposition

     

    Éliminer (voir Sécurité)

    Sécurité

     

    Documents non confidentiels internes