Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

• Actif: tant que les documents sont en vigueur
• Semi-actif: déposer aux archives
  
• Inactif: à venir

Mode de disposition

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

• Actif: tant que le système de classification est en vigueur (ou implanté dans un poste de classement) ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version. Éliminer les formulaires de travail après utilisation (voir Sécurité).
• Semi-actif: n/a
  
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que le système de classification est en vigueur (ou implanté dans un poste de classement) ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité). Éliminer les formulaires de travail après utilisation (voir Sécurité).

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives le plan de classification des documents administratifs de l'UdeM ou de ses unités (et toutes les mises à jour), le guide de classification et les procédures d'implantation.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

• Actif: tant que les règles de conservation sont en vigueur*
• Semi-actif: n/a
  
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que les règles de conservation sont en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

* La liste des documents inactifs est versée aux archives historiques dès sa création.

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les formulaires d'approbation des règles de conservation, la version cumulative du calendrier de conservation et la liste des documents inactifs.

Éliminer les autres dossiers (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

• Actif: conserver les formulaires de transfert tant que les documents sont conservés au dépôt des documents semi-actifs. Les formulaires de rappel sont éliminés 1 an après le retour des documents au dépôt (voir Sécurité).
• Semi-actif: 2 ans
  
• Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

Conserver les formulaires de transfert tant que les documents sont conservés au dépôt des documents semi-actifs, puis éliminer (voir Sécurité). Les formulaires de rappel (copies du demandeur) sont éliminés une fois les documents retournés au dépôt (voir Sécurité).

Mode de disposition

Éliminer (voir Sécurité)

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

• Actif: tant que le programme de gestion des documents essentiels est en vigueur ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version*
• Semi-actif: n/a
  
• Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

Tant que le programme de gestion des documents essentiels est en vigueur ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Éliminer les formulaires de travail après utilisation (voir Sécurité).

Mode de disposition

Éliminer (voir Sécurité)

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Secrétariat général

• Actif: tant que le programme de gestion des procès-verbaux est en vigueur ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version*
• Semi-actif: n/a
  
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que le programme de gestion des procès-verbaux est en vigueur ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Éliminer les formulaires de travail après utilisation (voir Sécurité).

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives la liste des comités et l'inventaire cumulatif des procès-verbaux.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives et autres unités responsables de l'élimination de documents administratifs

• Actif: 3 ans
• Semi-actif: n/a
  
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an après l'élimination des documents, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les avis de destruction et les formulaires d'autorisation d'élimination.

Éliminer les certificats de collecte et de destruction des documents confidentiel (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives et autres unités responsables de la micrographie

• Actif: tant que le projet de micrographie est en vigueur
• Semi-actif: n/a
  
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que le projet de micrographie est en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les procédures associées au processus de microfilmage, les documents attestant la désignation des personnes autorisées à reproduire les documents, les déclarations sous serment et les documents afférents témoignant de la reproduction et de la destruction des documents.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives et autres unités responsables de la numérisation

• Actif: tant que le projet de numérisation est en vigueur
• Semi-actif: n/a
  
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que le projet de numérisation est en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les procédures associées au processus de numérisation, les documents attestant la désignation des personnes autorisées à reproduire les documents, les déclarations sous serment et les documents afférents témoignant de la reproduction et de la destruction des documents.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la gestion du formulaire

• Actif: tant que le formulaire est utilisé*
• Semi-actif: 3 ans
  
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que le formulaire est utilisé*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les réquisitions et les documents reliés aux réimpressions peuvent être éliminés après 2 ans (voir Sécurité).

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives un spécimen vierge du formulaire.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

• Actif: tant que les documents sont en vigueur
• Semi-actif: déposer aux archives
  
• Inactif: à venir

Mode de disposition

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Bibliothèque des livres rares et collections spéciales

• Actif: 2 ans ou tant que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
  
• Semi-actif: 3 ans
  
• Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les rapports d'activités, les études, les analyses, ainsi que les statistiques récapitulatives sur la gestion des collections spéciales et des livres rares si elles n'apparaissent pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

• Actif: tant que les documents sont en vigueur
• Semi-actif: déposer aux archives
  
• Inactif: à venir

Mode de disposition

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Bibliothèque des livres rares et collections spéciales

• Actif: aussi longtemps que nécessaire à la poursuite des activités courantes ou 2 ans après la dernière note au dossier, sauf pour les documents de travail relatifs aux évaluations monétaires qui doivent être éliminés une fois que l'évaluation est complétée
• Semi-actif: 10 ans ou aussi longtemps que la ressource est conservée par l'UdeM pour les dossiers d'acquisition
• Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les dossiers d'évaluation et d'acquisition, la liste des acquisitions annuelles (si elle n'apparaît pas dans le rapport annuel), les études, les analyses ainsi que les documents faisant état des stratégies de négociations d'acquisition.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

• Actif: tant que les documents sont en vigueur
• Semi-actif: déposer aux archives
  
• Inactif: à venir

Mode de disposition

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Bibliothèque des livres rares et des collections spéciales

• Actif: 2 ans ou tant que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version, sauf pour les documents d'origine externe qui doivent être éliminés avant que les dossiers ne deviennent semi-actifs.
• Semi-actif: 3 ans
• Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les normes et procédures de traitement, les études et analyses sur le traitement des ressources, les dossiers qui documentent les projets spéciaux ou les décisions de traitement exceptionnelles, ainsi que les statistiques récapitulatives si elles n'apparaissent pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité)

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

• Actif: tant que les documents sont en vigueur
• Semi-actif: déposer aux archives
  
• Inactif: à venir

Mode de disposition

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Bibliothèque des livres rares et des collections spéciales

• Actif: 2 ans ou tant que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version.
• Semi-actif: 3 ans
  
• Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les normes et procédures, les études, les analyses, les plans d'action sur la préservation des ressources, tout document résumant des mesures particulières de préservation, les relevés annuels des conditions ambiantes des lieux de conservation, ainsi que les statistiques récapitulatives si elles n'apparaissent pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité)

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

• Actif: tant que les documents sont en vigueur
• Semi-actif: déposer aux archives
  
• Inactif: à venir

Mode de disposition

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

• Actif: tant que les documents sont en vigueur
• Semi-actif: déposer aux archives
  
• Inactif: à venir

Mode de disposition

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Bibliothèque des livres rares et des collections spéciales

• Actif: 2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
  
• Semi-actif: 3 ans
  
• Inactif: verser aux archives

Mode de disposition

Verser aux archives

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

• Actif: tant que les documents sont en vigueur
• Semi-actif: déposer aux archives
  
• Inactif: à venir

Mode de disposition

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Bibliothèque des livres rares et des collections spéciales

• Actif: 2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
  
• Semi-actif: 3 ans
  
• Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les études, les analyses, les rapports, ainsi que les statistiques annuelles si elles n'apparaissent pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

• Actif: tant que les documents sont en vigueur
• Semi-actif: déposer aux archives
  
• Inactif: à venir

Mode de disposition

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Bibliothèque des livre rares et des collections spéciales

• Actif: 1 an après la disposition du bien ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
  
• Semi-actif: n/a
  
• Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les normes et les procédures en matière de disposition des ressources, la liste des ressources dont l'UdeM s'est départie, ainsi que les statistiques récapitulatives si elles n'apparaissent pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents.

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Centre d'exposition et autres unités responsables

• Actif: 2 ans ou tant que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
• Semi-actif: 3 ans
• Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Centre d'exposition et autres unités responsables

• Actif: aussi longtemps que nécessaire à la poursuite des activités courantes ou 2 ans après la dernière note au dossier, sauf pour les documents de travail relatifs aux évaluations monétaires qui doivent être éliminés une fois que l'évaluation est complétée
• Semi-actif: 10 ans ou aussi longtemps que la ressource est conservée par l'UdeM pour les dossiers d'acquisition
• Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Centre d'exposition et autres unités responsables

• Actif: 2 ans ou tant que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version, sauf pour les documents d'origine externe qui doivent être éliminés avant que les dossiers ne deviennent semi-actifs
• Semi-actif: 3 ans
• Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les normes et procédures de traitement, les études et analyses sur le traitement des ressources, les dossiers qui documentent les projets spéciaux ou les décisions de traitement exceptionnelles, ainsi que les statistiques récapitulatives si elles n'apparaissent pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Centre d'exposition et autres unités responsables

• Actif: 2 ans ou tant que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
• Semi-actif: 3 ans
• Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Centre d'exposition et autres unités responsables

• Actif: 2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
• Semi-actif: 3 ans
• Inactif: verser aux archives

Mode de disposition

Verser aux archives

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Centre d'exposition et autres unités responsables

• Actif: 2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
• Semi-actif: 3 ans
• Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Centre d'exposition et autres unités responsables

• Actif: 1 an après la disposition du bien ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
• Semi-actif:n/a
• Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

• Actif: 2 ans ou tant que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
• Semi-actif: 3 ans
  
• Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les rapports d'activités, les études, les analyses, ainsi que les statistiques récapitulatives sur la gestion des fonds d'archives si elles n'apparaissent pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

• Actif: conserver les dossiers de projets, quels qu'ils soient, jusqu'à leur fermeture. Les dossiers comprenant les formulaires de versement finaux sont conservés à l'actif aussi longtemps que le fonds est conservé par l'UdeM.
• Semi-actif: conserver les dossiers aussi longtemps que la ressource est conservée par l'UdeM
  
• Inactif: verser aux archives

Secondaire

Conserver les dossiers de projets, quels qu'ils soient, jusqu'à leur fermeture, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Verser aux archives

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

• Actif: aussi longtemps que nécessaire à la poursuite des activités courantes ou 2 ans après la dernière note au dossier*
• Semi-actif: 10 ans ou aussi longtemps que la ressource est conservée par l'UdeM pour les dossiers d'acquisition
  
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Aussi longtemps que nécessaire à la poursuite des activités courantes ou 2 ans après la dernière note au dossier*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les documents de travail relatifs aux évaluations monétaires sont éliminés une fois que l'évaluation est complétée (voir Sécurité).

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les dossiers d'évaluation et d'acquisition, la liste des acquisitions annuelles (si elle n'apparaît pas dans le rapport annuel), les études, les analyses ainsi que les documents faisant état des stratégies de négociations d'acquisition.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

• Actif: 2 ans ou tant que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version*
• Semi-actif: 3 ans
  
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans ou aussi longtemps que le document est en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité).

* Les documents d'origine externe doivent être éliminés avant que les dossiers ne deviennent semi-actifs (voir colonne Sécurité).

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les normes et procédures de traitement, les études et analyses sur le traitement des ressources, les dossiers qui documentent les projets spéciaux ou les décisions de traitement exceptionnelles, ainsi que les statistiques récapitulatives si elles n'apparaissent pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

• Actif: 2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
• Semi-actif: 3 ans
  
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les normes et procédures, les études, les analyses, les plans d'action sur la préservation des ressources, tout document résumant des mesures particulières de préservation, les relevés annuels des conditions ambiantes des lieux de conservation, ainsi que les statistiques récapitulatives si elles n'apparaissent pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

• Actif: 2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
• Semi-actif: n/a
  
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les normes et procédures liées à l'accessibilité des fonds d'archives.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

• Actif: 2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
• Semi-actif: 3 ans
  
• Inactif: verser aux archives

Secondaire

2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Verser aux archives

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

• Actif: 1 an
  
• Semi-actif: 9 ans
  
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives un spécimen de demande par année choisi aléatoirement parmi toutes les demandes.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

• Actif: 2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
• Semi-actif: 3 ans
  
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les études, les analyses, les rapports, ainsi que les statistiques annuelles si elles n'apparaissent pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Division de la gestion de documents et des archives

• Actif: 1 an après la disposition ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version
• Semi-actif: n/a
  
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an après la disposition ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les normes et les procédures en matière de disposition des ressources, la liste des ressources dont l'UdeM s'est départie, ainsi que les statistiques récapitulatives si elles n'apparaissent pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

• Actif: tant que les documents sont en vigueur
• Semi-actif: déposer aux archives
  
• Inactif: à venir

Mode de disposition

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): TI et autres unités responsables de l'équipement

• Actif: 1 an (documents relatifs à la distribution, l'installation, le prêt et la réservation de l'équipement) ou tant que l'équipement est conservé par l'UdeM (documents relatifs à l'achat, l'entretien et la réparation)
• Semi-actif: n/a
  
• Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Éliminer (voir Sécurité)

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): TI

• Actif: 2 ans
• Semi-actif: n/a
  
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les rapports et statistiques témoignant des activités de fréquentation ou d'utilisation des ressources audiovisuelles et photographiques.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): TI, Bureau des communications et des relations publiques et autres unités productrices

• Actif: 2 ans
• Semi-actif: 5 ans
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents fournissant des informations significatives sur la nature, le contenu (date, événement, personnes photographiées ou impliquées et autres) et le processus de production (contrat, licence de droit d'auteur, scénario et autres).

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal (exemplaire maître et de reproduction)

Détenteur(s): TI ou autres unités productrices

• Actif: jusqu'à la fin de la production
• Semi-actif: n/a
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire (exemplaire de diffusion)

Jusqu'à la fin du cycle de diffusion, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les productions audiovisuelles utilisées à des fins d'enseignement. Un tri des autres productions est effectué 15 ans après le versement.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): TI ou autres unités productrices

• Actif: tant que réutilisables en production
  
• Semi-actif: n/a
• Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Éliminer à moins d'avis contraire de l'unité productrice (voir Sécurité)

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

• Actif: jusqu'à la fin du cycle de diffusion
  
• Semi-actif: n/a
• Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les productions audiovisuelles sur la base de l'originalité ou de la rareté de l'information contenue dans le document relativement à l'histoire de l'UdeM ainsi qu'à son mandat d'enseignement et de recherche.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Bureau des communications et des relations publiques et autres unités productrices

• Actif: 2 ans
• Semi-actif: n/a
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire (exemplaire de diffusion)

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents sélectionnés selon l'importance des sujets traités (en lien avec les activités et réalisations de l'UdeM ou de ses unités), la nature des documents, la qualité technique des productions, l'intelligibilité de l'information ou la qualité du support, les besoins des usagers, l'identification et les restrictions.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

• Actif: tant que les documents sont en vigueur
• Semi-actif: déposer aux archives
  
• Inactif: à venir

Mode de disposition

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

• Actif: tant que les documents sont en vigueur
• Semi-actif: déposer aux archives
  
• Inactif: à venir

Mode de disposition

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

• Actif: tant que les documents sont en vigueur
• Semi-actif: déposer aux archives
  
• Inactif: à venir

Mode de disposition

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): TI et autres unités responsables d'un logiciel

• Actif: tant que le logiciel est utilisé*
• Semi-actif: tant que des données peuvent être exploitées, doivent demeurer accessibles ou être transférées dans un nouveau logiciel
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que le logiciel, progiciel ou programme informatique est utilisé*, puis éliminer (voir Sécurité)

 * Les documents relatifs au prêt et à la location de logiciels ou programmes informatiques doivent être éliminés 1 an après la fermeture du dossier (voir Sécurité).

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents témoignant de la création et de la conception du logiciel créé par l'UdeM et la documentation publiée par l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): TI

• Actif: 3 ans pour les documents relatifs à la distribution, l'installation, le prêt et la réservation de l'équipement ou aussi longtemps que l'équipement est conservé par l'UdeM (documents relatifs à l'achat, l'entretien et la réparation de l'équipement)
• Semi-actif: n/a
• Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Éliminer (voir Sécurité)

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

• Actif: tant que les documents sont en vigueur
• Semi-actif: déposer aux archives
• Inactif: à venir

Mode de disposition

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

• Actif: tant que les documents sont en vigueur
• Semi-actif: déposer aux archives
• Inactif: à venir

Mode de disposition

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): Bureau des communications et des relations publiques et autres unités responsables d'un site Web

• Actif: tant que le site Web existe*
• Semi-actif: n/a
• Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que le site Web existe*, puis éliminer (voir Sécurité)

 * Les documents de support (notamment les anciennes versions des différentes sections d'information) doivent être éliminés après 3 ans (voir Sécurité).

Mode de disposition

Effectuer un tri

Verser aux archives la liste des sites Web de l'UdeM et les documents représentatifs de la création et de l'évolution de la structure et des éléments majeurs du site Web. Les documents importants inclus dans les différentes pages du site doivent faire l'objet de règles de gestion distinctes (chaque unités responsables d'un site doit s'assurer de l'application de la présente règle et de toute règle assurant la préservation des informations ou documents recueillis, transmis ou échangés par l'intermédiaire de son site Web).

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): TI

• Actif: 2 ans
• Semi-actif: 5 ans
  
• Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Éliminer (voir Sécurité)

Durée de conservation

Principal

Détenteur(s): TI

• Actif: 3 ans (documents relatifs à la distribution, l'installation, le prêt et la réservation de l'équipement) ou tant que l'équipement est conservé par l'UdeM (documents relatifs à l'achat, l'entretien et la réparation)
• Semi-actif: n/a
  
• Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

Éliminer (voir Sécurité)