Documents relatifs à la description, à l’inventaire et à l’évaluation des immeubles, locaux et terrains de l'UdeM.

• Contenu: plans de localisation et inventaire des ressources immobilières, description physique, protection des biens culturels immobiliers, évaluation municipale, liste des installations sportives et autres ressources physiques.

Documents relatifs à la construction d’édifices, aux projets d’aménagement, aux activités de déménagement et à la signalisation des espaces de l'UdeM.

• Contenu: permis de construction, cahiers des charges, soumissions, plans et devis, contrats et documents afférents, assurances spécifiques aux projets de construction et d’aménagement, certificats d’arpenteur et d’architecte, bail, correspondance, procès-verbaux des réunions de chantier, documents comptables, dossiers de contrôle des déménagements, de la signalisation et autres.
• Classer par projet.
• Renvoi(s)
• U12-Contrats et ententes: pour les protocoles, contrats et ententes (incluant les baux)
• 09320-Dépenses: pour les pièces justificatives

Documents relatifs à l’utilisation, l’attribution, la répartition, la location et la réservation des espaces de l'UdeM (bâtiments, terrains et locaux) à des fins d’enseignement, de recherche, de création ou pour la tenue d’activités sociales ou culturelles, de congrès, colloques, conférences et autres.

• Contenu: liste des locaux, liste des cours ou événements par locaux, gestion des tableaux d’affichage, formulaires de réservation, identification des usagers, demandes d’assignation, horaires d’occupation, contrats de location de salles de cours, salles de spectacles, laboratoires, plateaux sportifs et autres.
• Renvoi(s)
• 05310-Dossier de gestion (Services sportifs): pour l’exploitation (réservation, utilisation) des installations sportives

Documents relatifs à l’entretien et à la réparation des biens immobiliers de l'UdeM (entretien général des immeubles, locaux et terrains, conciergerie, entretien des systèmes techniques de chauffage, plomberie, électricité, climatisation et autres).

• Contenu: réquisitions internes et formulaires de demande d’entretien et de réparation, estimation des coûts, description des travaux, études, bons de travail, rapports d’inspection, programmes d’entretien, dossiers de fournisseurs de services d’entretien, de réparation, d’installation et autres.
• Renvoi(s)
• 09320-Dépenses: pour les pièces justificatives

Documents relatifs au contrôle de la qualité de l’eau, de la consommation et de l’approvisionnement en ressources énergétiques nécessaires au fonctionnement des systèmes mécaniques et techniques de l'UdeM (électricité, gaz, essence et autres).

• Contenu: rapports des pannes d’électricité, demandes d’interruption de courant, rapports d’arrêt de courant, rapports d’analyse du débit et de la qualité de l’eau, tests périodiques du groupe électrogène, relevés de lecture des compteurs de consommation d’électricité, de gaz, d’essence et autres.

Documents relatifs à la gestion des ressources mobilières (matériel, équipement et fournitures) de l'UdeM.

• Contenu: inventaire des biens, justification des achats, analyse des besoins, réquisitions et approbations d’achat ou de services, commandes, factures, bons de livraison, liste des locaux de livraison, avis de réception des marchandises, dossiers des fournisseurs et autres.
• Renvoi(s)
• 05310-Dossier de gestion (Services sportifs): pour l'exploitation du matériel et de l’équipement sportif (réservation et prêt)
• 09320-Dépenses: pour les comptes à payer
• 10210-Dossier de gestion (mobiliers et équipements) - Appels d'offres et soumissions: pour les appels d'offres et les soumissions relatifs aux ressources mobilières
• 10350-Équipement de sécurité: pour la gestion du matériel et de l’équipement des activités de prévention et de sécurité
• 11520-Équipements (Audiovisuel et multimédia): pour la gestion du matériel et de l’équipement audiovisuels et photographiques
• 11650-Équipements (Technologies de l'information): pour la gestion du matériel et de l’équipement informatiques
• 11720-Équipements et systèmes (Télécommunications): pour le matériel et l’équipement de télécommunications

 

Documents relatifs à l'acquisition et la gestion des ressources mobilières (matériel, équipement et fournitures) de l'UdeM (y compris les services professionnels): appels d'offres, soumissions retenues ou non retenues, documents afférents et autres.

• Contenu: appels d'offres, soumissions (retenues et non retenues) et documents afférents.
• Renvoi(s)
• U12-Contrats et ententes: pour les protocoles, contrats et ententes

Documents relatifs au contrôle de l’utilisation et de la disposition des ressources mobilières de l'UdeM (prêt, emprunt, location et vente de matériel et d’équipement).

• Contenu: formulaire de location ou de réservation, listes et inventaire du matériel, document de suivi, correspondance et autres.
• Renvois:
  • 10350-Équipement de sécurité : pour l'équipement de sécurité
  • 11520-Équipement audiovisuel et photographique : pour l'équipement audiovisuel et photographique
  • 11650-Équipement informatique : pour l'équipement informatique

Documents relatifs à l’achat, l’inventaire, l’entretien, la réparation, l’immatriculation, la modification et le remplacement des véhicules de l'UdeM (automobiles, camions et autres).

• Contenu: dossier d'entretien du véhicule, immatriculations, preuves d'assurances, feuille de route, registre du kilométrage, journal d'exploitation, liste de répartition des véhicules, liste des personnes autorisées à utiliser le véhicules et autres.

Documents relatifs à l’entretien et à la réparation du matériel et de l’équipement de l'UdeM.

• Contenu: réquisitions internes et formulaires de demande d’entretien et de réparation, estimation des coûts, description des travaux, études, bons de travail, rapports d’inspection, programmes d’entretien, dossiers de fournisseurs de services d’entretien, de réparation, d’installation et autres.
• Renvoi(s)
• 11520-Équipements (Audiovisuel et multimédia): pour l’entretien et la réparation du matériel et de l'équipement audiovisuels et photographiques
• 11650-Équipements (Technologies de l'information): pour l’entretien et la réparation du matériel et de l’équipement informatiques
• 11720-Équipements et systèmes (Télécommunications): pour l’entretien et à la réparation du matériel et de l’équipement de télécommunications

Documents relatifs à la planification et à l’organisation des activités de prévention et des mesures de sécurité de l'UdeM (protection des personnes, des biens mobiliers et immobiliers).

• Contenu: programmes, mesures d'urgence, plans d'évacuation, documents relatifs à l'organisation et la formation d'une équipe de secouristes, documents de contrôle des objets perdus et trouvés, des systèmes de sécurité (protection incendie, système d'alarme, surveillance électronique) et autres.
• Renvoi(s)
• 10310-Prévention et mesures de sécurité - Rapport de gardiennage: pour les rapports de gardiennage

Rapport de gardiennage

Documents relatifs aux interventions réalisées à la suite d'une infraction, d'un crime, d'un vol, d'un acte de vandalisme, d'un accident, d'un déversement de produits dangereux, d'une alerte, d'un déclenchement de système d'alarme (intrusion, incendie) et d'autres problèmes de sécurité survenus dans les bâtiments, locaux et sur les terrains de l'UdeM (protection des personnes, des biens mobiliers et immobiliers).

• Contenu: rapports, dossiers d’enquête, registres des plaintes, des alarmes et autres.

Documents relatifs au contrôle de l’accès aux immeubles, locaux et terrains de l'UdeM.

• Contenu: laissez-passer aux édifices, registres des visiteurs, documents relatifs à la serrurerie (commandes de clés, registres et étiquettes de contrôle des clés, autorisation à déverrouiller une serrure ou sectionner un cadenas) et autres.
• Renvoi(s)
• 05680-Stationnement: pour la gestion des stationnements de l'UdeM

 

Documents relatifs à l’analyse, l’utilisation, le transport, l’entreposage et la disposition des matières dangereuses utilisées dans les locaux de l'UdeM.

• Contenu: documents concernant les matières radioactives (radio-isotopes), les substances chimiques, les déchets dangereux et autres.

Documents relatifs à la gestion du matériel et de l’équipement utilisés dans le cadre des activités de prévention et de sécurité de l'UdeM.

• Contenu: inventaire des équipements, rapports d’inspection d’appareils, étiquettes de contrôle des extincteurs, formulaire de prêt d’équipement, distribution des trousses de secourisme et autres.

Documents relatifs aux conventions par lesquelles, moyennant une prime, des assureurs s’engagent à indemniser l’UdeM ou ses unités dans le cas où un incident couvert par une police d’assurance se produit (feu, vol, dommage et autres).

• Contenu: proposition d’assurance, contrat d’assurance, documents relatifs aux appels d’offre, au renouvellement des polices d’assurance, aux réclamations, aux dossiers réglés et autres.
• Renvoi(s)
• U12-Contrats et ententes: pour les protocoles, contrats et ententes
• 08831-Dossier de gestion (Assurances collectives): pour les assurances collectives des employés de l'UdeM
• 10120-Aménagement des espaces: pour les assurances spécifiques aux projets de construction

Documents relatifs aux réclamations mineures intentées par ou contre l'UdeM concernant le paiement d’une somme d’argent ou l’exécution d’un acte à la suite de dommages matériels ou corporels, pertes ou vols de matériel, accidents, dommages causés à la propriété et autres. Concerne également les documents relatifs aux réclamations majeures intentées par ou contre l'UdeM (principalement auprès des compagnies d’assurance), concernant le paiement d’une compensation majeure ou l’exécution d’un acte à la suite de dommages importants subis par l’UdeM ou ses unités (vice de construction et autres).

• Renvoi(s)
• 10420-Réclamations - Réclamations sous la responsabilité de la Division des affaires juridiques: pour les réclamations sous la responsabilité de la Division des affaires juridiques
• 10420-Réclamations - Réclamations concernant des vices de construction: pour les réclamations concernant les vices de construction

Documents relatifs aux réclamations concernant des vices de constructions d'immeubles dont l'UdeM est propriétaire.

• Contenu: correspondance, rapports, documents juridiques et autres.