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/ Gestion de documents et des archives

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10000 - Immeubles, mobilier et équipements

Documents relatifs à la gestion des ressources mobilières et immobilières de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

10100 - Immeubles et terrains

Documents relatifs à la gestion des immeubles et des terrains de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

10110 - Dossier de gestion (immeubles et terrains)

Documents relatifs à la description, à l’inventaire et à l’évaluation des immeubles, locaux et terrains de l'UdeM.

  • Contenu: plans de localisation et inventaire des ressources immobilières, description physique, protection des biens culturels immobiliers, évaluation municipale, liste des installations sportives et autres ressources physiques.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des immeubles

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les inventaires fournissant un portrait de la situation annuelle des ressources immobilières de l'UdeM (immeubles, terrains, locaux et autres) ainsi que les documents officiels liés à la protection des biens culturels immobiliers détenus par l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

10120 - Aménagement des espaces

Documents relatifs à la construction d’édifices, aux projets d’aménagement, aux activités de déménagement et à la signalisation des espaces de l'UdeM.

  • Contenu: permis de construction, cahiers des charges, soumissions, plans et devis, contrats et documents afférents, assurances spécifiques aux projets de construction et d’aménagement, certificats d’arpenteur et d’architecte, bail, correspondance, procès-verbaux des réunions de chantier, documents comptables, dossiers de contrôle des déménagements, de la signalisation et autres.
  • Classer par projet.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des immeubles et autres unités responsables de l'aménagement des espaces

  • Actif: jusqu'à la fermeture du projet (c.-à-d. la fin des travaux et jusqu'à ce que tous les paiements relatifs au projet aient été effectués)*
  • Semi-actif: 10 ans après la date où l'UdeM cesse d'être propriétaire de l'immeuble (les documents liés aux projets d'aménagement mineurs, aux déménagements et à la signalisation doivent être éliminés après 10 ans) (voir Sécurité)
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à la fermeture du projet (c.-à-d. la fin des travaux et jusqu'à ce que tous les paiements relatifs au projet aient été effectués)*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les soumissions non retenues doivent être éliminées après 3 ans (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents témoignant de façon significative des travaux de construction et de transformations majeures des ressources immobilières de l'UdeM (soumissions retenues, cahiers des charges, plans et devis, contrats et documents afférents, certificats d'arpenteur et d'architecte et autres).

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: permis, assurances, baux, soumissions, certificats, suivis de projets.

Documents non confidentiels internes

10130 - Utilisation des espaces

Documents relatifs à l’utilisation, l’attribution, la répartition, la location et la réservation des espaces de l'UdeM (bâtiments, terrains et locaux) à des fins d’enseignement, de recherche, de création ou pour la tenue d’activités sociales ou culturelles, de congrès, colloques, conférences et autres.

  • Contenu: liste des locaux, liste des cours ou événements par locaux, gestion des tableaux d’affichage, formulaires de réservation, identification des usagers, demandes d’assignation, horaires d’occupation, contrats de location de salles de cours, salles de spectacles, laboratoires et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des immeubles et autres unités responsables de l'utilisation des espaces

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

10140 - Entretien et réparation

Documents relatifs à l’entretien et à la réparation des biens immobiliers de l'UdeM (entretien général des immeubles, locaux et terrains, conciergerie, entretien des systèmes techniques de chauffage, plomberie, électricité, climatisation et autres).

  • Contenu: réquisitions internes et formulaires de demande d’entretien et de réparation, estimation des coûts, description des travaux, études, bons de travail, rapports d’inspection, programmes d’entretien, dossiers de fournisseurs de services d’entretien, de réparation, d’installation et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des immeubles et autres unités responsables de l'entretien et la réparation de ressources immobilières

  • Actif: jusqu'à la fin des travaux d'entretien et de réparation (les soumissions non retenues, réquisitions et autres documents de support doivent être éliminés après 3 ans) (voir Sécurité)
  • Semi-actif: 10 ans après la date où l'UdeM cesse d'être propriétaire de l'immeuble ou tant qu'elle en est locataire (les documents liés aux travaux d'entretien et de réparation mineurs doivent être éliminés après 10 ans) (voir Sécurité)
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

10150 - Eau, électricité, chauffage

Documents relatifs au contrôle de la qualité de l’eau, de la consommation et de l’approvisionnement en ressources énergétiques nécessaires au fonctionnement des systèmes mécaniques et techniques de l'UdeM (électricité, gaz, essence et autres).

  • Contenu: rapports des pannes d’électricité, demandes d’interruption de courant, rapports d’arrêt de courant, rapports d’analyse du débit et de la qualité de l’eau, tests périodiques du groupe électrogène, relevés de lecture des compteurs de consommation d’électricité, de gaz, d’essence et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des immeubles

  • Actif: 3 ans
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

10200 - Mobilier et équipements

Documents relatifs au mobilier et aux équipements de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

10210 - Dossier de gestion (mobilier et équipements)

Documents relatifs à la gestion des ressources mobilières (matériel, équipement et fournitures) de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la gestion des ressources mobilières

  • Actif: 2 ans après la fin de la transaction ou tant que les documents sont en vigueur (commande complétée, fin des transactions avec un fournisseur, fin de la garantie, mise à jour de l'inventaire des ressources mobilières et autres)
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

10210 - Dossier de gestion (mobilier et équipements) - Appels d'offres et soumissions

Documents relatifs à l'acquisition et la gestion des ressources mobilières (matériel, équipement et fournitures) de l'UdeM (y compris les services professionnels): appels d'offres, soumissions retenues ou non retenues, documents afférents et autres.

  • Contenu: appels d'offres, soumissions (retenues et non retenues) et documents afférents.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents confidentiels

10220 - Utilisation des ressources mobilières

Documents relatifs au contrôle de l’utilisation et de la disposition des ressources mobilières de l'UdeM (prêt, emprunt, location et vente de matériel et d’équipement).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des immeubles et autres unités responsables de l'utilisation des ressources mobilières

  • Actif: 2 ans après la fin de la transaction (date de vente, de fin de location ou de retour du matériel prêté)
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

10230 - Véhicules

Documents relatifs à l’achat, l’inventaire, l’entretien, la réparation, l’immatriculation, la modification et le remplacement des véhicules de l'UdeM (automobiles, camions et autres).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des immeubles

  • Actif: 1 an à partir du moment où le véhicule est considéré hors d'usage ou n'est plus la propriété de l'UdeM*
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an à partir du moment où le véhicule est considéré hors d'usage ou n'est plus la propriété de l'UdeM*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les documents relatifs à l'utilisation des véhicules (consommation d'essence, feuille de route, kilométrage, réservation, journal d'exploitation et autres) doivent être éliminés après 1 an  (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

10240 - Entretien et réparation

Documents relatifs à l’entretien et à la réparation du matériel et de l’équipement de l'UdeM.

  • Contenu: réquisitions internes et formulaires de demande d’entretien et de réparation, estimation des coûts, description des travaux, études, bons de travail, rapports d’inspection, programmes d’entretien, dossiers de fournisseurs de services d’entretien, de réparation, d’installation et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des immeubles et autres unités responsables de l'entretien et la réparation des ressources mobilière

  • Actif: jusqu'à la fin des travaux d'entretien et de réparation (les soumissions non retenues, réquisitions et autres documents de support doivent être éliminés après 3 ans) (voir Sécurité)
  • Semi-actif: 10 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

10300 - Sécurité

Documents relatifs à la sécurité des personnes et des biens sur le territoire de l'UdeM.

10310 - Prévention et mesures de sécurité

Documents relatifs à la planification et à l’organisation des activités de prévention et des mesures de sécurité de l'UdeM (protection des personnes, des biens mobiliers et immobiliers).

  • Contenu: programmes et rapports de gardiennage, mesures d’urgence, plans et exercices d’évacuation, organisation et formation d’une équipe de secouristes, contrôle des objets perdus et trouvés, des systèmes de sécurité (protection incendie, système d’alarme, surveillance électronique), de la biosécurité et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction de la prévention et de la sécurité et autres unités responsables des activités de prévention et mesures de sécurité

  • Actif: 2 ans ou tant qu'un document, un programme ou un plan est en vigueur
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans ou tant qu'un document, un programme ou un plan est en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives le plan des mesures d'urgence.

Éliminer les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

10310 - Prévention et mesures de sécurité - Rapport de gardiennage

Rapport de gardiennage

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction de la prévention et de la sécurité

  • Actif: 2 ans*
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

* Conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

10320 - Interventions de sécurité

Documents relatifs aux interventions réalisées à la suite d'incidents divers: infraction, crime, vol, acte de vandalisme, accident, déversement de produits dangereux, alerte, déclenchement de système d’alarme (intrusion, incendie) et autres problèmes de sécurité survenus dans les bâtiments, locaux et sur les terrains de l'UdeM (protection des personnes, des biens mobiliers et immobiliers).

  • Contenu: rapports, dossiers d’enquête, registres des plaintes, des alarmes et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau de la sûreté

  • Actif: 2 ans après l'intervention ou la fermeture du dossier
  • Semi-actif: 8 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

10330 - Accès aux édifices et locaux

Documents relatifs au contrôle de l’accès aux immeubles, locaux et terrains de l'UdeM.

  • Contenu: laissez-passer aux édifices, registres des visiteurs, serrurerie (commandes de clés, registres et étiquettes de contrôle des clés, autorisation à déverrouiller une serrure ou sectionner un cadenas) et autres.
  • Renvoi(s)
  •  

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des immeubles et autres unités responsables de l'accès aux édifices et locaux

  • Actif: 3 ans ou tant que les documents sont en vigueur (pour le contrôle de la distribution des clés)
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

3 ans ou tant que les documents sont en vigueur (pour le contrôle de la distribution des clés), puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

10340 - Produits dangereux

Documents relatifs à l’analyse, l’utilisation, le transport, l’entreposage et la disposition des matières dangereuses utilisées dans les locaux de l'UdeM: matières radioactives (radio-isotopes), substances chimiques, déchets dangereux et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des immeubles - section santé et sécurité au travail

  • Actif: 2 ans ou jusqu'à la fermeture du dossier*
  • Semi-actif: 8 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans ou jusqu'à la fermeture du dossier*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les étiquettes de contrôle de radioactivité doivent être éliminées après la compilation des statistiques (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

La disposition des documents relatifs à l'acquisition et l'utilisation des matières radioactives peut nécessiter une autorisation préalable des organismes de contrôle de l'énergie atomique.

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

10350 - Équipements de sécurité

Documents relatifs à la gestion du matériel et de l’équipement utilisés dans le cadre des activités de prévention et de sécurité de l'UdeM.

  • Contenu: inventaire des équipements, rapports d’inspection d’appareils, étiquettes de contrôle des extincteurs, prêt d’équipement, distribution des trousses de secourisme et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau de la sûreté et autres unités responsables de l'équipement de sécurité

  • Actif: 3 ans ou tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

3 ans ou tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: rapports d'inspection d'appareils, étiquettes de contrôle des extincteurs.

Documents non confidentiels internes

10400 - Assurances et réclamations

Documents relatifs aux assurances générales l'UdeM et aux réclamations intentées par ou contre l'UdeM.

10410 - Assurances générales

Documents relatifs aux conventions par lesquelles, moyennant une prime, des assureurs s’engagent à indemniser l’UdeM ou ses unités dans le cas où un incident couvert par une police d’assurance se produit (feu, vol, dommage et autres).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des immeubles

  • Actif: conserver les documents officiels reliés à l'assurance (contrat, avenants et autres) tant que la police est en vigueur. Les documents relatifs aux réclamations sont conservés par l'unité jusqu'au règlement des dossiers.
  • Semi-actif: 10 ans après l'expiration de la police d'assurance ou jusqu'au règlement complet de toutes les réclamations liées à l'assurance
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

Jusqu'au règlement du dossier, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents confidentiels

10420 - Réclamations

Documents relatifs aux réclamations mineures intentées par ou contre l'UdeM concernant le paiement d’une somme d’argent ou l’exécution d’un acte à la suite de dommages matériels ou corporels, pertes ou vols de matériel, accidents, dommages causés à la propriété et autres. Concerne également les documents relatifs aux réclamations majeures intentées par ou contre l'UdeM (principalement auprès des compagnies d’assurance), concernant le paiement d’une compensation majeure ou l’exécution d’un acte à la suite de dommages importants subis par l’UdeM ou ses unités (vice de construction et autres).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: réclamations majeures, vices de construction. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.

Documents confidentiels

10420 - Réclamations - Réclamations sous la responsabilité de la Division des affaires juridiques

Documents, antérieurs au règlement ou le jugement final, relatifs aux réclamations intentées par et contre l'UdeM concernant des blessures corporelles, pertes de matériel ou dommages causés à la propriété.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division des affaires juridiques

  • Actif: jusqu'à la fermeture du dossier
  • Semi-actif: 6 mois
  • Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les réclamations significatives au point de vue monétaire, juridique et des dommages subis.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

10420 - Réclamations - Réclamations concernant des vices de construction

Réclamations concernant des vices de construction

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division des affaires juridiques

  • Actif: jusqu'au règlement du dossier
  • Semi-actif: 30 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les réclamations significatives au point de vue monétaire, juridique et des dommages subis.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

10500 - Développement durable

Documents relatifs à la mise en place d’actions en matière de préservation du patrimoine naturel et architectural, de la biodiversité, de la réduction de l’empreinte écologique de l'UdeM ainsi que de la récupération et du recyclage des biens, équipements, matériels et fournitures.

  • Contenu: plan de mobilité, programmes de réduction des déchets, agriculture urbaine, directives et procédures, publicité, listes d’inventaire, correspondance et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes