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/ Gestion de documents et des archives

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09000 - Finances

Documents relatifs à la gestion des ressources financières de l'UdeM.

  • Contenu: classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

Calculer la durée de conservation en fonction de l'année financière: du 1er mai au 30 avril à partir de 2011 et du 1er juin au 31 mai jusqu'en 2010. Sauf indication contraire, l'année courante ne compte pas dans le calcul de la durée de conservation.

09100 - Financement

Documents relatifs aux moyens par lesquels l’UdeM se procure des fonds: campagne de souscription, d’émission d’obligation, de placement, de dons, etc.

09110 - Subventions

Documents relatifs à toutes les subventions accordées à l'UdeM, incluant les subventions de fonctionnement du gouvernement provincial.

  • Contenu: règles budgétaires, modalités de répartition des subventions, contrats de performance, documents de préparation, détails des subventions accordées et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances et autres unités responsables de la gestion financière d'une subvention

  • Actif: 2 ans après la fermeture du dossier
  • Semi-actif: 8 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans après la fermeture du dossier, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents relatifs aux subventions de fonctionnement accordées à l'UdeM par le gouvernement provincial.

Éliminer les documents relatifs aux autres subventions et les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

09120 - Campagnes de souscription

Documents relatifs à l’organisation et au fonctionnement des campagnes de souscription organisées par l'UdeM.

  • Contenu: recrutement des solliciteurs, registre des donateurs, rapports financiers des campagnes de souscription, documents comptables afférents aux donations (listes des reçus de charité, listes des prélèvements bancaires, listes des déductions sur paies et autres).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Réseau des diplômés et des donateurs et autres unités responsables de campagnes de souscription

  • Actif: 2 ans après le dernier don enregistré ou tant que les documents peuvent être utilisés pour une campagne de souscription subséquente (ex.: selon la périodicité des anniversaires de promotion)*
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à la fin de la campagne de souscription*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les listes de contrôle et documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents récapitulatifs témoignant de l'organisation et du fonctionnement des campagnes de souscription, les rapports illustrant les résultats obtenus et les registres de donateurs.

Éliminer les documents de support: recrutement des solliciteurs, listes et rapports comptables et autres (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

09130 - Fondations, dotations

Documents relatifs à la gestion courante des fonds de dotation et de souscription administrés par l'UdeM.

  • Contenu: correspondance, documents financiers et autres concernant la constitution, le placement et l’utilisation des montants d’argent donnés à l'UdeM par des individus ou des organismes à des fins générales ou spécifiques (chaires, fonds spéciaux et autres).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Réseau des diplômés et des donateurs, Direction des finances et autres unités responsables de fondation ou dotation

  • Actif: 2 ans après la fin de l'utilisation du fonds*
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à la fin de l'utilisation du fonds*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les informations générales sur la nature et l'évolution financière de chaque fonds (création, objectifs, fiches récapitulatives, tableaux financiers permettant de suivre l'évolution financière et la composition du portefeuille de chaque fonds).

Éliminer les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

09140 - Emprunts, placements et garanties

Documents relatifs à la gestion des emprunts, placements et garanties, dont les marges de crédit, contrats de prêt à terme, emprunts hypothécaires, contrats de change à terme, contrats de swap, émission d’obligations ou de débentures, certificats d’action, dépôts à terme, certificats de placement ou de dépôt.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances

  • Actif: 2 ans après l'échéance de l'emprunt ou du placement dont atteste le document
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans après l'échéance de l'emprunt ou du placement dont atteste le document, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives historiques les emprunts et les placements de nature exceptionnelle pour l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

09200 - Budgets

Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi des budgets de l'UdeM et de ses unités.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

09210 - Fonds de fonctionnement

Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi du fonds de fonctionnement (fonds courant) de l'UdeM et de ses unités, à la gestion du cadre budgétaire, aux règles budgétaires, aux prévisions et demandes budgétaires, aux plans budgétaires périodiques, aux budgets approuvés, aux plans de redressement ou d’équilibre budgétaire et autres.

  • Contenu: documents d'élaboration du budget, calculs, réalisations estimées, demandes au Comité du budget, plans budgétaires, budgets approuvés, rapports budgétaires (rapports Synchro), bilans et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances et autres unités responsables de budgets

  • Actif: 2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

3 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les plans budgétaires, les plans quinquennaux d'investissement, la version officielle des budgets approuvés, la réponse du Comité du budget pour chaque unité, l'état global des dépenses à la fin de l'année budgétaire et les relevés budgétaires détaillés (si un rapport cumulatif existe, seul le dernier relevé de l'année financière est à conserver).

Éliminer les documents de support à la préparation et au suivi des budgets: documents d'élaboration, réalisations estimées, calculs, demandes et modifications budgétaires, rapports budgétaires sommaires, rapports et relevés budgétaires périodiques (bilans, états sommaires des revenus et dépenses, état des surplus et déficits, analyse des écarts, sommaire des virements et budgets additionnels, rapport de dépenses d'investissement) et autres (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

09220 - Fonds des immobilisations

Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi du fonds des immobilisations (budget d’immobilisation - anciennement budget d'investissement ou budget MAO) de l'UdeM et de ses  unités, à la gestion du cadre budgétaire, aux règles budgétaires, aux prévisions et demandes budgétaires, aux plans budgétaires périodiques, aux budgets approuvés, aux plans de redressement ou d’équilibre budgétaire et autres.

  • Contenu: documents d'élaboration du budget, calculs, demandes au Comité du budget, plans budgétaires, budgets approuvés, rapports budgétaires (rapports Synchro), bilans et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances et autres unités responsables de budgets

  • Actif: 2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

3 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les plans budgétaires, les plans quinquennaux d'investissement, la version officielle des budgets approuvés, la réponse du Comité du budget pour chaque unité, l'état global des dépenses à la fin de l'année budgétaire et les relevés budgétaires détaillés (si un rapport cumulatif existe, seul le dernier relevé de l'année financière est à conserver).

Éliminer les documents de support à la préparation et au suivi des budgets: documents d'élaboration, réalisations estimées, calculs, demandes et modifications budgétaires, rapports budgétaires sommaires, rapports et relevés budgétaires périodiques (bilans, états sommaires des revenus et dépenses, état des surplus et déficits, analyse des écarts, sommaire des virements et budgets additionnels, rapport de dépenses d'investissement) et autres (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

09230 - Fonds avec restrictions

Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi des fonds avec restrictions (fonds de recherche, fonds spéciaux) de l'UdeM et de ses unités, à la gestion du cadre budgétaire, aux règles budgétaires, aux prévisions et demandes budgétaires, aux plans budgétaires périodiques, aux budgets approuvés, aux plans de redressement ou d’équilibre budgétaire et autres.

  • Contenu: documents d'élaboration du budget, calculs, rapports budgétaires (rapports Synchro), bilans et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances et autres unités responsables de budgets

  • Actif: 2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

3 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les plans budgétaires, les plans quinquennaux d'investissement, la version officielle des budgets approuvés, la réponse du Comité du budget pour chaque unité, l'état global des dépenses à la fin de l'année budgétaire et les relevés budgétaires détaillés (si un rapport cumulatif existe, seul le dernier relevé de l'année financière est à conserver).

Éliminer les documents de support à la préparation et au suivi des budgets: documents d'élaboration, réalisations estimées, calculs, demandes et modifications budgétaires, rapports budgétaires sommaires, rapports et relevés budgétaires périodiques (bilans, états sommaires des revenus et dépenses, état des surplus et déficits, analyse des écarts, sommaire des virements et budgets additionnels, rapport de dépenses d'investissement) et autres (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

09240 - Fonds de dotation et de souscription

Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi des fonds de dotation et de souscription de l'UdeM et de ses unités, à la gestion du cadre budgétaire, aux règles budgétaires, aux prévisions et demandes budgétaires, aux plans budgétaires périodiques, aux budgets approuvés, aux plans de redressement ou d’équilibre budgétaire et autres.

  • Contenu: documents d'élaboration du budget, calculs, rapports budgétaires (rapports Synchro), bilans et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances et autres unités responsables de budgets

  • Actif: 2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

3 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi  (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les plans budgétaires, les plans quinquennaux d'investissement, la version officielle des budgets approuvés, la réponse du Comité du budget pour chaque unité, l'état global des dépenses à la fin de l'année budgétaire et les relevés budgétaires détaillés (si un rapport cumulatif existe, seul le dernier relevé de l'année financière est à conserver).

Éliminer les documents de support à la préparation et au suivi des budgets: documents d'élaboration, réalisations estimées, calculs, demandes et modifications budgétaires, rapports budgétaires sommaires, rapports et relevés budgétaires périodiques (bilans, états sommaires des revenus et dépenses, état des surplus et déficits, analyse des écarts, sommaire des virements et budgets additionnels, rapport de dépenses d'investissement) et autres (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

09300 - Comptabilité

Documents relatifs aux opérations comptables (contrôle, dépenses, revenus, opérations bancaires, impôts et taxes, comptes étudiants), ainsi que l’information pouvant servir à l’administration de la comptabilité.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

09310 - Dossier de gestion (comptabilité)

Documents relatifs à la gestion du système comptable de l'UdeM.

  • Contenu: charte comptable, grand livre, journal de caisse ou de trésorerie (encaissements et décaissements), journal général, journal des achats, listes de contrôle et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances et autres unités responsables de la comptabilité

  • Actif: 2 ans*
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives le grand livre général ou son équivalent, le plan comptable, le journal de caisse ou de trésorerie (encaissements et décaissements) et les écritures de journal (journal général) sauf si l'information équivalente se retrouve au grand livre général.

Éliminer les documents de support utilisés pour assurer la gestion du système comptable (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

09310 - Dossier de gestion (comptabilité) - État des comptes et relevé comptable

Documents sur lesquels figure la transcription des mouvements enregistrés dans un compte, de manière à faire ressortir son solde.

  • Contenu: états des comptes et relevés comptables de tous les fonds.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances

  • Actif: 1 an
  • Semi-actif: 4 ans
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

09320 - Dépenses

Documents relatifs à la gestion des comptes à payer et au contrôle des dépenses de l'UdeM.

  • Contenu: factures, réquisitions de paiement, commandes, transactions internes (transactions interdépartementales, feuilles de remises, factures), cartes d'achat, chèques (encaissés, annulés, retournés, sans provision, copies de chèques), documents relatifs à l’administration de la petite caisse (rapport et bon de petite caisse); documents relatifs au remboursement des frais de voyage, de représentation, de réception, de déplacements (reçus ou frais de subsistance); honoraires, bourses, droits d'auteur et autres pièces justificatives.
  • Classer par compte budgétaire.
  • Renvoi(s)

Remarque(s)

Les unités décentralisées détiennent des exemplaires principaux des pièces justificatives de nature financière (carte d’achat, demande de paiement, frais de voyage, honoraires – bourses – droits d’auteur, frais de réception et de représentation et autres), de même que pour tout autre document devant être conservé à des fins de contrôle par le vérificateur. Certaines unités centralisées peuvent également détenir un exemplaire principal de ces documents si elles conservent l’original et envoient une copie à la Direction des finances.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances et unités décentralisées

  • Actif: 1 an
  • Semi-actif: 9 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: copies de chèques personnels.

Documents confidentiels

09330 - Revenus

Documents relatifs à la gestion des comptes à recevoir et au contrôle des revenus de l'UdeM (revenus généraux, placements, commandites, ventes de services et autres).

  • Contenu: reçus, factures, transactions internes (transactions interdépartementales, feuilles de remises, factures) et autres pièces justificatives.
  • Classer par compte budgétaire.
  • Renvoi(s)

Remarque(s)

Les unités décentralisées détiennent des exemplaires principaux des pièces justificatives de nature financière (carte d’achat, demande de paiement, frais de voyage, honoraires – bourses – droits d’auteur, frais de réception et de représentation et autres), de même que pour tout autre document devant être conservé à des fins de contrôle par le vérificateur. Certaines unités centralisées peuvent également détenir un exemplaire principal de ces documents si elles conservent l’original et envoient une copie à la Direction des finances.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances et unités décentralisées

  • Actif: 1 an
  • Semi-actif: 9 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: copies de chèques personnels.

Documents confidentiels

09340 - Opérations bancaires

Documents relatifs à la gestion des opérations bancaires de l'UdeM.

  • Contenu: états de compte, conciliations bancaires, bordereaux de dépôts, état des liquidités, chèques payés, contrats de services bancaires et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances

  • Actif: 2 ans*
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés  après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: copies de chèques personnels.

Documents confidentiels

09350 - Impôts et taxes

Documents relatifs aux impôts et taxes des divers niveaux de gouvernements.

  • Contenu: relevés de taxation, rapports de déclaration ou de récupération des versements de taxe de vente et de taxe sur les produits et services, remise de la taxe d’accise, documents liés à l’émission des reçus de charité (incluant le numéro d’enregistrement) et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

09360 - Comptes étudiants

Documents relatifs au contrôle de la facturation, de la perception et de la gestion des frais de scolarité et des autres frais payables par les étudiants de l'UdeM.

  • Contenu: relevés des comptes étudiants, documents liés à la facturation des étudiants, au paiement et au recouvrement des frais de scolarité, à l’émission des reçus de scolarité fournis aux étudiants pour fins d’impôt et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances

  • Actif: 2 ans après le paiement du compte ou la fermeture du dossier de recouvrement*
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans après le paiement du compte ou la fermeture du dossier de recouvrement*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour assurer le suivi des activités doivent être éliminés  après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

09400 - Gestion de la paie

Documents relatifs à l’administration de la paie des employés de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

09400 - Gestion de la paie - Avis au requérant

Formulaire PERF-48 servant d'avis de rejet de rémunération particulière.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances

  • Actif: 1 an
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

09400 - Gestion de la paie - Journal des chèques

Journal comptable relatif aux chèques de salaires accordés au personnel de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances

  • Actif: 1 an
  • Semi-actif: 7 ans
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Verser aux archives*

* Éliminer les documents papier après leur numérisation de substitution s'il y a lieu (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

09400 - Gestion de la paie - Journal-salaires

Journal comptable relatif aux salaires accordés au personnel de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances

  • Actif: 1 an
  • Semi-actif: 7 ans
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Verser aux archives*

* Éliminer les documents papier après leur numérisation de substitution s'il y a lieu (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

09500 - Rapports et états financiers

Documents relatifs au contrôle de la gestion financière de l'UdeM.

  • Contenu: rapports et états financiers et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 8 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les états financiers annuels, le rapport financier cumulatif annuel, le formulaire financier annuel (présenté par l'UdeM au gouvernement du Québec).

Éliminer les documents de support à la réalisation des rapports et états financiers (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

09600 - Vérification financière

Documents relatifs à la vérification de la gestion financière de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des finances

  • Actif: 5 ans
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels