09000 - Finances
Documents relatifs à la gestion des ressources financières de l'UdeM.
- Contenu: classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
Calculer la durée de conservation en fonction de l'année financière: du 1er mai au 30 avril à partir de 2011 et du 1er juin au 31 mai jusqu'en 2010. Sauf indication contraire, l'année courante ne compte pas dans le calcul de la durée de conservation.
Règles de gestion
Vous pouvez naviguer dans les règles par séries ou effectuer une recherche par mot-clé ou par code.
Missions
Gestion
09100 - Financement
Documents relatifs aux moyens par lesquels l’UdeM se procure des fonds: campagne de souscription, d’émission d’obligation, de placement, de dons, etc.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
- Renvoi(s)
- 03200-Financement de la recherche: pour le financement de la recherche
09110 - Subventions
Documents relatifs à toutes les subventions accordées à l'UdeM, incluant les subventions de fonctionnement du gouvernement provincial.
- Contenu: règles budgétaires, modalités de répartition des subventions, contrats de performance, documents de préparation, détails des subventions accordées et autres.
- Renvoi(s)
- U12-Contrats et ententes: pour les protocoles, contrats et ententes
- 03510-Contrats et subventions: pour les subventions de recherche
- 09320-Dépenses: pour les pièces justificatives reliées à l'utilisation de la subvention
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des finances et autres unités responsables de la gestion financière d'une subvention
- Actif: 2 ans après la fermeture du dossier
- Semi-actif: 8 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans après la fermeture du dossier, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les documents relatifs aux subventions de fonctionnement accordées à l'UdeM par le gouvernement provincial.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents confidentiels
09120 - Campagnes de souscription
Documents relatifs à l’organisation et au fonctionnement des campagnes de souscription organisées par l'UdeM.
- Contenu: recrutement des solliciteurs, registre des donateurs, rapports financiers des campagnes de souscription, documents comptables afférents aux donations (listes des reçus de charité, listes des prélèvements bancaires, listes des déductions sur paies et autres).
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Réseau des diplômés et des donateurs et autres unités responsables de campagnes de souscription
- Actif: 2 ans après le dernier don enregistré ou tant que les documents peuvent être utilisés pour une campagne de souscription subséquente (ex.: selon la périodicité des anniversaires de promotion)*
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
Jusqu'à la fin de la campagne de souscription*, puis éliminer (voir Sécurité)
* Les listes de contrôle et documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les documents récapitulatifs témoignant de l'organisation et du fonctionnement des campagnes de souscription, les rapports illustrant les résultats obtenus et les registres de donateurs.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.
09130 - Fondations, dotations
Documents relatifs à la gestion courante des fonds de dotation et de souscription administrés par l'UdeM.
- Contenu: correspondance, documents financiers et autres concernant la constitution, le placement et l’utilisation des montants d’argent donnés à l'UdeM par des individus ou des organismes à des fins générales ou spécifiques (chaires, fonds spéciaux et autres).
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Réseau des diplômés et des donateurs, Direction des finances et autres unités responsables de fondation ou dotation
- Actif: 2 ans après la fin de l'utilisation du fonds*
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
Jusqu'à la fin de l'utilisation du fonds*, puis éliminer (voir Sécurité)
* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les informations générales sur la nature et l'évolution financière de chaque fonds (création, objectifs, fiches récapitulatives, tableaux financiers permettant de suivre l'évolution financière et la composition du portefeuille de chaque fonds).
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.
09140 - Emprunts, placements et garanties
Documents relatifs à la gestion des emprunts, placements et garanties.
- Contenu: marges de crédit, contrats de prêt à terme, emprunts hypothécaires, contrats de change à terme, contrats de swap, émission d'obligations ou de débentures, certificats d'action, dépôts à terme, certificats de placement ou de dépôt.
- Renvoi(s)
- U12-Contrats et ententes: pour les protocoles, contrats et ententes
- 06330-Procédures judiciaires: pour les quittances
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des finances
- Actif: 2 ans après l'échéance de l'emprunt ou du placement dont atteste le document
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans après l'échéance de l'emprunt ou du placement dont atteste le document, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives historiques les emprunts et les placements de nature exceptionnelle pour l'UdeM.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
09200 - Budgets
Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi des budgets de l'UdeM et de ses unités.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
09210 - Fonds de fonctionnement
Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi du fonds de fonctionnement (fonds courant) de l'UdeM et de ses unités, à la gestion du cadre budgétaire, aux règles budgétaires, aux prévisions et demandes budgétaires, aux plans budgétaires périodiques, aux budgets approuvés, aux plans de redressement ou d’équilibre budgétaire.
- Contenu: documents d'élaboration du budget, calculs, réalisations estimées, demandes au Comité du budget, plans budgétaires, budgets approuvés, rapports budgétaires (rapports Synchro), bilans et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des finances et autres unités responsables de budgets
- Actif: 2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
3 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*, puis éliminer (voir Sécurité)
* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les plans budgétaires, les plans quinquennaux d'investissement, la version officielle des budgets approuvés, la réponse du Comité du budget pour chaque unité, l'état global des dépenses à la fin de l'année budgétaire et les relevés budgétaires détaillés (si un rapport cumulatif existe, seul le dernier relevé de l'année financière est à conserver).
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
09220 - Fonds des immobilisations
Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi du fonds des immobilisations (budget d’immobilisation - anciennement budget d'investissement ou budget MAO) de l'UdeM et de ses unités, à la gestion du cadre budgétaire, aux règles budgétaires, aux prévisions et demandes budgétaires, aux plans budgétaires périodiques, aux budgets approuvés, aux plans de redressement ou d’équilibre budgétaire.
- Contenu: documents d'élaboration du budget, calculs, demandes au Comité du budget, plans budgétaires, budgets approuvés, rapports budgétaires (rapports Synchro), bilans et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des finances et autres unités responsables de budgets
- Actif: 2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
3 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*, puis éliminer (voir Sécurité)
* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les plans budgétaires, les plans quinquennaux d'investissement, la version officielle des budgets approuvés, la réponse du Comité du budget pour chaque unité, l'état global des dépenses à la fin de l'année budgétaire et les relevés budgétaires détaillés (si un rapport cumulatif existe, seul le dernier relevé de l'année financière est à conserver).
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
09230 - Fonds avec restrictions
Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi des fonds avec restrictions (fonds de recherche, fonds spéciaux) de l'UdeM et de ses unités, à la gestion du cadre budgétaire, aux règles budgétaires, aux prévisions et demandes budgétaires, aux plans budgétaires périodiques, aux budgets approuvés, aux plans de redressement ou d’équilibre budgétaire.
- Contenu: documents d'élaboration du budget, calculs, rapports budgétaires (rapports Synchro), bilans et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des finances et autres unités responsables de budgets
- Actif: 2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
3 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*, puis éliminer (voir Sécurité)
* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les plans budgétaires, les plans quinquennaux d'investissement, la version officielle des budgets approuvés, la réponse du Comité du budget pour chaque unité, l'état global des dépenses à la fin de l'année budgétaire et les relevés budgétaires détaillés (si un rapport cumulatif existe, seul le dernier relevé de l'année financière est à conserver).
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
09240 - Fonds de dotation et de souscription
Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi des fonds de dotation et de souscription de l'UdeM et de ses unités, à la gestion du cadre budgétaire, aux règles budgétaires, aux prévisions et demandes budgétaires, aux plans budgétaires périodiques, aux budgets approuvés, aux plans de redressement ou d’équilibre budgétaire.
- Contenu: documents d'élaboration du budget, calculs, rapports budgétaires (rapports Synchro), bilans et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des finances et autres unités responsables de budgets
- Actif: 2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
3 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*, puis éliminer (voir Sécurité)
* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les plans budgétaires, les plans quinquennaux d'investissement, la version officielle des budgets approuvés, la réponse du Comité du budget pour chaque unité, l'état global des dépenses à la fin de l'année budgétaire et les relevés budgétaires détaillés (si un rapport cumulatif existe, seul le dernier relevé de l'année financière est à conserver).
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
09300 - Comptabilité
Documents relatifs aux opérations comptables (contrôle, dépenses, revenus, opérations bancaires, impôts et taxes, comptes étudiants), ainsi que l’information pouvant servir à l’administration de la comptabilité.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
09310 - Dossier de gestion (comptabilité)
Documents relatifs à la gestion du système comptable de l'UdeM.
- Contenu: charte comptable, grand livre, journal de caisse ou de trésorerie (encaissements et décaissements), journal général, journal des achats, états des comptes, relevés comptables, listes de contrôle et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des finances et autres unités responsables de la comptabilité
- Actif: 2 ans*
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans*, puis éliminer (voir Sécurité)
* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives le grand livre général ou son équivalent, le plan comptable, le journal de caisse ou de trésorerie (encaissements et décaissements) et les écritures de journal (journal général) sauf si l'information équivalente se retrouve au grand livre général.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
09320 - Dépenses
Documents relatifs à la gestion des comptes à payer et au contrôle des dépenses de l'UdeM.
- Contenu: factures, réquisitions de paiement, commandes, transactions internes (transactions interdépartementales, feuilles de remises, factures), cartes d'achat, chèques (encaissés, annulés, retournés, sans provision, copies de chèques), documents relatifs à l’administration de la petite caisse (rapport et bon de petite caisse); documents relatifs au remboursement des frais de voyage, de représentation, de réception, de déplacements (reçus ou frais de subsistance); honoraires, bourses, droits d'auteur et autres pièces justificatives.
- Classer par compte budgétaire.
- Renvoi(s)
- 09400-Gestion de la paie: pour l’administration de la paie des employés
Remarque(s)
Les unités décentralisées détiennent des exemplaires principaux des pièces justificatives de nature financière (carte d’achat, demande de paiement, frais de voyage, honoraires – bourses – droits d’auteur, frais de réception et de représentation et autres), de même que pour tout autre document devant être conservé à des fins de contrôle par le vérificateur. Certaines unités centralisées peuvent également détenir un exemplaire principal de ces documents si elles conservent l’original et envoient une copie à la Direction des finances.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des finances et unités décentralisées
- Actif: 1 an
- Semi-actif: 9 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Secondaire
1 an, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex.: copies de chèques personnels.
Documents confidentiels
09330 - Revenus
Documents relatifs à la gestion des comptes à recevoir et au contrôle des revenus de l'UdeM (revenus généraux, placements, commandites, ventes de services et autres).
- Contenu: reçus, factures, transactions internes (transactions interdépartementales, feuilles de remises, factures) et autres pièces justificatives.
- Classer par compte budgétaire.
- Renvoi(s)
- 09360-Comptes étudiants: pour les comptes étudiants
Remarque(s)
Les unités décentralisées détiennent des exemplaires principaux des pièces justificatives de nature financière (carte d’achat, demande de paiement, frais de voyage, honoraires – bourses – droits d’auteur, frais de réception et de représentation et autres), de même que pour tout autre document devant être conservé à des fins de contrôle par le vérificateur. Certaines unités centralisées peuvent également détenir un exemplaire principal de ces documents si elles conservent l’original et envoient une copie à la Direction des finances.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des finances et unités décentralisées
- Actif: 1 an
- Semi-actif: 9 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Secondaire
1 an, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex.: copies de chèques personnels.
Documents confidentiels
09340 - Opérations bancaires
Documents relatifs à la gestion des opérations bancaires de l'UdeM.
- Contenu: états de compte, conciliations bancaires, bordereaux de dépôts, état des liquidités, chèques payés, contrats de services bancaires et autres.
- Renvoi(s)
- U12-Contrats et ententes: pour les protocoles, contrats et ententes
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des finances
- Actif: 2 ans*
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Secondaire
2 ans*, puis éliminer (voir Sécurité)
* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex.: copies de chèques personnels.
Documents confidentiels
09350 - Impôts et taxes
Documents relatifs aux impôts et taxes des divers niveaux de gouvernements.
- Contenu: relevés de taxation, rapports de déclaration ou de récupération des versements de taxe de vente et de taxe sur les produits et services, remise de la taxe d’accise, documents liés à l’émission des reçus de charité (incluant le numéro d’enregistrement) et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des finances
- Actif: 2 ans
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents non confidentiels internes
09360 - Comptes étudiants
Documents relatifs au contrôle de la facturation, de la perception et de la gestion des frais de scolarité et des autres frais payables par les étudiants de l'UdeM.
- Contenu: relevés des comptes étudiants, documents liés à la facturation des étudiants, au paiement et au recouvrement des frais de scolarité, à l’émission des reçus de scolarité fournis aux étudiants pour fins d’impôt et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des finances
- Actif: 2 ans après le paiement du compte ou la fermeture du dossier de recouvrement*
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Secondaire
2 ans après le paiement du compte ou la fermeture du dossier de recouvrement*, puis éliminer (voir Sécurité)
* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour assurer le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir Sécurité).
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents hautement confidentiels
09400 - Gestion de la paie
Documents relatifs à l’administration de la paie des employés de l'UdeM.
- Contenu: feuillets fiscaux (T4, TP4), rapport périodique des heures de travail et des salaires payés, journal ou registre de paie, documents relatifs aux déductions salariales, à l’autorisation de prélèvements sur le salaire, à l’émission des relevés d’emploi et autres.
- Renvoi(s)
- 08710-Horaires de travail: pour les feuilles de temps
- 08720-Rémunération: pour la rémunération et les échelles de salaire en vigueur à l'UdeM
- 08820-Absences et congés: pour les rapports de la banque maladie
- 09400-Gestion de la paie - Avis au requérant: pour les avis au requérant
- 09400-Gestion de la paie - Journal des chèques: pour le journal des chèques
- 09400-Gestion de la paie - Journal-salaires: pour le journal-salaires
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des finances
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
09400 - Gestion de la paie - Journal des chèques
Journal comptable relatif aux chèques de salaires accordés au personnel de l'UdeM.
- Contenu: journal comptable.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des finances
- Actif: 1 an
- Semi-actif: 7 ans*
- Inactif: verser aux archives
Secondaire
1 an, puis éliminer (voir Sécurité)
* Éliminer les documents papier après leur numérisation de substitution par la DAGI s'il y a lieu (voir Sécurité).
Mode de disposition
Verser aux archives
Sécurité
Documents hautement confidentiels
09400 - Gestion de la paie - Journal-salaires
Journal comptable relatif aux salaires accordés au personnel de l'UdeM.
- Contenu: journal comptable.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des finances
- Actif: 1 an
- Semi-actif: 7 ans*
- Inactif: verser aux archives
Secondaire
1 an, puis éliminer (voir Sécurité)
* Éliminer les documents papier après leur numérisation de substitution par la DAGI s'il y a lieu (voir Sécurité).
Mode de disposition
Verser aux archives
Sécurité
Documents hautement confidentiels
09500 - Rapports et états financiers
Documents relatifs au contrôle de la gestion financière de l'UdeM.
- Contenu: rapports et états financiers et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des finances
- Actif: 2 ans
- Semi-actif: 8 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les états financiers annuels, le rapport financier cumulatif annuel, le formulaire financier annuel (présenté par l'UdeM au gouvernement du Québec).
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents confidentiels
09600 - Vérification financière
Documents relatifs à la vérification de la gestion financière de l'UdeM.
- Contenu: programmes, mandats et rapports de vérification (interne et externe) et autres.
- Renvoi(s)
- 06240-Évaluation administrative (UdeM) et 06440-Évaluation administrative (votre unité): pour la vérification des processus administratifs
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des finances
- Actif: 5 ans
- Semi-actif: n/a
- Inactif: verser aux archives
Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Verser aux archives
Sécurité
Documents hautement confidentiels