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/ Gestion de documents et des archives

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08000 - Personnel

Documents relatifs à la gestion du personnel administratif et du personnel enseignant (incluant le personnel de recherche) de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

08100 - Gestion des effectifs

Documents relatifs à la gestion des effectifs et des postes de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

08110 - Dossier de gestion (gestion des effectifs)

Documents relatifs à la planification, à l’inventaire, à l’évaluation et à la modification des effectifs et des postes de l'UdeM.

  • Contenu: étude, analyse, rapport et recommandations sur les besoins en personnel et sur l’état des postes (création, évaluation, classification, répartition, abolition et transfert de postes), plan d’effectifs, inventaire et structure des postes, plan d’embauche du personnel, gestion de la diversité, programme d'équité, liste de personnel, liste d’ancienneté et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines et autres unités responsables de la gestion des effectifs

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les listes de personnel de la DRH, le plan d'effectifs officiel, le plan d'embauche spécifique à l'UdeM, le registre cumulatif des postes, les inventaires des postes ainsi que les rapports et études sur la création, état, modification, transfert et abolition de postes. Verser également les listes annuelles d'ancienneté des années 1 et 6 de chaque décennie.

Éliminer les autres listes de personnel, les listes périodiques non officielles, les rapports partiels et autres documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: numéro d'assurance sociale, salaire d'un employé.

Documents confidentiels

08120 - Descriptions de fonctions

Documents relatifs à la définition des fonctions et des tâches du personnel de l'UdeM.

  • Contenu: description de fonctions et de tâches, plans de travail, répartition des tâches administratives et d'enseignement, activités professionnelles extérieures et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité). N.B.: Toutes les unités doivent verser aux archives les descriptions de fonctions antérieures à 1989.

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les descriptions officielles de fonctions et de tâches du personnel de l'UdeM, les plans de travail ou les rapports témoignant de la répartition des tâches d'enseignement, des tâches autres que l'enseignement et des activités professionnelles extérieures.

Éliminer les documents de support (formulaires de travail, listes préliminaires et autres) (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à un employé en particulier.

Documents non confidentiels internes

08200 - Dotation

Documents relatifs à la dotation du personnel administratif et du personnel enseignant (incluant le personnel de recherche) de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

08210 - Recrutement

Documents relatifs aux concours de recrutement du personnel de l'UdeM.

  • Contenu: demande de personnel, description de fonctions, critères d’embauche et exigences de qualification, avis de poste vacant, dossier de dotation, offre d’emploi, annonce ou communiqué, affichage, offres de service et demandes d’emploi, curriculum vitae, convocations, guide d’évaluation, test et résultats, grille de sélection, résumé d’entrevue, rapport du comité de sélection, correspondance et autres.
  • Classer par numéro de concours.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines et autres unités responsables du recrutement

  • Actif: 1 an après la fin du concours ou jusqu'au règlement du dernier grief lié au processus de recrutement*
  • Semi-actif: 2 ans ou tant qu'une contestation du processus de recrutement est possible (selon les dispositions de la convention collective concernée). Les dossiers individuels d'embauche sont conservés 10 ans.
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an après la fin du concours ou jusqu'au règlement du dernier grief lié au processus de recrutement*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les offres de service sont éliminées après 1 an (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les offres d'emploi, critères d'embauche, dossiers de recrutement du personnel de direction (cadres) et enseignant régulier.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: numéro d'assurance sociale, salaire d'un employé.

Documents confidentiels

08220 - Embauche

Documents nécessaires à la réalisation du processus d’embauche ou de nomination du personnel de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines et autres unités responsables de l'embauche

  • Actif: jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version ou jusqu'à la fin d'un processus de nomination spécifique
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version ou jusqu'à la fin d'un processus de nomination spécifique, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives le bilan cumulatif des engagements, les procédures, les normes et les guides d'accueil destinés aux différentes catégories de personnel. Verser également les documents témoignant du processus de nomination des cadres supérieurs (les dossiers d'élection font l'objet d'une règle de gestion distincte).

Éliminer les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: numéro d'assurance sociale, salaire d'un employé.

Documents confidentiels

08230 - Attribution des charges de cours

Documents relatifs à l’attribution des charges de cours pour une session donnée (chargé de cours, chargé de clinique, chargé de formation pratique, chargé de formation clinique et superviseur de stages).

  • Contenu: formulaires de candidatures, listes d’éligibilité aux charges de cours, affichage des cours, attribution des cours, listes de pointage, exigences de qualification, état de la charge de cours, listes des cours annulés ou soustraits à l’affichage, listes et documents de contrôle et autres.
  • Classer par session, par cours.
  • Renvoi(s)
    • 08210-Recrutement: pour les formulaires de candidatures qui ne sont pas classés dans le dossier d’attribution des charges de cours

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau du personnel enseignant et autres unités responsables de l'attribution des charges de cours

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: numéro d'assurance sociale, salaire d'un employé.

Documents confidentiels

08300 - Dossiers individuels - personnel

Dossier permettant de suivre la carrière du personnel administratif et du personnel enseignant (incluant le personnel de recherche) de l'UdeM.

08310 - Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier administratif

Dossier regroupant les documents permettant de suivre la carrière du personnel enseignant de l'UdeM (tous les types de personnels): professeur (adjoint, agrégé, titulaire), professeur sous octroi (adjoint, agrégé, titulaire), professeur associé, professeur de formation pratique, professeur-chercheur, attaché de recherche, chercheur invité, professeur invité, chargé d'enseignement, professeur de clinique (adjoint, agrégé, titulaire), chargé d'enseignement clinique, responsable de formation professionnelle, responsable de formation clinique, responsable de cours de langue, chargé de cours, superviseur de stage, chargé de clinique, chargé de formation pratique, auxiliaire d'enseignement (étudiant), auxiliaire de recherche, assistant technique, conférencier, consultant, tuteur, conseiller pédagogique, auxiliaire non-étudiant (animateur, animateur de session, correcteur niveau 1 et 2, démonstrateur, moniteur, surveillant d'examen, superviseur de laboratoire).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines ou unités d'embauche pour les auxiliaires d'enseignement, les chargés de cours et les fonctions assimilées

  • Actif: 2 ans après le départ de l'employé ou de la signature du contrat d'engagement (auxiliaires d'enseignement, chargés de cours et fonctions assimilées)*
  • Semi-actif: 8 ans pour les auxiliaires d'enseignement (et fonctions assimilées), ainsi que  le personnel n'ayant pas adhéré au RRUM. 75 ans ou 6 ans après le règlement de la succession consécutive au décès, selon la plus courte échéance, pour le personnel ayant adhéré au RRUM.
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans après le départ de l'employé, puis éliminer (voir Sécurité)

* Pour la DRH, conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les dossiers des professeurs émérites.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

08310 - Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier carrière (professeurs et chercheurs)

Dossier regroupant les documents permettant de suivre la carrière des professeurs et des chercheurs.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): écoles, départements, instituts et facultés non départementalisées

  • Actif: 2 ans après le départ de l'employé. Les dossiers de promotion et de renouvellement, les dossiers de congés d'études (à l’exception des rapports) et la charge d’enseignement peuvent être élagués tout au long de la carrière du professeur, selon les besoins de consultation de l'unité.
  • Semi-actif: 10 ans ou 1 an après le décès, selon la plus courte échéance, des documents suivants: dossier d'engagement, les CV (incluant les mises à jour), rapports de congés d'études (sabbatiques) et correspondance ou autres documents significatifs permettant de retracer la carrière du professeur. La pertinence de conserver les dossiers sera réévaluée avec l’unité détentrice aux 10 ans.
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans après le départ de l'employé, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives la dernière version du curriculum vitae consolidé (ou chacune de ses mises à jour le cas échéant) de chaque professeur ainsi que les dossiers intégraux des professeur émérites.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

08310 - Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier de promotion (professeurs et chercheurs)

Dossier regroupant les documents relatifs aux demandes de promotion de professeurs pour l'agrégation ou la titularisation.

  • Contenu: correspondance, demande adressée au recteur, formulaire de promotion, curriculum vitae, lois et règlements, diplôme-certificat, listes et procès-verbaux (extraits) et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines

  • Actif: jusqu'après l'annonce officielle de la promotion
  • Semi-actif: 5 ans*
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans après le départ de l'employé, puis éliminer (voir Sécurité)

* Conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents numérisés.

Éliminer les documents papier (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

08320 - Dossiers individuels - personnel administratif

Dossier regroupant les documents permettant de suivre la carrière du personnel administratif de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines

  • Actif: 2 ans après le départ de l'employé*
  • Semi-actif: 8 ans pour les dossiers du personnel n'ayant pas adhéré au RRUM. 75 ans ou 6 ans après le règlement de la succession consécutive au décès, selon la plus courte échéance, pour les dossiers du personnel ayant adhéré au RRUM.
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans après le départ de l'employé, puis éliminer (voir Sécurité)

* Conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

08400 - Évaluation

Documents relatifs à l’évaluation du rendement du personnel de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines et autres unités responsables de l'évaluation du personnel

  • Actif: tant que le programme ou les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: 5 ans ou tant que les documents sont nécessaires à l'application de la convention collective (évaluations périodiques, évolution des critères et autres)
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que le programme ou les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les programmes et guides d'évaluation.

Éliminer les documents de support (listes d'employés à évaluer et autres) (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex. : documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à l'évaluation d'une personne en particulier.

Documents non confidentiels internes

08500 - Mouvement du personnel

Documents relatifs au contrôle des mouvements de personnel de l'UdeM: promotion, mutation, reclassification, rétrogradation, transfert d’employé, affectation temporaire, dégrèvement des professeurs, mise en disponibilité, cessation d’emploi, mise à pied, retraite.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines

  • Actif: 1 an
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex. : numéro d'assurance-sociale, salaire d'un employé, documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à un employé en particulier.

Documents non confidentiels internes

08500 - Mouvement du personnel - Dossier de promotion

Dossier regroupant les documents relatifs aux demandes de promotion de professeurs pour l'agrégation ou la titularisation.

  • Contenu: correspondance, demande adressée au recteur, formulaire de promotion, curriculum vitae, lois et règlements, diplôme-certificat, listes et procès-verbaux (extraits) et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines et Faculté des arts et des sciences

  • Actif: jusqu'après l'annonce officielle de la promotion
  • Semi-actif: 5 ans*
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans après le départ de l'employé, quel que soit le motif du départ, puis éliminer (voir Sécurité)

* Conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents numérisés.

Éliminer les documents papier (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

08600 - Formation du personnel

Documents relatifs à la formation et au perfectionnement du personnel de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

08610 - Dossier de gestion (formation du personnel)

Documents relatifs à l’administration des activités collectives ou individuelles de formation et de perfectionnement du personnel de l'UdeM. Concerne également les activités de préparation à la retraite.

  • Contenu: programme de perfectionnement (cours, atelier, stage, échange et autres), guides de formation, demandes de formation, critères d’évaluation des demandes, budgets, invitations à soumettre des projets, documentation, publicité et communiqués, liste des inscriptions, rapports d’activités et autres.
  • Classer par type de personnel, par session, par activité.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: demande de formation, évaluation de la demande, documents concernant le remboursement, listes d'inscription.

Documents non confidentiels internes

08620 - Dossiers individuels (formation du personnel)

Dossier regroupant les documents témoignant de la réalisation de différentes activités de perfectionnement d’un membre du personnel de l'UdeM.

  • Contenu: demande d’adhésion à une activité (cours, atelier, congé sabbatique et autres), demande d’exonération ou de remboursement de frais de scolarité, demande de bourse, demande de congé de perfectionnement, rapport d’activité et autres.
  • Classer par matricule ou nom de l'employé.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: demande d’exonération ou de remboursement de frais de scolarité, demande de bourse.

08700 - Conditions de travail

Documents relatifs aux conditions de travail du personnel de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

08710 - Horaires de travail

Documents relatifs à la gestion et au contrôle de l’horaire de travail du personnel de l'UdeM.

  • Contenu: établissement des horaires, modalités d’application, demande de modification à l’horaire de travail, contrôle de l’horaire variable, documents de saisie et de vérification de la gestion du temps des employés (feuilles de temps, cartes de poinçon, feuilles de présence, fiches d’assiduité), rapports transactionnels et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines et autres unités responsables d'horaires de travail

  • Actif: 1 an
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents confidentiels

08720 - Rémunération

Documents relatifs à la rémunération et aux échelles de salaire en vigueur à l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines et autres unités responsables de la rémunération

  • Actif: tant que le document est utilisé couramment ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version
  • Semi-actif: 5 ans, excepté les échelles de salaires qui sont conservées 10 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que le document est utilisé couramment ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les échelles de salaire et les documents relatifs à la base de rémunération du personnel de l'UdeM.

Éliminer les autres documents (rapports, listes et documents de support) (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: salaire d'un employé.

Documents non confidentiels internes

08730 - Santé au travail

Documents relatifs à la santé au travail du personnel de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
  • Renvoi(s)
    • 05710-Services de santé: pour les services de santé offerts aux étudiants, au personnel et à la communauté environnante de l'UdeM
    • 05900-Santé et sécurité: pour la santé et sécurité de l’ensemble des membres de la communauté universitaire
    • 10300-Sécurité: pour la sécurité des personnes et des biens sur le territoire de l'UdeM

08731 - Dossier de gestion (santé au travail)

Documents relatifs à l’administration des activités liées à la santé au travail, à la qualité de vie au travail, aux accidents de travail, à l’application des normes du travail, aux relations avec les organismes gouvernementaux en lien avec la santé et sécurité au travail (CSST) et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction de la prévention et de la sécurité et autres unités responsables de la santé et sécurité au travail

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les rapports témoignant des mesures et programmes de santé et sécurité au travail adoptés par l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

08732 - Dossiers individuels - Dossier médical de l'employé

Dossier regroupant les documents relatifs à la santé des employés de l'UdeM.

  • Contenu: renseignements généraux, histoire de cas, évaluation, diagnostic, résultats d'examen, rapports des spécialistes, soins prescrits, rapports d'évolution, documents relatifs aux retraits préventifs ou aux affectations temporaires pour cause de grossesse ou d'allaitement, correspondance avec la Commission de la santé et de la sécurité au travail du Québec et autres.
  • Classer par matricule ou nom de l'employé.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines

  • Actif: jusqu'au départ de l'employé
  • Semi-actif: 10 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

08732 - Dossiers individuels - Santé et sécurité au travail

Dossier regroupant les documents relatifs aux accidents subis en cours d’emploi par le personnel de l'UdeM.

  • Contenu: résumé de dossier, notes évolutives, avis de l’employeur à la Commission de la santé et de la sécurité du travail du Québec, avis d’assignation temporaire, réclamations, demandes de remboursement, attestations et rapports médicaux, certificat d’aptitude au travail, correspondance et divers formulaires prescrits par la CSST.
  • Classer par matricule ou nom de l'employé.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines

  • Actif: 1 an après le règlement complet du dossier
  • Semi-actif: 75 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an après le départ de l'employé, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

08800 - Avantages sociaux

Documents relatifs aux avantages sociaux du personnel de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

08810 - Dossier de gestion (avantages sociaux)

Documents utilisés pour assurer la gestion des avantages sociaux du personnel de l'UdeM.

  • Contenu: liste de comptabilisation des avantages sociaux (part de l'employé, part de l'employeur), rapport sur l'administration et le paiement des avantages sociaux et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines et autres unités responsables des avantages sociaux

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

Tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à un employé en particulier.

Documents non confidentiels internes

08820 - Absences et congés

Documents utilisés pour assurer le contrôle des absences et la gestion des congés du personnel de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines et autres unités responsables des absences et congés

  • Actif: 1 an
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à la santé d'un employé en particulier, profil d'absence d'un employé.

Documents confidentiels

08830 - Assurances collectives

Documents relatifs aux assurances collectives du personnel de l'UdeM.

08831 - Dossier de gestion (assurances collectives)

Documents relatifs à l'administration des programmes d'assurances collectives (assurance-vie, salaire, accident, maladie, dentaire et autres).

  • Contenu: contrats et avenants, liste des assurés, renouvellement, facturation de primes, réclamations, correspondance et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines

  • Actif: tant que les assurances et le régime sont en vigueur, jusqu'au règlement de toutes les réclamations ou tant qu'il y a des bénéficiaires ou des ayants droit (tant qu'il est possible de pouvoir bénéficier du régime). Conserver les réclamations d'assurance 1 an au bureau.
  • Semi-actif: 10 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les contrats et avenants des polices d'assurances collectives.

Éliminer les réclamations et les documents de support (facturation et autres) (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

08832 - Assurance salaire - Dossiers individuels

Dossier regroupant les documents relatifs aux réclamations de prestations d’assurance-salaire des membres du personnel de l'UdeM.

  • Classer par matricule ou nom de l'employé.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines

  • Actif: 1 an après la fermeture du dossier
  • Semi-actif: 10 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

08833 - Assurance vie - Dossiers individuels

Dossier  regroupant les documents relatifs à la désignation des bénéficiaires et aux réclamations et paiements de prestations d’assurance vie des membres du personnel de l'UdeM.

  • Classer par matricule ou nom de l'employé.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines

  • Actif: 1 an après le départ de l'employé pour un motif autre que la retraite ou 1 an après le règlement complet à ses ayants droit, si l'employé décède
  • Semi-actif: 10 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

08834 - Assurance accident, maladie, médicaments - Dossiers individuels

Dossier regroupant les documents relatifs à l’adhésion et à l’inscription des enfants et conjoints admissibles.

  • Classer par matricule ou nom de l'employé.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines

  • Actif: 2 ans après la fermeture du dossier
  • Semi-actif: 4 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

08840 - Régime de retraite

Documents relatifs au régime de retraite du personnel de l'UdeM.

08841 - Dossier de gestion (régime de retraite)

Documents relatifs à l’administration du régime de retraite du personnel de l'UdeM.

  • Contenu: liste des participants, correspondance et rapports produits aux organismes responsables de l’administration des régimes de retraite, rapport annuel et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des régimes de retraites

  • Actif: 2 ans (jusqu'au règlement ou jugement dans le cas d'une procédure de grief ou judiciaire) ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version
  • Semi-actif: 4 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les rapports produits aux organismes responsables de l'administration du régime de retraite et les rapports annuels du régime de retraite.

Éliminer les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

08842 - Dossiers individuels (régime de retraite)

Dossier sur les membres du personnel de l'UdeM qui participent au régime de retraite.

  • Contenu: adhésion, fiche de participation lors d’un congé sans traitement ou à la suite de la retraite, estimations de rentes, état des contributions et intérêts, correspondance (remboursement, transfert), relevé des droits en vue du partage du patrimoine familial (à la suite d'une séparation légale, d'un divorce ou d'une annulation de mariage), déclaration à l’égard d’enfants mineurs à charge, demande de correction, déclaration de conjoint de fait, demande de rachat de service, avis de cessation d’emploi, demande de rente, indemnité de départ et autres.
  • Classer par matricule ou nom de l'employé.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des régimes de retraites

  • Actif: 1 an après le transfert du fonds de pension dans un autre établissement ou après le règlement complet au bénéficiaire et ses ayants droit*
  • Semi-actif: 75 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les états de contributions sont éliminés sur réception d'une nouvelle version (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

08850 - Programme d'aide au personnel

Documents relatifs à la gestion du programme d'aide au personnel et aux interventions réalisées dans le cadre de ce programme.

  • Contenu: contrats d'intervenants, demandes de paiement, documents témoignant des services d’assistance, d’évaluation et de référence rendus à des personnes spécifiques ou de l’organisation d’activités d’information, de sensibilisation et de prévention
    offertes à l’ensemble des membres du personnel (ateliers, conférences, comités conjoints, etc.) et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines

  • Actif: conserver les dossiers de support à l'organisation d'une activité 4 ans après son déroulement
  • Semi-actif: 6 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Remarque(s)

Les dossiers individuels des employés bénéficiant du programme sont confidentiels et demeurent habituellement sous la garde du responsable du programme d'aide qui en dispose selon les règles de déontologie en vigueur.

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les bilans annuels d'activités.

Éliminer tous les autres documents, incluant les dossiers de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

08900 - Relations de travail

Documents relatifs aux relations de travail du personnel de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

08910 - Syndicats et associations

Documents relatifs aux syndicats, associations et regroupements d’employés de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur (accréditation, reconnaissance d'associations) ou jusqu'à leur mise à jour (liste des délégués, cumulatif des cotisations syndicales)
  • Semi-actif: 4 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que les documents sont en vigueur (accréditation, reconnaissance d'associations) ou jusqu'à leur mise à jour (liste des délégués, cumulatif des cotisations syndicales), puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les accréditations de syndicats et les documents attestant des décisions relatives à la reconnaissance d'associations ou de regroupements d'employés.

Éliminer les documents de support (liste des délégués et autres) (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

08910 - Syndicats et associations - Libérations syndicales

Libérations syndicales

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la libération syndicale

  • Actif: 1 an
  • Semi-actif: 4 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

08920 - Conventions collectives

Documents relatifs à la négociation, l’approbation et l’application des contrats collectifs de travail impliquant l'UdeM et les différents syndicats ou associations représentant ses employés.

  • Contenu: dossier de négociation (correspondance, offres et demandes des parties, document de stratégie, compte rendu de séance de négociation, dossier de presse), contrat, convention ou protocole collectif de travail (lettre d’entente s’y rattachant), projection des coûts et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines

  • Actif: jusqu'à la signature de la convention
  • Semi-actif: 10 ans ou pour la durée des deux conventions collectives suivantes, selon l'échéance la plus longue
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à la signature de la convention, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives le premier dépôt patronal et syndical, les objectifs et mandats des deux parties, la version finale du contrat de travail, les lettres d'entente, les dossiers de presse et les documents relatifs à l'interprétation des conventions collectives.

Éliminer les documents de support aux négociations (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

08930 - Griefs, discipline, différends

Documents relatifs aux griefs (formulaire de grief, correspondance, règlement, rapport d’audition, lettre d’entente), arbitrages (sentences arbitrales), conflits de travail (documents sur les moyens de pression, grèves, lock-out, arrêts de travail, journées d’étude), services essentiels, mesures disciplinaires et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des ressources humaines

  • Actif: jusqu'à la fermeture du dossier (règlement du grief, fin du conflit de travail ou des mesures disciplinaires)
  • Semi-actif: 10 ans*
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à la fermeture du dossier (règlement du grief, fin du conflit de travail ou des mesures disciplinaires), puis éliminer (voir Sécurité)

* S'il y a lieu, les documents relatifs aux mesures disciplinaires doivent être éliminés immédiatement après la période de conservation prévue par la convention collective concernée (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les sentences arbitrales, les documents significatifs sur les conflits de travail majeurs (injonction, poursuite, procédure, décision judiciaire, dossiers de presse et autres) et la définition des services essentiels.

Éliminer les griefs et mesures disciplinaires (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels