08100 - Gestion des effectifs
Documents relatifs à la gestion des effectifs et des postes de l'UdeM.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
08110 - Dossier de gestion (gestion des effectifs)
Documents relatifs à la planification, à l’inventaire, à l’évaluation et à la modification des effectifs et des postes de l'UdeM.
- Contenu: étude, analyse, rapport et recommandations sur les besoins en personnel et sur l’état des postes (création, évaluation, classification, répartition, abolition et transfert de postes), plan d’effectifs, inventaire et structure des postes, plan d’embauche du personnel, gestion de la diversité, programme d'équité, liste de personnel, liste d’ancienneté et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines et autres unités responsables de la gestion des effectifs
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les listes de personnel de la DRH, le plan d'effectifs officiel, le plan d'embauche spécifique à l'UdeM, le registre cumulatif des postes, les inventaires des postes ainsi que les rapports et études sur la création, état, modification, transfert et abolition de postes. Verser également les listes annuelles d'ancienneté des années 1 et 6 de chaque décennie.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex.: numéro d'assurance sociale, salaire d'un employé.
Documents confidentiels
08120 - Fonctions du personnel
Documents relatifs à la définition des fonctions et des tâches du personnel de l'UdeM.
- Contenu: description de fonctions et de tâches, plans de travail, répartition des tâches administratives et d'enseignement, activités professionnelles extérieures et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
Tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité). N.B.: Toutes les unités doivent verser aux archives les descriptions de fonctions antérieures à 1989.
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les descriptions officielles de fonctions et de tâches du personnel de l'UdeM, les plans de travail ou les rapports témoignant de la répartition des tâches d'enseignement, des tâches autres que l'enseignement et des activités professionnelles extérieures.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents confidentiels
Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à un employé en particulier.
Documents non confidentiels internes
08200 - Dotation
Documents relatifs à la dotation du personnel administratif et du personnel enseignant (incluant le personnel de recherche) de l'UdeM.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
08210 - Recrutement
Documents relatifs aux concours de recrutement du personnel de l'UdeM.
- Contenu: demande de personnel, description de fonctions, critères d’embauche et exigences de qualification, avis de poste vacant, dossier de dotation, offre d’emploi, annonce ou communiqué, affichage, offres de service et demandes d’emploi, curriculum vitae, convocations, guide d’évaluation, test et résultats, grille de sélection, résumé d’entrevue, rapport du comité de sélection, correspondance et autres.
- Classer par numéro de concours.
- Renvoi(s)
- 08220-Embauche: pour l'embauche spécifique du personnel
- 08230-Attribution des charges de cours: pour le processus d'attribution des charges de cours
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines et autres unités responsables du recrutement
- Actif: 1 an après la fin du concours ou jusqu'au règlement du dernier grief lié au processus de recrutement*
- Semi-actif: 2 ans ou tant qu'une contestation du processus de recrutement est possible (selon les dispositions de la convention collective concernée). Les dossiers individuels d'embauche sont conservés 10 ans.
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
1 an après la fin du concours ou jusqu'au règlement du dernier grief lié au processus de recrutement*, puis éliminer (voir Sécurité)
* Les offres de service sont éliminées après 1 an (voir Sécurité).
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les offres d'emploi, critères d'embauche, dossiers de recrutement du personnel de direction (cadres) et enseignant régulier.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex.: numéro d'assurance sociale, salaire d'un employé.
Documents confidentiels
08220 - Embauche
Documents nécessaires à la réalisation du processus d’embauche ou de nomination du personnel de l'UdeM.
- Contenu: procédure et statistiques d’embauche du personnel, normes appliquées pour négocier et fixer les conditions particulières d’embauche et les modalités d’intégration du nouveau personnel, guide d’accueil et autres.
- Renvoi(s)
- 08210-Recrutement: pour le recrutement spécifique du personnel
- 08230-Attribution des charges de cours: pour le processus d'attribution des charges de cours
- 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier administratif ou 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier carrière (professeurs et chercheurs) ou 08320-Dossiers individuels - personnel administratif: pour les contrats d’engagement classés au dossier de l’employé
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines et autres unités responsables de l'embauche
- Actif: jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version ou jusqu'à la fin d'un processus de nomination spécifique
- Semi-actif: 3 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
Jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version ou jusqu'à la fin d'un processus de nomination spécifique, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives le bilan cumulatif des engagements, les procédures, les normes et les guides d'accueil destinés aux différentes catégories de personnel. Verser également les documents témoignant du processus de nomination des cadres supérieurs (les dossiers d'élection font l'objet d'une règle de gestion distincte).
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex.: numéro d'assurance sociale, salaire d'un employé.
Documents confidentiels
08230 - Attribution des charges de cours
Documents relatifs à l’attribution des charges de cours pour une session donnée (chargé de cours, chargé de clinique, chargé de formation pratique, chargé de formation clinique et superviseur de stages).
- Contenu: formulaires de candidatures, listes d’éligibilité aux charges de cours, affichage des cours, attribution des cours, listes de pointage, exigences de qualification, état de la charge de cours, listes des cours annulés ou soustraits à l’affichage, listes et documents de contrôle et autres.
- Classer par session, par cours.
- Renvoi(s)
- 08210-Recrutement: pour les formulaires de candidatures qui ne sont pas classés dans le dossier d’attribution des charges de cours
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Bureau du personnel enseignant et autres unités responsables de l'attribution des charges de cours
- Actif: 2 ans
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex.: numéro d'assurance sociale, salaire d'un employé.
Documents confidentiels
08300 - Dossiers individuels - personnel
Dossier permettant de suivre la carrière du personnel administratif et du personnel enseignant (incluant le personnel de recherche) de l'UdeM.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
- Voir également l'aide-mémoire pour la conservation des dossiers d'employés.
- Renvoi(s)
- 08620-Dossiers individuels (Formation du personnel): pour la formation du personnel
- 08732-Dossiers individuels (Santé et sécurité au travail): pour la santé et sécurité au travail
- 08832-Assurance salaire – Dossiers individuels: pour l’assurance salaire
- 08833-Assurance vie – Dossiers individuels: pour l’assurance vie
- 08834-Assurance accident, maladie, médicaments – Dossiers individuels: pour l’assurance accident, maladie et médicaments
- 08842-Dossiers individuels (Régime de retraite): pour le régime de retraite
08310 - Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier administratif
Dossier regroupant les documents permettant de suivre la carrière des professeurs et des chercheurs de l'UdeM.
- Contenu: dossier d'engagement, curriculum vitae (mise à jour annuelle et cumulative), rapport des activités professionnelles, congés d'études, détachement, documents relatifs aux activités de perfectionnement, évaluations, tâches, nomination à des comités (interne ou externe), évaluation de l'enseignement, charge de travail (rayonnement et recherche, charges d'enseignement), documents relatifs à une obtention de chaire, tirés à part de publications de recherche, rapports d'activités, correspondance et autres.
- Classer par matricule ou nom de l'employé.
- Voir également l'aide-mémoire pour l'organisation du dossier de professeur (PDF - Réservé UdeM).
- Voir également l'aide-mémoire pour la conservation des dossiers d'employés (PDF).
- Renvoi(s)
- 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier carrière (professeurs et chercheurs): pour les dossiers relatifs à la carrière des professeurs et des chercheurs
- 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier de promotion (professeurs et chercheurs): pour les dossiers de promotion des professeurs
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines ou unités d'embauche pour les auxiliaires d'enseignement, les chargés de cours et les fonctions assimilées
- Actif: 2 ans après le départ de l'employé ou de la signature du contrat d'engagement (auxiliaires d'enseignement, chargés de cours et fonctions assimilées)*
- Semi-actif: 8 ans pour les auxiliaires d'enseignement (et fonctions assimilées), ainsi que le personnel n'ayant pas adhéré au RRUM. 75 ans ou 6 ans après le règlement de la succession consécutive au décès, selon la plus courte échéance, pour le personnel ayant adhéré au RRUM.
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans après le départ de l'employé, puis éliminer (voir Sécurité)
* Pour la DRH, conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir Sécurité).
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les dossiers des professeurs émérites.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08310 - Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier carrière (professeurs et chercheurs)
Dossier regroupant les documents permettant de suivre la carrière des professeurs et des chercheurs.
- Contenu: dossier d’engagement, curriculum vitae (mise a jour annuel et cumulatif), activités professionnelles, congés d'études, détachement, activités de perfectionnement, évaluations, tâches, nomination à des comités (interne ou externe), évaluation de l’enseignement, charge de travail (rayonnement et recherche, charges d’enseignement, obtention de chaire, tirés à part de publications de recherche, rapports d’activités, correspondance et autres.
- Classer par matricule ou nom de l'employé.
- Voir également l'aide-mémoire pour l'organisation du dossier de professeur (PDF - Réservé UdeM).
- Voir également l'aide-mémoire pour la conservation des dossiers d'employés (PDF).
- Renvoi(s)
- 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier administratif: pour le volet administratif
- 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier de promotion (professeurs et chercheurs): pour les dossiers de promotion des professeurs
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): écoles, départements, instituts et facultés non départementalisées
- Actif: 2 ans après le départ de l'employé. Les dossiers de promotion et de renouvellement, les dossiers de congés d'études (à l’exception des rapports) et la charge d’enseignement peuvent être élagués tout au long de la carrière du professeur, selon les besoins de consultation de l'unité.
- Semi-actif: 10 ans ou 1 an après le décès, selon la plus courte échéance, des documents suivants: dossier d'engagement, les CV (incluant les mises à jour), rapports de congés d'études (sabbatiques) et correspondance ou autres documents significatifs permettant de retracer la carrière du professeur. La pertinence de conserver les dossiers sera réévaluée avec l’unité détentrice aux 10 ans.
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans après le départ de l'employé, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives la dernière version du curriculum vitae consolidé (ou chacune de ses mises à jour le cas échéant) de chaque professeur ainsi que les dossiers intégraux des professeur émérites.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08310 - Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier de promotion (professeurs et chercheurs)
Dossier regroupant les documents relatifs aux demandes de promotion de professeurs pour l'agrégation ou la titularisation.
- Contenu: correspondance, demande adressée au recteur, formulaire de promotion, curriculum vitae, lois et règlements, diplôme-certificat, listes et procès-verbaux (extraits) et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines
- Actif: jusqu'après l'annonce officielle de la promotion
- Semi-actif: 5 ans*
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans après le départ de l'employé, puis éliminer (voir Sécurité)
* Conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir Sécurité).
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les documents numérisés.
Éliminer les documents papier (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08320 - Dossiers individuels - personnel administratif
Dossier regroupant les documents permettant de suivre la carrière du personnel administratif de l'UdeM.
- Contenu: demande d'emploi, curriculum vitae, contrat d'engagement, certificat de naissance, attestations de diplômes et d'expérience, description de fonctions, évolution du salaire et des avantages sociaux, activités de perfectionnement, évaluations, promotions, fiche synthèse d'emploi, correspondance et autres.
- Classer par matricule ou nom de l'employé.
- Voir également l'aide-mémoire pour la conservation des dossiers d'employés (PDF).
- Renvoi(s)
- 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier administratif ou 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier carrière (professeurs et chercheurs) ou 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier de promotion (professeurs et chercheurs): pour les dossiers du personnel enseignant
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines
- Actif: 2 ans après le départ de l'employé*
- Semi-actif: 8 ans pour les dossiers du personnel n'ayant pas adhéré au RRUM. 75 ans ou 6 ans après le règlement de la succession consécutive au décès, selon la plus courte échéance, pour les dossiers du personnel ayant adhéré au RRUM.
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
* Conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir Sécurité).
Secondaire
2 ans après le départ de l'employé, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08400 - Évaluation
Documents relatifs à l’évaluation du rendement du personnel de l'UdeM.
- Contenu: programmes et guides d’évaluation, listes d’employés à évaluer, critères d’évaluation et règles de rendement du personnel, politique d’attribution de mesures disciplinaires.
- Renvoi(s)
- 01430-Évaluation de l’enseignement: pour l’évaluation par les étudiants des professeurs et chargés de cours
- 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier administratif ou 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier carrière (professeurs et chercheurs) ou 08320-Dossiers individuels - personnel administratif: pour l’évaluation spécifique d’un employé
- 08930-Griefs, discipline, différends: pour les mesures disciplinaires
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines et autres unités responsables de l'évaluation du personnel
- Actif: tant que le programme ou les documents sont en vigueur
- Semi-actif: 5 ans ou tant que les documents sont nécessaires à l'application de la convention collective (évaluations périodiques, évolution des critères et autres)
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
Tant que le programme ou les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les programmes et guides d'évaluation.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex. : documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à l'évaluation d'une personne en particulier.
Documents non confidentiels internes
08500 - Mouvement du personnel
Documents relatifs au contrôle des mouvements de personnel de l'UdeM: promotion, mutation, reclassification, rétrogradation, transfert d’employé, affectation temporaire, dégrèvement des professeurs, mise en disponibilité, cessation d’emploi, mise à pied, retraite.
- Contenu: correspondance, listes, formulaires et autres.
- Classer type de mouvement (affectation, mutation, promotion, cessation d'emploi).
- Renvoi(s)
- 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier administratif ou 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier carrière (professeurs et chercheurs) ou 08320-Dossiers individuels - personnel administratif: pour les mouvements de personnel d’un employé spécifique
- 08500-Mouvement du personnel - Dossier de promotion: pour les dossiers de promotion des professeurs
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines
- Actif: 1 an
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Secondaire
1 an, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex. : numéro d'assurance-sociale, salaire d'un employé, documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à un employé en particulier.
Documents non confidentiels internes
08500 - Mouvement du personnel - Dossier de promotion
Dossier regroupant les documents relatifs aux demandes de promotion de professeurs pour l'agrégation ou la titularisation.
- Contenu: correspondance, demande adressée au recteur, formulaire de promotion, curriculum vitae, lois et règlements, diplôme-certificat, listes et procès-verbaux (extraits) et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines et Faculté des arts et des sciences
- Actif: jusqu'après l'annonce officielle de la promotion
- Semi-actif: 5 ans*
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans après le départ de l'employé, quel que soit le motif du départ, puis éliminer (voir Sécurité)
* Conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir Sécurité).
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les documents numérisés.
Éliminer les documents papier (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08600 - Formation du personnel
Documents relatifs à la formation et au perfectionnement du personnel de l'UdeM.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
08610 - Dossier de gestion (formation du personnel)
Documents relatifs à l’administration des activités collectives ou individuelles de formation et de perfectionnement du personnel de l'UdeM. Concerne également les activités de préparation à la retraite.
- Contenu: programme de perfectionnement (cours, atelier, stage, échange et autres), guides de formation, demandes de formation, critères d’évaluation des demandes, budgets, invitations à soumettre des projets, documentation, publicité et communiqués, liste des inscriptions, rapports d’activités et autres.
- Classer par type de personnel, par session, par activité.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents confidentiels
Ex.: demande de formation, évaluation de la demande, documents concernant le remboursement, listes d'inscription.
Documents non confidentiels internes
08620 - Dossiers individuels (formation du personnel)
Dossier regroupant les documents témoignant de la réalisation de différentes activités de perfectionnement d’un membre du personnel de l'UdeM.
- Contenu: demande d’adhésion à une activité (cours, atelier, congé sabbatique et autres), demande d’exonération ou de remboursement de frais de scolarité, demande de bourse, demande de congé de perfectionnement, rapport d’activité et autres.
- Classer par matricule ou nom de l'employé.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): toutes les unités
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: déposer aux archives
- Inactif: à venir
Mode de disposition
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DAGI (papier).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex.: demande d’exonération ou de remboursement de frais de scolarité, demande de bourse.
08700 - Conditions de travail
Documents relatifs aux conditions de travail du personnel de l'UdeM.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
08710 - Horaires de travail
Documents relatifs à la gestion et au contrôle de l’horaire de travail du personnel de l'UdeM.
- Contenu: horaires, documents résumant les modalités d'application, demande de modification à l'horaire de travail, documents de contrôle de l'horaire variable, documents de saisie et de vérification de la gestion du temps des employés (feuilles de temps, cartes de poinçon, feuilles de présence, fiches d'assiduité), rapports transactionnels et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines et autres unités responsables d'horaires de travail
- Actif: 1 an
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Secondaire
1 an, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents confidentiels
08720 - Rémunération
Documents relatifs à la rémunération et aux échelles de salaire en vigueur à l'UdeM.
- Contenu: échelles salariales ou base de rémunération des différentes catégories d’employés, rapports sur les augmentations salariales, révision des taux de salaire et autres.
- Renvoi(s)
- 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier administratif ou 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier carrière (professeurs et chercheurs) ou 08320-Dossiers individuels - personnel administratif: pour la rémunération spécifique d'un employé
- 09400-Gestion de la paie: pour l’administration de la paie
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines et autres unités responsables de la rémunération
- Actif: tant que le document est utilisé couramment ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version
- Semi-actif: 5 ans, excepté les échelles de salaires qui sont conservées 10 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
Tant que le document est utilisé couramment ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les échelles de salaire et les documents relatifs à la base de rémunération du personnel de l'UdeM.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex.: salaire d'un employé.
Documents non confidentiels internes
08730 - Santé au travail
Documents relatifs à la santé au travail du personnel de l'UdeM.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
- Renvoi(s)
- 05710-Services de santé: pour les services de santé offerts aux étudiants, au personnel et à la communauté environnante de l'UdeM
- 05900-Santé et sécurité: pour la santé et sécurité de l’ensemble des membres de la communauté universitaire
- 10300-Sécurité: pour la sécurité des personnes et des biens sur le territoire de l'UdeM
08731 - Dossier de gestion (santé au travail)
Documents relatifs à l’administration des activités liées à la santé au travail, à la qualité de vie au travail, aux accidents de travail, à l’application des normes du travail, aux relations avec les organismes gouvernementaux en lien avec la santé et sécurité au travail (CNESST) et autres.
- Contenu: programmes de prévention, rapports d'inspection, statistiques, documents relatifs à l'hygiène environnementale, à l'inspection des milieux, à l'ergonomie, à la qualité de vie, à l'application des normes de santé et sécurité et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction de la prévention et de la sécurité et autres unités responsables de la santé et sécurité au travail
- Actif: 2 ans
- Semi-actif: 3 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
1 an, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les rapports témoignant des mesures et programmes de santé et sécurité au travail adoptés par l'UdeM.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08731 - Déclarations de cas de Covid-19
Documents relatifs aux déclarations de cas de Covid-19.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction de la prévention et de la sécurité et autres unités responsables de la santé et sécurité au travail
- Actif: jusqu'à la fin de la pandémie ou compilation des statistiques
- Semi-actif: n/a
- Inactif: effectuer un tri
Mode de disposition
Effectuer un tri
Conserver les rapports hebdomadaires produits pour le Bureau des communications et des relations publiques (BCRP).
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08732 - Dossiers individuels - Dossier médical de l'employé
Dossier regroupant les documents relatifs à la santé des employés de l'UdeM.
- Contenu: renseignements généraux, histoire de cas, évaluation, diagnostic, résultats d'examen, rapports des spécialistes, soins prescrits, rapports d'évolution, documents relatifs aux retraits préventifs ou aux affectations temporaires pour cause de grossesse ou d'allaitement, correspondance avec la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail du Québec (CNESST) et autres.
- Renvoi(s)
- 08732-Dossiers individuels - Santé et sécurité au travail: pour les dossiers des accidentés du travail
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines
- Actif: jusqu'au départ de l'employé
- Semi-actif: 10 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08732 - Dossiers individuels - Santé et sécurité au travail
Dossier regroupant les documents relatifs aux accidents subis en cours d’emploi par le personnel de l'UdeM.
- Contenu: résumé de dossier, notes évolutives, avis de l’employeur à la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail du Québec (CNESST), avis d’assignation temporaire, réclamations, demandes de remboursement, attestations et rapports médicaux, certificat d’aptitude au travail, correspondance et divers formulaires prescrits par la CNESST.
- Classer par matricule ou nom de l'employé.
- Renvoi(s)
- 08732-Dossiers individuels - Dossier médical de l'employé: pour les dossiers médicaux des employés
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines
- Actif: 1 an après le règlement complet du dossier
- Semi-actif: 75 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Secondaire
1 an après le départ de l'employé, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08800 - Avantages sociaux
Documents relatifs aux avantages sociaux du personnel de l'UdeM.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
08810 - Dossier de gestion (avantages sociaux)
Documents utilisés pour assurer la gestion des avantages sociaux du personnel de l'UdeM.
- Contenu: liste de comptabilisation des avantages sociaux (part de l'employé, part de l'employeur), rapport sur l'administration et le paiement des avantages sociaux et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines et autres unités responsables des avantages sociaux
- Actif: tant que les documents sont en vigueur
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Secondaire
Tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à un employé en particulier.
Documents non confidentiels internes
08820 - Absences et congés
Documents utilisés pour assurer le contrôle des absences et la gestion des congés du personnel de l'UdeM.
- Contenu: demande de congé (maladie, congé personnel, décès), avis et attestation d’absence, avis de retour, calendrier des vacances, demande, avis et autorisation de vacances, report de vacances, délai de carence, profil des absences de l’employé, relevés généraux des absences, listes de transactions de Synchro et autres.
- Renvoi(s)
- 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier administratif ou 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier carrière (professeurs et chercheurs) ou 08320-Dossiers individuels - personnel administratif: pour les congés sans traitement, de maternité, différés ou anticipés
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines et autres unités responsables des absences et congés
- Actif: 1 an
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Secondaire
1 an, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à la santé d'un employé en particulier, profil d'absence d'un employé.
Documents confidentiels
08830 - Assurances collectives
Documents relatifs aux assurances collectives du personnel de l'UdeM.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
- Renvoi(s)
- 05140-Assurances (Services exclusifs aux étudiants): pour les assurances collectives des étudiants
08831 - Dossier de gestion (assurances collectives)
Documents relatifs à l'administration des programmes d'assurances collectives (assurance-vie, salaire, accident, maladie, dentaire et autres).
- Contenu: contrats et avenants, liste des assurés, renouvellement, facturation de primes, réclamations, correspondance et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines
- Actif: tant que les assurances et le régime sont en vigueur, jusqu'au règlement de toutes les réclamations ou tant qu'il y a des bénéficiaires ou des ayants droit (tant qu'il est possible de pouvoir bénéficier du régime). Conserver les réclamations d'assurance 1 an au bureau.
- Semi-actif: 10 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
1 an, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les contrats et avenants des polices d'assurances collectives.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08832 - Assurance salaire - Dossiers individuels
Dossier regroupant les documents relatifs aux réclamations de prestations d’assurance-salaire des membres du personnel de l'UdeM.
- Contenu: réclamations de prestations, correspondance et autres.
- Classer par matricule ou nom de l'employé.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines
- Actif: 1 an après la fermeture du dossier
- Semi-actif: 10 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08833 - Assurance vie - Dossiers individuels
Dossier regroupant les documents relatifs à la désignation des bénéficiaires et aux réclamations et paiements de prestations d’assurance vie des membres du personnel de l'UdeM.
- Contenu: formulaires complétés désignant le bénéficiaire, réclamations, documents confirmant le paiement des prestations, correspondance et autres.
- Classer par matricule ou nom de l'employé.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines
- Actif: 1 an après le départ de l'employé pour un motif autre que la retraite ou 1 an après le règlement complet à ses ayants droit, si l'employé décède
- Semi-actif: 10 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08834 - Assurance accident, maladie, médicaments - Dossiers individuels
Dossier regroupant les documents relatifs à l’adhésion et à l’inscription des enfants et conjoints admissibles.
- Contenu: documents relatifs à l'adhésion, à l'admissibilité des enfants et conjoint, correspondance et autres.
- Classer par matricule ou nom de l'employé.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines
- Actif: 2 ans après la fermeture du dossier
- Semi-actif: 4 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08840 - Régime de retraite
Documents relatifs au régime de retraite du personnel de l'UdeM.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
- Renvoi(s)
- 05820-Services aux retraités: pour les services offerts aux retraités
- 08610-Dossier de gestion (Formation du personnel): pour les activités de préparation à la retraite
08841 - Dossier de gestion (régime de retraite)
Documents relatifs à l’administration du régime de retraite du personnel de l'UdeM.
- Contenu: liste des participants, correspondance et rapports produits aux organismes responsables de l’administration des régimes de retraite, rapport annuel et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des régimes de retraites
- Actif: 2 ans (jusqu'au règlement ou jugement dans le cas d'une procédure de grief ou judiciaire) ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version
- Semi-actif: 4 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
1 an, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les rapports produits aux organismes responsables de l'administration du régime de retraite et les rapports annuels du régime de retraite.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08842 - Dossiers individuels (régime de retraite)
Dossier sur les membres du personnel de l'UdeM qui participent au régime de retraite.
- Contenu: adhésion, fiche de participation lors d'un congé sans traitement ou suite à la retraite, estimations de rentes, état des contributions et intérêts, correspondance (remboursement, transfert), relevé des droits suite à une séparation légale, un divorce ou une annulation de mariage (partage du patrimoine familial), déclaration à l'égard d'enfants mineurs à charge, demande de correction, déclaration de conjoint de fait, demande de rachat de service, avis de cessation d'emploi, demande de rente, indemnité de départ et autres.
- Classer par matricule ou nom de l'employé.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des régimes de retraites
- Actif: 1 an après le transfert du fonds de pension dans un autre établissement ou après le règlement complet au bénéficiaire et ses ayants droit*
- Semi-actif: 75 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Secondaire
1 an, puis éliminer (voir Sécurité)
* Les états de contributions sont éliminés sur réception d'une nouvelle version (voir Sécurité).
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08850 - Programme d'aide au personnel
Documents relatifs à la gestion du programme d'aide au personnel et aux interventions réalisées dans le cadre de ce programme.
- Contenu: contrats d'intervenants, demandes de paiement, documents témoignant des services d’assistance, d’évaluation et de référence rendus à des personnes spécifiques ou de l’organisation d’activités d’information, de sensibilisation et de prévention offertes à l’ensemble des membres du personnel (ateliers, conférences, comités conjoints, etc.), rapports, bilans et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines
- Actif: 4 ans
- Semi-actif: 6 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
1 an, puis éliminer (voir Sécurité)
Remarque(s)
Les dossiers individuels des employés bénéficiant du programme sont confidentiels et demeurent habituellement sous la garde du responsable du programme d'aide qui en dispose selon les règles de déontologie en vigueur.
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les bilans annuels d'activités.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08900 - Relations de travail
Documents relatifs aux relations de travail du personnel de l'UdeM.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
08910 - Syndicats et associations
Documents relatifs aux syndicats, associations et regroupements d’employés de l'UdeM.
- Contenu: accréditations, cotisations, demandes d'adhésion, identification des délégués syndicaux et autres.
- Renvoi(s)
- 08910-Syndicats et associations - Libérations syndicales: pour les libérations syndicales
- 08920-Conventions collectives: pour les contrats de travail
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines
- Actif: tant que les documents sont en vigueur (accréditation, reconnaissance d'associations) ou jusqu'à leur mise à jour (liste des délégués, cumulatif des cotisations syndicales)
- Semi-actif: 4 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
Tant que les documents sont en vigueur (accréditation, reconnaissance d'associations) ou jusqu'à leur mise à jour (liste des délégués, cumulatif des cotisations syndicales), puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les accréditations de syndicats et les documents attestant des décisions relatives à la reconnaissance d'associations ou de regroupements d'employés.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08910 - Syndicats et associations - Libérations syndicales
Documents relatifs aux libérations syndicales des employés impliqués dans les syndicats, associations et regroupements d'employés de l'UdeM.
- Contenu: libérations syndicales.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): unités responsables de la libération syndicale
- Actif: 1 an
- Semi-actif: 4 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08920 - Conventions collectives
Documents relatifs à la négociation, l’approbation et l’application des contrats collectifs de travail impliquant l'UdeM et les différents syndicats ou associations représentant ses employés.
- Contenu: dossier de négociation (correspondance, offres et demandes des parties, document de stratégie, compte rendu de séance de négociation, dossier de presse), contrat, convention ou protocole collectif de travail (lettre d’entente s’y rattachant), projection des coûts et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines
- Actif: jusqu'à la signature de la convention
- Semi-actif: 10 ans ou pour la durée des deux conventions collectives suivantes, selon l'échéance la plus longue
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
Jusqu'à la signature de la convention, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives le premier dépôt patronal et syndical, les objectifs et mandats des deux parties, la version finale du contrat de travail, les lettres d'entente, les dossiers de presse et les documents relatifs à l'interprétation des conventions collectives.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
08930 - Griefs, discipline, différends
Documents relatifs aux griefs, arbitrages, conflits de travail, services essentiels, mesures disciplinaires, moyens de pression, arrêts de travail, grève, lock-out, journées d'études et autres.
- Contenu: formulaire de grief, correspondance, règlement, rapport d'audition, lettre d'entente, sentences arbitrales, documents sur les moyens de pression, dossiers de presse et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Direction des ressources humaines
- Actif: jusqu'à la fermeture du dossier (règlement du grief, fin du conflit de travail ou des mesures disciplinaires)
- Semi-actif: 10 ans*
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
Jusqu'à la fermeture du dossier (règlement du grief, fin du conflit de travail ou des mesures disciplinaires), puis éliminer (voir Sécurité)
* S'il y a lieu, les documents relatifs aux mesures disciplinaires doivent être éliminés immédiatement après la période de conservation prévue par la convention collective concernée (voir Sécurité).
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les sentences arbitrales, les documents significatifs sur les conflits de travail majeurs (injonction, poursuite, procédure, décision judiciaire, dossiers de presse et autres) et la définition des services essentiels.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels