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/ Gestion de documents et des archives

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06000 - Administration

Documents relatifs à l’administration générale de l'UdeM ainsi qu’à l’administration interne de votre unité.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

06100 - Documents constitutifs et réglementaires

Documents relatifs à l’histoire et à la constitution de l'UdeM et documents réglementaires.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

06110 - Historique

Documents relatifs à la création, à l’évolution historique (croissance, orientation) de l'UdeM et de ses unités. Ces documents peuvent témoigner de façon générale de l’histoire de l’UdeM ou de différents événements spécifiques ayant marqué son développement (célébrations historiques, fêtes ou cérémonies de commémoration, dévoilement d’une plaque ou d’un monument et autres).

  • Contenu: textes, notes manuscrites, chronologies, publications, photographies, documents multimédias, productions audiovisuelles et divers documents relatant, en tout ou en partie, l’histoire de l'UdeM, de ses unités et de ses membres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du dossier

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents témoignant de façon significative de l'histoire de l'UdeM ou de ses unités.

Éliminer les notes et documents de travail (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels publics

06120 - Charte, statuts, lettres patentes

Documents officiels faisant preuve de la constitution de l'UdeM (ou témoignant des modifications apportées à ses statuts) et qui en précisent les droits, privilèges et obligations. Concerne également toutes les modifications apportées aux documents constitutifs de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Secrétariat général

  • Actif: jusqu'à l'adoption par les autorités compétentes. Verser aux archives dès l'adoption.
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

Tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: modifications projetées à la Charte, aux statuts ou aux lettres patentes. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.

Documents non confidentiels publics

Ex.: versions en vigueur.

06130 - Règlements et politiques

Documents regroupant l’ensemble des règles qui gouvernent l’organisation et le fonctionnement de l'UdeM.

  • Contenu: règlements et politiques généraux (touchant les activités administratives et académiques de l’ensemble de l'UdeM) et règlements et politiques spécifiques (touchant les activités administratives et académiques des diverses unités).
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Secrétariat général et autres unités responsables

  • Actif: jusqu'à l'adoption par les autorités compétentes. Verser aux archives un exemplaire de la version finale dès l'adoption.
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

Tant que le document est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

Ex.: versions en cours d'élaboration ou de révision.

Documents non confidentiels publics

Ex.: versions en vigueur.

06200 - Administration de l'Université

Documents relatifs à l’administration générale de l'UdeM.

06210 - Administration générale

Documents relatifs à l’administration générale de l'UdeM.

  • Contenu: énoncés de mission et de valeurs, analyse des processus administratifs, élaboration de programmes visant l’atteinte optimale de performances, documents d’orientation et de fonctionnement général et autres.

Durée de conservation

 

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: analyse des processus, élaboration de programmes visant l'atteinte de la performance, versions préliminaires des documents d'orientation. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.

Documents non confidentiels internes

Ex.: versions en vigueur.

06220 - Planification administrative

Documents de base établissant les priorités et les orientations de l'UdeM.

  • Contenu: plan directeur annuel, triennal, quinquennal, planification des objectifs généraux et spécifiques de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la planification

  • Actif: 1 an après la fin de la période couverte par le document de planification
  • Semi-actif: 1 an ou période équivalente à la période couverte par le document de planification
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an après la fin de la période couverte par le document de planification, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les versions finales des plans, les documents récapitulatifs établissant les objectifs généraux et spécifiques des unités de l'UdeM ainsi que les études complétant ces documents.

Éliminer les dossiers d'élaboration (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex: versions en cours d'élaboration ou de révision. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.

Documents non confidentiels internes

Ex.: versions en vigueur.

06230 - Organisation administrative

Documents relatifs à la définition et à l’évolution des mandats et de la structure administrative de l'UdeM (répartition des mandats et gestion de l’organigramme).

  • Contenu: identification des unités, sous-unités, fonctions, types et nombre de postes et liens hiérarchiques. Contient également des rapports, études et analyses organisationnelles ou structurelles (réévaluation des mandats, restructurations, création, fermeture et fusion d’unités administratives et autres).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du dossier

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les versions officielles des mandats et des organigrammes et les versions finales des analyses et des rapports témoignant de l'évolution des responsabilités administratives, de l'organisation du travail et de la structure de l'UdeM ou de ses unités.

Éliminer les ébauches et projets d'organigrammes non adoptés (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: rapports, études et analyses organisationnelles ou structurelles. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.

Documents non confidentiels internes

06240 - Évaluation administrative

Documents relatifs à une évaluation des activités administratives de l'UdeM, incluant la gestion des risques ainsi que les vérifications internes et externes.

  • Contenu: programmes, mandats et procédures d’évaluation ou de vérification, correspondance, comparaison avec d’autres établissements, consultation auprès de groupes ciblés, rapport d’évaluation et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de l'évaluation

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à la fin de l'évaluation ou de l'intervention, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les rapports et documents récapitulatifs témoignant des objectifs, du déroulement et des résultats de l'évaluation, de la consultation ou de l'intervention (rapports d'auto-évaluation, rapport d'enquête, commentaires des clients, rapport final et correspondance significative).

Éliminer les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

06250 - Continuité des activités

Documents relatifs à la mise en place du programme de gestion des événements ayant un impact sur les ressources humaines, financières et matérielles de l'UdeM et aux moyens employés pour assurer la continuité des activités en cas de situations de crise.

  • Contenu: structure de coordination, plan de contingence, plan de continuité et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

06260 - Conflits d'intérêts - Sans démonstration de situation de conflit d'intérêt

Documents relatifs à l’application de la réglementation sur les conflits d’intérêts à l’intention du personnel de l'UdeM.

  • Contenu: formulaires, rapports de données factuelles, rapport faisant mention des liens du personnel avec des entreprises qui traitent ou sont susceptibles de traiter avec l'UdeM, documents faisant état des modalités des traitements des déclarations (mesures à prendre pour les cas de conflits d’intérêts confirmés, suivi effectué) et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du dossier de divulgation relative aux situations de conflits d'intérêts

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 10 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

06260 - Conflits d'intérêts - Situation possible de conflit d'intérêt

Documents relatifs à l’application de la réglementation sur les conflits d’intérêts à l’intention du personnel de l'UdeM.

  • Contenu: formulaires, rapports de données factuelles, rapport faisant mention des liens du personnel avec des entreprises qui traitent ou sont susceptibles de traiter avec l'UdeM, documents faisant état des modalités des traitements des déclarations (mesures à prendre pour les cas de conflits d’intérêts confirmés, suivi effectué) et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du dossier de divulgation relative aux situations de conflits d'intérêts

  • Actif: jusqu'à la fermeture du dossier
  • Semi-actif: 20 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

06260 - Conflits d'intérêts - Situation de conflit d'intérêt confirmé

Documents relatifs à l’application de la réglementation sur les conflits d’intérêts à l’intention du personnel de l'UdeM.

  • Contenu: formulaires, rapports de données factuelles, rapport faisant mention des liens du personnel avec des entreprises qui traitent ou sont susceptibles de traiter avec l'UdeM, documents faisant état des modalités des traitements des déclarations (mesures à prendre pour les cas de conflits d’intérêts confirmés, suivi effectué) et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du dossier de divulgation relative aux situations de conflits d'intérêts

  • Actif: jusqu'à la fermeture du dossier
  • Semi-actif: 20 ans
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

06300 - Affaires juridiques

Documents relatifs aux affaires juridiques de l'UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

06310 - Législation

Loi, décret et réglementation gouvernementale ayant un impact ou une incidence sur le fonctionnement général ou les activités spécifiques de l'UdeM ou de ses unités. Concerne également les prises de position, études, analyses et interprétations réalisées par l'UdeM ou ses unités au sujet de ces lois et règlements.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du dossier

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les lois, décrets et règlements touchant spécifiquement l'UdeM ou ses activités. Verser également les prises de position, études, analyses et interprétations réalisées par l'UdeM ou ses unités au sujet de ces lois et règlements.

Éliminer les lois, décrets et règlements généraux s'adressant à l'ensemble des organisations (ex.: Loi sur les normes du travail) et la documentation afférente (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: prises de position, études et interprétations réalisées par l'Université ou ses unités au sujet des lois et règlements. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.

Remarque(s)

Les versions adoptées des lois, décrets et réglementations gouvernementaux ne sont pas assujetties à ces restrictions.

06320 - Avis juridiques

Documents renfermant les opinions et avis juridiques relatifs à la conduite des affaires de l'UdeM (interprétation des lois, règlements, contrats et autres). Les dossiers d’avis juridiques contiennent l’opinion du conseiller juridique, sa recherche sur le sujet demandé, de la correspondance, différents textes de lois, des articles de lois sur le sujet discuté et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division des affaires juridiques

  • Actif: jusqu'à la fermeture du dossier ou tant que l'avis juridique est en vigueur ou en application
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

06330 - Procédures judiciaires

Correspondance juridique et actes de procédure relatifs aux affaires traitées ou soumises à une cour de justice ou un tribunal administratif par ou contre l'UdeM.

  • Contenu: déclaration, sommation, mise en demeure, défense, poursuite, citation à comparaître, ordonnance, quittance, saisie de salaire, jugement et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division des affaires juridiques et autres unités responsables de la procédure judiciaire

  • Actif: jusqu'à la fermeture du dossier (jusqu'au dénouement des procédures, y compris les droits d'appel, ou jusqu'à l'exécution du jugement s'il y a lieu)
  • Semi-actif: 10 ans (procédures intentées à partir du 1er janvier 1994) ou 30 ans (procédures intentées avant le 31 décembre 1993)
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents relatifs aux actions judiciaires ayant une incidence importante sur la vie universitaire, les relations avec la clientèle ou les activités de l'UdeM: procédures, pièces produites à la cour, transcriptions sténographiques de témoignages hors cour, mémoires, plaidoiries, transactions, quittances et jugements.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

06340 - Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Documents relatifs à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

06341 - Dossier de gestion (accès à l'information et protection des renseignements personnels)

Documents relatifs à la gestion générale de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

06342 - Demande d'accès à des documents publics et à des renseignements personnels

Documents relatifs aux demandes d’accès aux documents publics de l'UdeM et aux demandes de renseignements personnels détenus par l'UdeM, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

  • Contenu: demande d’accès, de communication, de rectification ou de révision, avis de réception, réponse du responsable de l’accès aux documents et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Secrétariat général

  • Actif: jusqu'à la fermeture du dossier (jusqu'au dénouement des procédures, y compris les droits d'appel, ou jusqu'à l'exécution du jugement s'il y a lieu)
  • Semi-actif: 10 ans (ou 30 ans pour les demandes datées d'avant le 31 décembre 1993, ayant fait l'objet d'une révision devant la Commission d'accès à l'information)
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les décisions de la Commission d'accès à l'information concernant spécifiquement l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

06343 - Gestion des fichiers de renseignements personnels

Documents relatifs à la gestion des fichiers de renseignements personnels détenus par l'UdeM.

  • Contenu: inventaire des fichiers de renseignements personnels, entente entre organismes publics pour la transmission de renseignements personnels, autorisation de la Commission d’accès à l’information, registre de consultation des fichiers de renseignements personnels, bris de confidentialité et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Secrétariat général

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: 10 ans après la fin de l'utilisation du fichier (ou le remplacement des documents par une nouvelle version)
  • Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les ententes entre organismes publics pour la transmission de renseignements personnels et les autorisations de la Commission d'accès à l'information.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: bris de confidentialité, aide-conseil aux unités concernant la gestion des renseignements personnels, versions préliminaires des inventaires de fichiers de renseignements personnels.

Documents non confidentiels publics

06343 - Gestion des fichiers de renseignements personnels - Formulaire d'engagement de confidentialité

Formulaire d'engagement de confidentialité applicable aux renseignements personnels

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 8 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

06350 - Documents juridiques

Documents relatifs à des questions de nature juridique et documents légaux.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

06351 - Contrats et ententes

Documents légaux confirmant une entente entre l'UdeM et une personne physique ou morale.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du contrat

  • Actif: jusqu'à la signature du contrat, de l'entente ou de la convention. N.B.: Envoyer l'original du contrat à la DGDA dès la signature.
  • Semi-actif: tant que le contrat est en vigueur ou jusqu'à remplacement par une nouvelle version*
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

Tant que le contrat est en vigueur ou jusqu'à remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les contrats et ententes sont numérisés à des fins de sécurité.

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

06352 - Brevets d'invention

Documents relatifs aux brevets d’invention dont les droits appartiennent à l'UdeM. Concerne également les documents antérieurs à la demande de brevet.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau Recherche - Développement - Valorisation et autres unités responsables du brevet

  • Actif: jusqu'à la signature du brevet
  • Semi-actif: 20 ans à compter de la date du dépôt de la demande de brevet (demande effectuée à partir du 1er octobre 1989) ou 17 ans à compter de la date du brevet (demande effectuée avant le 1er octobre 1989)*
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à la signature du brevet, puis éliminer (voir Sécurité)

*Les brevets d'invention sont numérisés à des fins de sécurité.

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives le certificat de brevet d'invention et les documents antérieurs à la demande de brevet.

Éliminer la correspondance reliée à la demande et à l'émission du certificat (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

06353 - Enregistrements de dessins industriels

Documents établissant la propriété juridique d’un dessin industriel au nom de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de l'enregistrement

  • Actif: jusqu'à l'obtention du certificat d'enregistrement
  • Semi-actif: 10 ans après le dernier renouvellement d'enregistrement*
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à l'obtention du certificat d'enregistrement, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les enregistrements de dessins industriels sont numérisés à des fins de sécurité.

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives le certificat de dessin industriel.

Éliminer la correspondance reliée à la demande et à l'émission du certificat (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

06354 - Marques de commerces

Documents établissant la propriété juridique d’une marque de commerce au nom de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la marque de commerce

  • Actif: jusqu'à l'obtention du certificat d'enregistrement de la marque de commerce
  • Semi-actif: 15 ans après le dernier renouvellement d'enregistrement*
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à l'obtention du certificat d'enregistrement de la marque de commerce, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les marques de commerce sont numérisées à des fins de sécurité.

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives le certificat de marque de commerce.

Éliminer la correspondance reliée à la demande et à l'émission du certificat (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

06355 - Licences et permis

Documents relatifs aux licences et permis gouvernementaux nécessaires à la conduite des affaires de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la licence ou du permis

  • Actif: tant que la licence ou le permis est en vigueur
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que la licence ou le permis est en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents représentatifs des activités importantes de l'UdeM (ex.: permis de construction d'un édifice).

Éliminer les documents émis dans le cadre d'activités très spécifiques (ex.: permis d'alcool pour une réception) (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

06360 - Droit d'auteur

Documents relatifs au droit d’auteur sur des oeuvres produites ou acquises par l'UdeM. Concerne également les documents comportant une cession, une licence ou une autorisation relative au droit d’auteur au nom de l’UdeM pour un manuscrit, un logiciel, une photographie ou un enregistrement sonore ou vidéo.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables

  • Actif: jusqu'à la signature de la cession, licence ou autorisation
  • Semi-actif: 50 ans après le décès de l'auteur*
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que la cession, la licence ou l'autorisation est en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les cessions, licences ou autorisations sont numérisées à des fins de sécurité.

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents officiels relatifs au droit d'auteur sur des oeuvres produites ou acquises par l'UdeM.

Éliminer les documents comportant une cession, une licence ou une autorisation relative au droit d'auteur au nom de l'UdeM pour l'utilisation d'une oeuvre (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

06370 - Dépôt légal

Documents relatifs à la déclaration de dépôt légal des documents publiés par l'UdeM auprès de Bibliothèque et Archives Canada et de Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Concerne également les documents relatifs au dépôt légal des publications, affiches, brochures, cartes et plans, documents électroniques, enregistrements sonores, estampes, revues, logiciels, microformes, partitions musicales et journaux publiés par l'UdeM ou ses unités.

  • Contenu: correspondance, formulaires administratifs, certificat de dépôt légal.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la déclaration de dépôt légal

  • Actif: 1 an
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives le certificat de dépôt légal.

Éliminer la correspondance reliée au processus de dépôt légal (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

06400 - Administration de votre unité

Documents relatifs à l’administration générale de votre unité.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

06410 - Administration générale

Dossier de gestion contenant des documents relatifs à l’administration générale de votre unité.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents ayant une valeur stratégique élevée pour l’UdeM. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l'unité.

Documents non confidentiels internes

06420 - Planification administrative

Documents de base établissant les priorités et les orientations de votre unité.

  • Contenu: plan directeur annuel, triennal, quinquennal, planification des objectifs généraux et spécifiques.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la planification

  • Actif: 1 an après la fin de la période couverte par le document de planification
  • Semi-actif: 1 an ou période équivalente à la période couverte par le document de planification
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an après la fin de la période couverte par le document de planification, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les versions finales des plans, les documents récapitulatifs établissant les objectifs généraux et spécifiques des unités de l'UdeM ainsi que les études complétant ces documents.

Éliminer les dossiers d'élaboration (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents ayant une valeur stratégique élevée pour l’UdeM. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l'unité.

Documents non confidentiels internes

06430 - Organisation administrative

Documents relatifs à la définition et à l’évolution des mandats et de la structure administrative de votre unité (répartition des mandats et gestion de l’organigramme: identification des sous-unités, fonctions, types et nombre de postes et liens hiérarchiques). Concerne également les rapports, études et analyses organisationnelles ou structurelles (réévaluation des mandats, restructurations, création, fermeture et fusion d’unités administratives et autres).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du dossier

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les versions officielles des mandats et des organigrammes et les versions finales des analyses et des rapports témoignant de l'évolution des responsabilités administratives, de l'organisation du travail et de la structure de l'UdeM ou de ses unités.

Éliminer les ébauches et projets d'organigrammes non adoptés (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents ayant une valeur stratégique élevée pour l’UdeM. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l'unité.

Documents non confidentiels internes

06440 - Évaluation administrative

Documents relatifs à une évaluation ou une intervention en développement organisationnel dans votre unité.

  • Contenu: mandat et procédure d’évaluation ou d’intervention, correspondance, auto-évaluation de votre unité, enquête de satisfaction, comparaison avec d’autres établissements, consultation auprès de groupes ciblés, rapport d’évaluation et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de l'évaluation

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à la fin de l'évaluation ou de l'intervention, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les rapports et documents récapitulatifs témoignant des objectifs, du déroulement et des résultats de l'évaluation, de la consultation ou de l'intervention (rapports d'auto-évaluation, rapport d'enquête, commentaires des clients, rapport final et correspondance significative).

Éliminer les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents ayant une valeur stratégique élevée pour l’UdeM. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l'unité.

Documents non confidentiels internes

06450 - Délégation de pouvoirs

Documents inhérents à la répartition et la délégation des pouvoirs. Concerne également les délégations financières et autorisations de signature (attestations identifiant les personnes déléguées pour la signature de certains documents).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la délégation de pouvoirs

  • Actif: 1 an après la fin de la délégation
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an après la fin de la délégation, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Remarque(s)

Les délégations approuvées par les instances décisionnelles de l'UdeM sont conservées avec les documents de ces instances.

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents ayant une valeur stratégique élevée pour l’UdeM. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l'unité.

Documents non confidentiels internes

06460 - Services aux clientèles

Documents relatifs à la définition, la répartition, l'évaluation et la révision des services à la clientèle dispensés par votre unité.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du service à la clientèle

  • Actif: jusqu'à la prochaine évaluation ou redéfinition des services dispensés par l'unité
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les études, rapports et analyses témoignant de façon significative des services dispensés par les unités.

Éliminer les documents de support (ébauches, versions préliminaires et autres) (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

06500 - Relations avec les autres unités

Documents relatifs aux relations entretenues par votre unité avec les autres unités de l'UdeM.

  • Contenu: correspondance, documentation et autres.
  • Classer par nom d'unité, par cote de fonds.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents ayant une valeur stratégique élevée pour l’UdeM. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l'unité.

Documents non confidentiels internes

06600 - Relations externes

Documents de diverses natures reliés aux activités d’organismes externes entretenant des relations avec l'UdeM ou ses unités (représentation de l'UdeM dans des comités, activités conjointes ou autres) et ne pouvant être intégrés dans d’autres séries.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités en relation avec un organisme externe

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Remarque(s)

Les documents d’un organisme dont fait partie un membre de l'UdeM à titre personnel doivent demeurer sous sa responsabilité et ne sont donc pas couverts par les présentes règles de gestion.

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives la correspondance, les rapports et tout document témoignant d'échanges significatifs entre l'UdeM et un organisme externe. Verser également les documents préparés et présentés par un représentant de l'UdeM, témoignant de sa participation active ou reflétant les positions institutionnelles de l'UdeM.

Éliminer la documentation ou les documents accumulés à titre d'information qui ne portent pas la marque de la participation de l'UdeM  (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents ayant une valeur stratégique élevée pour l’UdeM. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l'unité.

Documents non confidentiels internes