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05000 - Services à la communauté

Documents relatifs aux services offerts à la communauté universitaire (étudiants, personnel, diplômés et retraités) ainsi qu’à la communauté environnante.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05100 - Services exclusifs aux étudiants

Documents relatifs aux services offerts exclusivement aux étudiants de l’UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05110 - Accueil et intégration

Documents relatifs à l’organisation des activités d’accueil et d’intégration des étudiants de l’UdeM.

  • Contenu: activités préalables à l’accueil, activités liées à la rentrée au début de l’année académique, rencontres individuelles des étudiants, rencontres de groupes (par programme, faculté, cycle d’études) et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de l'accueil et l'intégration des étudiants

  • Actif: 3 ans
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents témoignant de la tenue et du contenu des activités d'accueil et d'intégration, de la participation des étudiants et de l'évaluation des résultats obtenus.

Éliminer les documents de support utilisés pour organiser ces activités (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à un étudiant en particulier.

Documents non confidentiels internes

05120 - Aide à l'apprentissage

Documents relatifs à l’organisation et au suivi des activités et services d’aide et de soutien à l’apprentissage offerts aux étudiants de l’UdeM.

  • Contenu: rencontres et ateliers d’information relatifs à l’étude efficace, la gestion du temps, la prise de notes, la rédaction de travaux, la préparation d’exposés oraux, la gestion du stress et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Services aux étudiants et autres unités responsables de services d'aide à l'apprentissage

  • Actif: 2 ans après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

 

 

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les programmes, rapports d'activités et les statistiques témoignant des services dispensés, des activités organisées, de la participation des étudiants et de l'évaluation des résultats obtenus.

Éliminer les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à un étudiant en particulier.

Documents non confidentiels internes

05130 - Aide financière

Documents relatifs aux services d’aide financière offerts aux étudiants de l’UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05131 - Dossier de gestion (aide financière)

Documents relatifs à l’établissement et à l’administration générale des services d’aide financière offerts aux étudiants de l’UdeM.

  • Contenu: diffusion de l’information générale sur les prêts, bourses et prix (correspondance, documentation, statistiques), listes d’organismes subventionnaires, listes de candidatures, de boursiers, de bourses refusées, mesures d’appui dans la démarche des étudiants pour l’obtention du soutien financier nécessaire à la poursuite des études, conseils pour la planification budgétaire et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau de l'aide financière, Bureau des bourses d'études, Études supérieures et postdoctorales et autres unités responsables de services d'aide financière

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 4 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les programmes et rapports d'activités récapitulatifs et les statistiques témoignant des services dispensés, de la participation des étudiants et de l'aide financière attribuée ou obtenue.

Éliminer les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à un étudiant en particulier, listes de candidatures, de boursiers, de bourses refusées, mesures d’appui dans la démarche des étudiants pour l’obtention du soutien financier nécessaire à la poursuite des études, conseils pour la planification budgétaire.

Documents confidentiels

05132 - Prêts, bourses et prix de l'UdeM

Documents relatifs à la gestion des programmes de prêts, bourses et prix accordés par l’UdeM.

  • Contenu: gestion des candidatures, fonctionnement du comité de sélection, liste et portraits des boursiers et récipiendaires, statistiques, correspondance, contrats de dépannage financier, politiques d’avances de crédit, d’aide financière aux études doctorales et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau de l'aide financière, Bureau des bourses d'études, Études supérieures et postdoctorales et autres unités responsables de la gestion des programmes de prêts, bourses et prix de l'UdeM

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 4 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les programmes, les rapports, les statistiques, la liste des boursiers ainsi que les documents reflétant la politique d'octroi des prêts, bourses et prix de l'UdeM.

Éliminer les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

05133 - Prêts, bourses et prix externes

Documents relatifs à la gestion des programmes de prêts, bourses et prix accordés par différents organismes externes (organismes gouvernementaux, organismes privés, entreprises, fondations et autres).

  • Contenu: listes de distribution, prêts et bourses non distribués, publicité, listes de demandes de bourses, avis d’acceptation, correspondance portant sur la transmission des chèques, listes de boursiers, listes de candidatures refusées, statistiques et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau de l'aide financière, Bureau des bourses d'études, Études supérieures et postdoctorales et autres unités responsables de la gestion des programmes de prêts, bourses et prix externes

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les statistiques récapitulatives témoignant de l'attribution des prêts, bourses et prix d'organismes externes aux étudiants de l'UdeM, ainsi que les listes des boursiers (autres que celles des programmes de prêts et bourses gouvernementaux) et des récipiendaires de prix.

Éliminer les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

05134 - Dossiers individuels (aide financière)

Dossier regroupant des informations sur les étudiants qui formulent des demandes d’aide financière (prêts, bourses et prix) auprès de l’UdeM ou d’organismes externes (organismes gouvernementaux, organismes privés, entreprises, fondations et autres).

  • Contenu: renseignements généraux sur l’usager, état de sa situation financière, sociale et familiale, dossier scolaire, lettres de recommandation, rapports des examinateurs, nature et conditions de l’aide apportée, modalités de remboursement, quittance et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau de l'aide financière, Bureau des bourses d'études, Études supérieures et postdoctorales et autres unités responsables de services d'aide financière

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 4 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les dossiers de récipiendaires des bourses de prestige.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

05140 - Assurances

Documents relatifs à l’administration des programmes d’assurances collectives pour les étudiants (assurance médicale, dentaire, accident et autres).

  • Contenu: contrats et avenants, liste des assurés, renouvellement, facturation de primes, réclamations, correspondance et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Services aux étudiants

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

 

 

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à un assuré en particulier, liste des assurés.

Documents confidentiels

05150 - Emploi

Documents relatifs à la gestion des services d’aide à la recherche d’emploi offerts aux étudiants et diplômés de l’UdeM.

  • Contenu: journées de consultation pour la vérification du curriculum vitae, conseils pour la préparation d’une entrevue de sélection, consultation des banques d’emplois disponibles, activités de recrutement d’entreprises, kiosques, conférences, rencontres d’information sur le placement, banque de curriculum vitae et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Services aux étudiants et autres unités responsables de services d'aide à la recherche d'emploi

  • Actif: 2 ans après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version. Conserver les CV 1 an.
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les programmes, rapports d'activités et statistiques témoignant de l'utilisation des services d'aide à la recherche d'emploi par les étudiants.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: numéro d'assurance sociale, documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à un étudiant en particulier.

Documents confidentiels

05160 - Étudiants en situation de handicap

Documents relatifs aux services offerts aux étudiants en situation de handicap de l’UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05161 - Dossier de gestion (étudiants en situation de handicap)

Documents relatifs à la mise en place et à l’évolution des activités et services d’intégration des étudiants en situation de handicap: accessibilité des locaux, services d’interprétariat en langage des signes québécois (LSQ) et service d’interprétation orale (oraliste), organisation des ressources humaines (interprète, preneur de notes, accompagnateur) et matérielles (fauteuil roulant, adaptation des locaux, du mobilier, des laboratoires, des appareils d’aide: imprimante en braille, numériseur, télévisionneuse et autres), traduction de documents en braille, grossissement de caractères de documents (plans de cours, examens), interventions auprès des professeurs et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Services aux étudiants et autres unités responsables de services aux étudiants en situation de handicap

  • Actif: 2 ans après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à la fin de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les programmes, rapports d'activités et statistiques témoignant des services dispensés, des activités organisées, de la participation des étudiants et de l'évaluation des résultats obtenus. Verser également des spécimens des documents adaptés (gros caractères, braille et autres).

Éliminer les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à un étudiant en particulier.

Documents confidentiels

05162 - Dossiers individuels (étudiants en situation de handicap)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les étudiants en situation de handicap de l’UdeM.

  • Contenu: renseignements généraux sur l’usager, correspondance, conditions particulières, détails sur les services requis et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Services aux étudiants et autres unités responsables des services aux étudiants en situation de handicap

  • Actif: 2 ans après la fin du séjour d'études
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

Jusqu'à la fin du séjour d'études, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

05170 - Étudiants internationaux et programmes d'échanges

Documents relatifs aux programmes d’échanges d’étudiants et aux services offerts par l’UdeM aux étudiants internationaux.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05171 - Dossier de gestion (étudiants internationaux et programmes d'échanges)

Documents relatifs à l’établissement, à l’organisation et au suivi des programmes d’échanges d’étudiants et des services offerts par l’UdeM aux étudiants internationaux.

  • Contenu: protocoles d’entente et documentation sur les programmes d’échanges (objectifs et fonctionnement, liste des institutions participantes, noms et coordonnées des responsables), liste d’étudiants participant aux programmes d’échanges, contrôle des modalités de participation (inscription, aide, assurance, dépannage) et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des affaires internationales, Service aux étudiants et autres unités responsables du dossier

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à un étudiant en particulier.

Documents confidentiels

05172 - Dossiers individuels (étudiants internationaux et programmes d'échanges)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les étudiants et stagiaires inscrits aux programmes d’échanges.

  • Contenu: renseignements généraux sur l’usager, copie du dossier académique, correspondance (ambassades, organismes subventionnaires et autres), demandes d’aide financière ponctuelle (dépannage), état des avances de crédit, assurances, rapport de séjour d’études et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des affaires internationales, Service aux étudiants et autres unités responsables du dossier

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

05200 - Activités et associations étudiantes

Documents relatifs à la vie parascolaire des étudiants de l’UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05210 - Activités étudiantes

Documents relatifs à l’organisation d’activités favorisant la participation et la socialisation des étudiants de l’UdeM.

  • Contenu: activités d’échanges entre les étudiants d’un même programme d'études, activités d’accueil en début d'année académique, activités récréatives, création et consolidation d’un réseau de contacts avec le milieu professionnel, rencontres, causeries, conférences, compétitions interuniversitaires (académiques, scientifiques, artistiques, sportives et autres), bulletins et journaux, politique de reconnaissance de la participation étudiante (déclaration, rapport-synthèse, attribution de crédits de participation) et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Services aux étudiants et autres unités responsables d'activités étudiantes

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents de promotion et les rapports témoignant de la tenue des activités étudiantes ayant bénéficié du support de l'UdeM, de la participation des étudiants de l'UdeM aux compétitions interuniversitaires et des résultats obtenus.

Éliminer les documents de support (voir Sécurité). Les bulletins et journaux étudiants ne sont pas conservés à titre d'archives institutionnelles mais, s'il y a lieu, dans les fonds d'archives privées des associations étudiantes les ayant produits.

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à un étudiant en particulier, listes d'étudiants.

Documents non confidentiels internes

05220 - Associations étudiantes

Documents relatifs aux associations, organisations et regroupements étudiants de l’UdeM.

  • Contenu: demande de reconnaissance ou d’accréditation, charte, composition des exécutifs, listes des membres, structure (liens avec des organisations similaires dans d’autres établissements universitaires) et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

 

 

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à un étudiant en particulier, listes d'étudiants.

Documents non confidentiels internes

05300 - Services sportifs

Documents relatifs aux services sportifs offerts aux étudiants et à la communauté environnante de l’UdeM.

05310 - Dossier de gestion (services sportifs)

Documents relatifs à la gestion des services sportifs offerts aux étudiants et à la communauté environnante de l’UdeM.

  • Contenu: promotion, recrutement et inscription des membres, planification et organisation des activités (libres ou dirigées, ligues sportives, programmes d’entraînement), exploitation (réservation, utilisation) des installations (gymnases, salles d’entraînement, piscines, plateaux sportifs, base de plein-air, terrains extérieurs et autres), du matériel et de l’équipement (réservation et prêt).
  • Classer par activités sportives.
  • Renvoi(s)
  •  

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): CEPSUM

  • Actif: 2 ans*
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les tableaux sommaires, listes partielles ou préliminaires et autres documents utilisés pour le suivi quotidien des activités peuvent être éliminés après la réalisation de l'activité ou la compilation des informations, le cas échéant (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les programmes, rapports d'activités, statistiques de participation et données établissant le profil des membres.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05320 - Dossiers individuels (services sportifs)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les usagers des services sportifs offerts par l’UdeM.

  • Contenu: renseignements généraux sur l’usager, formulaires d’inscription, reçus de frais d’inscription, fiche d’évaluation de la condition physique, fiche de suivi d’entraînement, programme d’entraînement personnalisé et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): CEPSUM

  • Actif: 3 ans après la dernière inscription au dossier
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents relatifs à la santé, fiche d'évaluation de la condition physique.

Documents confidentiels

05330 - Sports d'excellence

Documents relatifs à l’organisation et au développement du programme des sports d’excellence: recrutement, entraînement, compétitions, promotion, commandites et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): CEPSUM

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents témoignant de la création, de la composition et des activités et réalisations importantes (notamment les prix remportés) des équipes sportives ou athlètes institutionnels.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à une personne en particulier, évaluation de la condition physique des personnes.

Documents confidentiels

05400 - Services socioculturels

Documents relatifs aux services socioculturels offerts à la communauté universitaire (activités sociales et culturelles, projets communautaires, activités de bienfaisance et expositions).

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05410 - Activités sociales et culturelles

Documents relatifs aux activités sociales et culturelles offertes à la communauté universitaire (activités de diffusion, éducatives et sociales, activités de groupes artistiques, culturels, scientifiques et autres), incluant les activités sociales des membres du personnel (fêtes, club social, chorale et autres).

05411 - Dossier de gestion (activités sociales et culturelles)

Documents relatifs à la gestion des activités sociales et culturelles offertes à la communauté universitaire (activités de diffusion, éducatives et sociales, activités de groupes artistiques, culturels, scientifiques et autres), incluant les activités sociales des membres du personnel (fêtes, club social, chorale et autres).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables d'activités sociales et culturelles

  • Actif: 2 ans*
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les documents relatifs au contrôle des inscriptions (listes, cartes, billets d'entrée et autres) sont éliminés une fois la session terminée (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les programmes, la correspondance significative, les rapports d'activités et les statistiques témoignant de l'organisation et du contenu des activités socioculturelles.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à une personne en particulier.

Documents non confidentiels internes

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05412 - Dossiers individuels (activités sociales et culturelles)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les participants aux activités sociales et culturelles offertes par l'UdeM.

  • Contenu: renseignements généraux sur le participant, formulaires d’inscription, reçus de frais d’inscription et autres.
  • Renvoi(s)
  •  

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables d'activités sociales et culturelles

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents confidentiels

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05420 - Projets communautaires

Documents relatifs à l’organisation des activités de formation, de recherche et de consultation offertes à la communauté environnante de l’UdeM.

  • Contenu: correspondance, protocoles, contrats, ententes, programmes d’activités, publicité et marketing des activités, rapports et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Services aux étudiants et autres unités responsables de projets communautaires

  • Actif: 2 ans après la fin du projet
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans après la fin du projet, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives la correspondance, les programmes, les protocoles, les contrats, les ententes, les rapports et les statistiques décrivant les projets et témoignant des principales réalisations et de la participation obtenue.

Éliminer les documents de support (inscriptions, gestion financière et autres) (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à une personne en particulier.

Documents non confidentiels internes

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05430 - Activités de bienfaisance

Documents relatifs aux activités de bienfaisance impliquant l’UdeM et l’ensemble des membres de la communauté universitaire: collectes de fonds pour des oeuvres de charité, collectes de sang, souscriptions ou collectes (argent, vêtements et autres) pour les étudiants et les familles démunis (ex.: paniers de Noël) et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Services aux étudiants et autres unités responsables d'activités de bienfaisance

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives la correspondance significative et les rapports témoignant de la tenue des activités de bienfaisance impliquant l'UdeM et des résultats obtenus.

Éliminer les documents de support liés à l'organisation matérielle des activités (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à un bénéficiaire.

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à une personne en particulier.

Documents non confidentiels internes

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05440 - Expositions

Documents relatifs à la préparation, à l’organisation et à la présentation des expositions physiques ou virtuelles réalisées ou reçues par l’UdeM ou ses unités.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Centre d'exposition de l'UdeM et autres unités responsables d'expositions

  • Actif: 2 ans après la fin de l'exposition
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les rapports et statistiques sur les expositions, le catalogue (incluant la liste et la reproduction des oeuvres), deux spécimens du carton d'invitation, deux affiches, les textes d'allocutions prononcées lors de l'ouverture de l'exposition, le contrat, le texte didactique, les communiqués de presse, la correspondance significative et la liste des documents de référence complémentaires à l'exposition. Verser également les fichiers numériques des expositions virtuelles.

Éliminer des autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: listes et coordonnées des invités.

Documents non confidentiels internes

05500 - Droits des membres de la communauté

Documents relatifs aux droits des membres de la communauté universitaire.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05510 - Dossier de gestion (droits des membres de la communauté)

Documents relatifs aux mécanismes d’application et de respect des règlements et politiques académiques, disciplinaires ou administratifs concernant les droits des membres de la communauté universitaire.

  • Contenu: modalités de règlement des plaintes, mécanismes de recours, interventions de l’ombudsman (protecteur universitaire) et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau de l'ombudsman, Bureau d'intervention en matière de harcèlement et autres unités responsables des droits des membres de la communauté universitaire

  • Actif: jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version (charte, politiques, mécanismes de recours et de règlement des plaintes)
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version (charte, politiques, mécanismes de recours et de règlement des plaintes), puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les versions officielles (et toutes les mises à jour) de la charte (ou déclaration) des droits d'un groupe de membres de la communauté universitaire, les rapports d'activités et statistiques témoignant des interventions et des recommandations générales de l'ombudsman (exempts de tout renseignement personnel).

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à une personne en particulier.

Documents confidentiels

05520 - Dossiers individuels (droits des membres de la communauté)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les membres de la communauté universitaire ayant formulé une plainte.

  • Contenu: correspondance, documents relatifs à la plainte formulée ainsi qu’à la décision rendue et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau de l'ombudsman

  • Actif: 3 ans après la fermeture du dossier
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

3 ans après la fermeture du dossier, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

05600 - Services auxiliaires

Documents relatifs aux services auxiliaires de l’UdeM (hébergement, services alimentaires, vestiaires, magasins, polycopie, carte d’identité, service de garde (CPE), stationnement).

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05610 - Hébergement

Documents relatifs aux services d’hébergement offerts par l’UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05611 - Dossier de gestion (hébergement)

Documents relatifs à la gestion des services d’hébergement offerts aux étudiants et autres clientèles de l’UdeM.

  • Contenu: politiques et règlements, banque de références sur les logements et chambres à louer, sous-louer ou à partager par les étudiants, résidences universitaires, rapports, statistiques et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Service des résidences et Bureau du logement hors campus

  • Actif: jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version*
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Conserver 3 ans les documents relatifs à la gestion des services accessoires offerts aux clients des résidences de l'UdeM (location de meubles et autres).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les politiques et règlements, l'inventaire des résidences dont l'UdeM est propriétaire ainsi que les rapports et statistiques témoignant de leur utilisation par les étudiants et autres clientèles.

Éliminer les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à un locataire en particulier.

Documents non confidentiels internes

05612 - Dossiers individuels (hébergement)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les usagers des services d’hébergement de l’UdeM.

  • Contenu: renseignements généraux sur l’usager, demande de location, formulaire de réservation, contrat de location ou renouvellement, contrat de service Internet, documents relatifs à la facturation et au paiement de la location et des services, demande de réparations diverses, correspondance échangée avec le locateur, avis de départ et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Service des résidences

  • Actif: 2 ans après la fermeture du dossier*
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les demandes de location non retenues sont éliminées après 2 ans (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents relatifs à la situation financière d'un locataire.

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à un locataire en particulier.

Documents non confidentiels internes

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05620 - Services alimentaires

Documents relatifs aux services alimentaires offerts à la communauté universitaire.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05621 - Dossier de gestion (services alimentaires)

Documents relatifs à la gestion des services alimentaires offerts à la communauté universitaire (restauration, service de traiteur et boisson, distributeurs automatiques et autres).

  • Contenu: formulaires d’inventaire des ressources alimentaires, menus, recettes, organisation des repas et réceptions, rouleaux de caisses enregistreuses et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Services alimentaires

  • Actif: 2 ans ou tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans ou tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les menus, recettes et documents reflétant l'organisation générale des services alimentaires ainsi que la mise en place de nouvelles pratiques (ex.: pratiques environnementales).

Éliminer les autres documents (documents financiers et autres) (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

05622 - Demandes de services

Documents relatifs aux demandes de services alimentaires de l’UdeM ou de ses unités.

  • Contenu: formulaire de commande, besoins particuliers, rapports de réceptions, correspondance et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Services alimentaires

  • Actif: 2 ans ou tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans ou tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

05630 - Vestiaires

Documents relatifs aux services de location de vestiaires offerts aux membres de la communauté universitaire.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05631 - Dossier de gestion (vestiaires)

Documents relatifs à la gestion des services de location de vestiaires offerts aux membres de la communauté universitaire.

  • Contenu: liste des vestiaires par pavillon, procédure d’ouverture des vestiaires dont l’utilisation n’est pas autorisée, procédure de distribution et contrôle des cadenas et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des immeubles, CEPSUM et autres unités offrant un service de location des vestiaires

  • Actif: jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

Jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

05632 - Dossiers individuels (vestiaires)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les usagers bénéficiant des services de location de vestiaires offerts par l’UdeM.

  • Contenu: renseignements généraux sur l’usager, demande de location, formulaire de location de vestiaire, formulaire d’emprunt de cadenas et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction des immeubles, CEPSUM et autres unités offrant un service de location des vestiaires

  • Actif: 3 ans après la fermeture du dossier
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents confidentiels

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05640 - Magasins

Documents relatifs à la gestion des magasins de l’UdeM (librairies, magasin dentaire et autres).

  • Contenu: inventaires, commandes, rouleaux des caisses enregistreuses et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à un usager en particulier.

Documents non confidentiels internes

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05650 - Impression (reprographie)

Documents relatifs à la gestion des services de reprographie de l’UdeM.

  • Contenu: réquisitions de photocopie, réquisitions internes de travaux d’imprimerie, facturation interne et externe, contrôle d’utilisation et de dépôt d’argent des photocopieurs payants, rapports de service et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Service d'impression

  • Actif: 2 ans*
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les documents sans incidence financière (ex.: réquisitions) doivent être éliminés après 2 ans (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à un usager en particulier.

Documents non confidentiels internes

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05660 - Carte d'identité

Documents relatifs à l’émission et à la gestion des cartes d’identité des étudiants et du personnel de l’UdeM.

  • Contenu: correspondance, listes des détenteurs d’une carte et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents confidentiels

05670 - Service de garde (CPE)

Documents relatifs à la gestion des services de garde offerts par l’UdeM.

  • Contenu: correspondance, documents financiers, mémoires, rapports d’études, contrats, rapports annuels, journaux internes, inscriptions, débats, documentation et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05680 - Stationnement

Documents relatifs à la gestion des stationnements de l’UdeM (exploitation, aménagement, entretien, réparation).

  • Contenu: permis de stationnement, reçus de vignette de stationnement, billets de stationnement (fournissant les heures d’arrivée et de départ des véhicules), relevés journaliers de stationnement, listes de clients, listes des retenues salariales, demandes de remboursement, déclaration pour perte ou vol du permis de stationnement, réquisitions et factures de remorquage des véhicules en infraction et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Stationnement

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à un usager en particulier.

Documents non confidentiels internes

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05700 - Services professionnels

Documents relatifs aux unités de l’UdeM dispensant des services professionnels.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05710 - Services de santé

Documents relatifs aux services de santé offerts aux étudiants, au personnel et à la communauté environnante de l’UdeM.

05711 - Dossier de gestion (services de santé)

Documents relatifs à la gestion des services de santé offerts aux étudiants, au personnel et à la communauté environnante de l’UdeM: planification et organisation des services de santé (activités de prévention et de dépistage, cliniques (médecine, médecine dentaire, optométrie, nutrition, kinésiologie, médecine sportive, orthophonie et audiologie et autres) et des services d’aide et d’information psychologique (kiosques d’information, ateliers et consultations individuelles ou de groupe).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de services de santé

  • Actif: 2 ans après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version
  • Semi-actif: 8 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à la fin de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les programmes, rapports d'activités et statistiques témoignant des services dispensés, des activités organisées, de la participation de la clientèle et de l'évaluation des résultats obtenus.

Éliminer les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à un patient en particulier.

Documents confidentiels

05712 - Dossiers individuels (services de santé)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les usagers des services de santé offerts par l’UdeM (cliniques de médecine, de médecine dentaire, d’optométrie, de nutrition, de kinésiologie, de médecine sportive, d’orthophonie et audiologie et autres).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): professionnels de chaque clinique excepté ceux du Centre de santé et de consultation psychologique

  • Actif: conserver dans le bureau du professionnel 2 ans après la dernière inscription au dossier
  • Semi-actif: conserver les dossiers pour un minimum de 5 ans, excepté les dossiers individuels de médecine dentaire, qui sont conservés 18 ans. Pour toutes les cliniques, le dossier du client âgé de moins de 18 ans est conservé pour un minimum de 5 ans à compter de la date de la majorité.
  • Inactif: effectuer un tri

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Conserver toute pièce identifiée selon les modalités prévues au mandat donné par le professionnel à la DGDA. Dans le cas où il n'existe pas de mandat ou qu'il est impossible d'en obtenir un du professionnel, éliminer les documents.

Pour les clients de médecine dentaire, conserver intégralement les dossiers créés avant 1967. À partir de 1967, conserver un échantillon aléatoire de 10 % des dossiers.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

05712 - Dossiers individuels (services de santé) - Centre de santé et de consultation psychologique

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les usagers des cliniques du Centre de santé et de consultation psychologique de l'UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): professionnels de chaque clinique du Centre de santé et de consultation psychologique

  • Actif: conserver dans le bureau du professionnel 2 ans après la dernière inscription au dossier*
  • Semi-actif: conserver les dossiers pour un minimum de 5 ans. Le dossier du client âgé de moins de 18 ans est conservé pour un minimum de 5 ans à compter de la date de la majorité. Les dossiers contenant des rapports d'anatomopathologie sont conservés 10 ans et les fichiers de vaccination, 100 ans.
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

* Conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir colonne Sécurité).

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

05712 - Dossiers individuels (services de santé) - Résultat d'analyses de laboratoire

Résultats d'analyses de laboratoire.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Centre de santé et de consultation psychologique

  • Actif: 6 mois
  • Semi-actif: 1 an et demi
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

05720 - Consultation en orientation scolaire et professionnelle

Documents relatifs aux activités et aux services d’orientation et d’information scolaire et professionnelle offerts aux étudiants de l’UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05721 - Dossier de gestion (orientation scolaire et professionnelle)

Documents relatifs à l’organisation et au suivi des activités et services d’orientation (cliniques d’orientation, tests psychométriques) et d’information scolaire et professionnelle (précision des objectifs de formation, recherches, consultations et ateliers sur les métiers, professions, programmes d’études et autres) offerts aux étudiants de l’UdeM.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Services aux étudiants et autres unités responsables de services d'orientation scolaire et professionnelle

  • Actif: 2 ans après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives un exemplaire complet de chacun des tests psychométriques (document à compléter par l'étudiant, protocole d'administration et de correction du test). Verser aussi les rapports d'activités et les statistiques témoignant des services dispensés, des activités organisées, de la participation des étudiants et de l'évaluation des résultats obtenus.

Éliminer les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à une personne en particulier.

Documents non confidentiels internes

05722 - Dossiers individuels (orientation scolaire et professionnelle)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les usagers des services d’orientation et d’information scolaire et professionnelle offerts aux étudiants de l’UdeM.

  • Contenu: renseignements généraux sur l’usager, résumé et notes d’entrevues, notes d’évaluation, questionnaire et test pour diagnostic, rapports du conseiller d’orientation et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Services aux étudiants et autres unités responsables de services d'orientation scolaire et professionnelle

  • Actif: 5 ans après la dernière intervention ou consultation
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

05730 - Consultation juridique

Documents relatifs aux services de consultation juridique offerts aux membres de la communauté universitaire.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05731 - Dossier de gestion (consultation juridique)

Documents relatifs à la gestion des services de consultation juridique offerts aux
membres de la communauté universitaire.

  • Contenu: planification et organisation des services de consultation juridique (cliniques juridiques), des services d’aide et d’information juridiques (kiosques, ateliers et consultations individuelles ou de groupe).
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Faculté de droit - Clinique juridique

  • Actif: 2 ans après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version
  • Semi-actif: 8 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à la fin de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les programmes, rapports d'activités et statistiques témoignant des services dispensés, des activités organisées, de la participation de la clientèle et de l'évaluation des résultats obtenus.

Éliminer les autres documents (documents financiers, demandes de services et autres) (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels sensibles relatifs à une personne en particulier.

Documents confidentiels

05732 - Dossiers individuels (consultation juridique)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les usagers des services de consultation juridique offerts aux membres de la communauté universitaire (cliniques juridiques).

  • Contenu: renseignements généraux sur l’usager, résumé des consultations, correspondance de nature juridique, conseils, références, modalités de règlement du dossier et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Faculté de droit - Clinique juridique

  • Actif: jusqu'à la fin de l'année académique
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

05740 - Services vétérinaires

Documents relatifs aux services vétérinaires offerts par l’UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05741 - Dossier de gestion (services vétérinaires)

Documents relatifs à la planification, l’organisation et la gestion des services vétérinaires offerts par l'UdeM (cliniques, centre hospitalier universitaire vétérinaire, activités de prévention, kiosques d’information et autres).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de services vétérinaires

  • Actif: 2 ans après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version
  • Semi-actif: 8 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Jusqu'à la fin de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les programmes, rapports d'activités et statistiques témoignant des services dispensés, des activités organisées, de la participation de la clientèle et de l'évaluation des résultats obtenus.

Éliminer les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à une personne en particulier.

Documents non confidentiels internes

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05742 - Dossiers individuels (services vétérinaires)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les usagers (propriétaires des animaux) des services vétérinaires offerts par l’UdeM et sur les animaux recevant les soins.

  • Contenu: renseignements généraux sur l’usager et son animal, histoire de cas, examen, diagnostic, soins prescrits, rapports d’évolution et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Faculté de médecine vétérinaire

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05800 - Services aux diplômés et aux retraités

Documents relatifs aux services offerts aux diplômés et aux retraités de l’UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05810 - Services aux diplômés

Documents relatifs aux services offerts aux diplômés de l’UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05811 - Dossier de gestion (services aux diplômés)

Documents relatifs à l’identification des diplômés et aux relations entretenues par l’UdeM avec ses diplômés.

  • Contenu: listes et registres des diplômés, rapports et statistiques sur les diplômés, dossiers des associations de diplômés (associations sectorielles ou de programmation) et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Réseau des diplômés et des donateurs et autres unités responsables des relations avec les diplômés

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les registres cumulatifs de diplômés (ou l'équivalent) et les documents témoignant de la création, de la reconnaissance et des réalisations des associations et regroupements de diplômés de l'UdeM.

Éliminer les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à un diplômé en particulier.

Documents non confidentiels internes

05812 - Activités des diplômés

Documents relatifs à l’organisation d’activités et de services favorisant le maintien de l’implication, la participation et la socialisation des diplômés de l’UdeM.

  • Contenu: services offerts aux diplômés (bibliothèque, Internet, cours, séminaires, cartes de crédit, assurances et autres), activités d'échanges entre les diplômés et étudiants d’un même programme d’études, activités récréatives, retrouvailles, causeries, conférences, bulletins et journaux des diplômés, implication des diplômés dans les comités, les campagnes de souscription institutionnelles et autres.
  • Remarque(s)
    • Les documents d'une association de diplômés, lorsqu'elle n'est pas rattachée administrativement à l’UdeM, sont considérés comme des documents privés qui doivent demeurer sous sa responsabilité et ne sont pas couverts par les présentes règles de gestion. S'il y a lieu, ces documents sont conservés dans les fonds d'archives privées des associations les ayant produits.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Réseau des diplômés et des donateurs et autres unités responsables des activités des diplômés

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents de promotion, publications et rapports témoignant de la tenue des activités impliquant des diplômés et de la nature des services offerts par l'UdeM.

Éliminer les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à un diplômé en particulier.

Documents non confidentiels internes

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05820 - Services aux retraités

Documents relatifs aux services offerts aux retraités de l’UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

05821 - Dossier de gestion (services aux retraités)

Documents relatifs à l’identification des retraités et aux relations entretenues par l’UdeM avec ses retraités.

  • Contenu: listes et registres des retraités, rapports et statistiques sur les retraités et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à un retraité en particulier.

Documents non confidentiels internes

05822 - Activités des retraités

Documents relatifs à l’organisation d’activités et de services favorisant le maintien de l’implication, la participation et la socialisation des retraités de l’UdeM.

  • Contenu: services offerts aux retraités (bibliothèque, Internet, cours, séminaires, cartes de crédit, assurances et autres), activités d’échanges entre les retraités, activités récréatives, retrouvailles, causeries, conférences, bulletins et journaux des retraités, implication dans les comités, les campagnes de souscription institutionnelles et autres.
  • Remarque(s)
    • Les documents d'une association de retraités sont considérés comme des documents privés qui doivent demeurer sous sa responsabilité et ne sont pas couverts par les présentes règles de gestion. S'il y a lieu, ces documents sont conservés dans les fonds d'archives privées des associations les ayant produits.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: documents contenant des renseignements personnels non sensibles relatifs à un retraité en particulier.

Documents non confidentiels internes

Remarque(s)

Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05900 - Santé et sécurité

Documents relatifs à l’administration des activités liées à la santé et la sécurité des membres de la communauté universitaire, aux programmes de prévention, à l’hygiène environnementale, à l’inspection des milieux, à l’ergonomie, à la qualité de vie, aux rapports d’inspection, à l’application des normes de santé et sécurité et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction de la prévention et de la sécurité et autres unités responsables de la santé et sécurité de la communauté

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les rapports témoignant des mesures et programmes de santé et sécurité adoptés par l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

05900 - Déclarations de cas de Covid-19

Documents relatifs aux déclarations de cas de Covid-19.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Direction de la prévention et de la sécurité et autres unités responsables de la santé et sécurité de la communauté

  • Actif: jusqu'à la fin de la pandémie ou compilation des statistiques
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les rapports hebdomadaires produits pour le Bureau des communications et des relations publiques (BCRP).

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels