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/ Gestion de documents et des archives

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03000 - Recherche

Documents relatifs à la recherche et la création tant dans leurs aspects administratifs que méthodologiques.

03100 - Organisation de la recherche

Documents relatifs à l’organisation et la gestion de la recherche et de la création à l’UdeM.

  • Contenu: inventaires de recherche, études sur le développement et le financement de la recherche, documents relatifs à la structure organisationnelle de la recherche et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: déposer aux archives
  • Inactif: à venir

Mode de disposition

 

Déposer aux archives

Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Sécurité

 

Documents confidentiels

03200 - Financement de la recherche

Documents relatifs au financement de la recherche et de la création.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
  • Renvoi(s)

03210 - Programmes institutionnels

Documents relatifs aux fonds institutionnels de recherche, aux sources de subventions et commandites de recherche internes auxquels un chercheur peut s’adresser pour obtenir du financement.

  • Classer par programme.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau Recherche - Développement - Valorisation (BRDV) et autres unités responsables du dossier de programmes institutionnels de financement

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents témoignant de la nature, des ressources et de l'utilisation des programmes institutionnels de financement de la recherche et de la création.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

03220 - Programmes externes

Documents relatifs aux programmes de financement externes, aux sources de subventions et commandites auxquels un chercheur peut s’adresser pour obtenir du financement.

  • Classer par programme, par organisme.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau Recherche - Développement - Valorisation (BRDV) et autres unités responsables du dossier de programmes externes de financement

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

 

 

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents confidentiels

03300 - Éthique

Documents relatifs à l’éthique et la déontologie.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
  • Renvoi(s)

03310 - Gestion de l'éthique

Documents relatifs à l’éthique et aux normes déontologiques à respecter lors de la réalisation des projets de recherche, notamment dans les cas où la recherche implique une expérimentation sur des sujets humains ou des animaux.

  • Contenu: documents relatifs aux demandes de certificats d’éthique, aux commentaires et aux recommandations concernant le respect des normes déontologiques pour un projet de recherche spécifique, formules de consentement à compléter par les participants, avis de déontologie aux organismes subventionnaires, politiques, procédures et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités ou comités responsables du dossier relatif à l'éthique et aux normes déontologiques

  • Actif: 2 ans après la fin du projet de recherche
  • Semi-actif: minimum de 5 ans ou tant que prévu par les normes en vigueur
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans après la fin du projet de recherche, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents témoignant du processus d'obtention et d'application des certificats d'éthique et autres documents jugés pertinents.

Éliminer les documents de support (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

03320 - Utilisation des animaux

Documents relatifs à la gestion des protocoles d’utilisation des animaux, de l’équipement et du matériel biologique par les chercheurs de l’UdeM.

  • Contenu: dossiers des utilisateurs, demandes d’autorisation, registres de tarification, procédures et dossiers des soins et interventions à assurer auprès des animaux, registres d’utilisation des médicaments et barbituriques et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Division des animaleries et autres unités responsables de l'utilisation des animaux et du matériel biologique

  • Actif: 2 ans. Les documents liés à des animaux spécifiques sont conservés 2 ans après le décès de l'animal ou son départ de l'UdeM.
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

 

 

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les protocoles d'utilisation des animaux.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

03400 - Unités de recherche

Documents relatifs au processus d’accréditation, à la mise sur pied et à la réalisation des activités des unités de recherche de l’UdeM (centres, laboratoires, groupes, instituts, chaires).

  • Contenu: critères d’accréditation, lettres patentes, documents liés à la mission, la composition, la structure, l’organisation, la régie interne et le développement d’une unité de recherche, correspondance, études, rapports et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): vice-rectorat responsable de la recherche, unités de recherche concernées et autres unités responsables de ces unités de recherche

  • Actif: 2 ans après la création de l'unité de recherche ou tant que les documents sont utilisés pour en contrôler le processus d'organisation et l'atteinte des objectifs
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

2 ans après la création de l'unité de recherche ou tant que les documents sont utilisés pour en contrôler le processus d'organisation et l'atteinte des objectifs, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents confidentiels

03500 - Projets de recherche

Documents relatifs à la gestion de projets ou d’activités de recherche.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

03510 - Contrats et subventions

Documents relatifs à un contrat ou une subvention de recherche accordé ou non (demande, utilisation des sommes allouées, résultats des projets de recherche qui en découlent).

  • Contenu: projets soumis, contrats et commandites de recherche, correspondance, formulaires administratifs relatifs à la demande et à l’utilisation de la subvention, évaluation, suivi, rapports finaux et autres.
  • Classer par organisme, par programme, par titre de la recherche, par matricule ou nom du chercheur.
  • Renvoi(s)
    • 09230-Fonds avec restrictions: pour le contrôle et le suivi budgétaire des contrats et subventions de recherche
    • 09320-Dépenses: pour les pièces justificatives dont la durée de conservation n’est pas précisée dans les exigences contractuelles des organismes subventionnaires et partenaires

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: jusqu'à la fermeture du dossier
  • Semi-actif: minimum de 5 ans ou tant que prévu par les exigences contractuelles des organismes subventionnaires et partenaires
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les dossiers du Bureau Recherche - Développement - Valorisation (BRDV) et ceux qui sont complémentaires aux dossiers du BRDV.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

03520 - Dossiers de recherche

Documents utilisés dans le cadre d’un projet de recherche réalisé sous la responsabilité d’une unité de recherche ou d’enseignement de l’UdeM.

  • Contenu: documents de travail, documentation, avant-projets, notes, calculs, série de dossiers d’individus constitués dans le cadre de projets impliquant l’être humain, rapports analytiques, productions statistiques, questionnaires, documents sonores et audiovisuels, rapports d’enquêtes et autres.
  • Classer par titre du projet de recherche.
  • Renvoi(s)
    • U02-Rapport: pour le rapport final du projet de recherche
  • Remarque(s)
    • Les documents reliés aux projets de recherche d'un chercheur agissant à titre personnel sont considérés comme des documents privés qui doivent demeurer sous sa responsabilité et ne sont pas couverts par la présente règle de gestion.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): toutes les unités

  • Actif: 2 ans après la fin du projet de recherche
  • Semi-actif: 5 ans (ou tant que prévu par les exigences contractuelles des organismes subventionnaires et partenaires) pour les documents pouvant être utilisés pour valider la méthodologie, authentifier la démarche, démontrer le respect du protocole de recherche et pouvant être utilisés dans le cadre d'un projet subséquent. La pertinence de la conservation sera réévaluée tous les 5 ans.
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans après la fin du projet de recherche, puis éliminer (voir Sécurité)

 

 

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives le rapport final de recherche.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

03530 - Chercheurs

Dossier permettant de suivre le profil et les réalisations de recherche des chercheurs et professeurs-chercheurs.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du dossier du chercheur

  • Actif: 2 ans après le départ du chercheur
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an après le départ du chercheur, puis éliminer (voir Sécurité)

 

 

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les dossiers de chercheurs nés aux années 1 et 6 de chaque décennie. Sélectionner en plus les dossiers des chercheurs s'étant particulièrement illustrés dans leur domaine de recherche.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels