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/ Gestion de documents et des archives

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02000 - Affaires étudiantes (scolarité)

Documents relatifs à la clientèle étudiante et au cheminement scolaire (admission, inscription, diplomation, dossiers individuels des étudiants).

02100 - Clientèle étudiante

Documents relatifs à la prévision, au recrutement et à l’évolution de la clientèle étudiante.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

02110 - Prévisions

Documents relatifs à la prévision, à l’étude et à l’analyse de l’évolution de la clientèle étudiante de l’UdeM.

  • Contenu: projections, études, rapports, statistiques et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la prévision de la clientèle étudiante

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

02120 - Recrutement

Documents relatifs aux activités de promotion organisées dans le but de recruter de nouveaux étudiants aux niveaux provincial, national et international.

  • Contenu: plan d'action, documents relatifs aux activités de recrutement (journées portes ouvertes, tournées des collèges, participation à des salons, soirées d'information, visites, tournées internationales, etc.), programme de sensibilisation aux études universitaires et à la recherche (projet SEUR) et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Service de l'admission et du recrutement et autres unités responsables du recrutement

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

 

 

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents décrivant les activités de recrutement et de sensibilisation organisées (journées portes ouvertes, tournées des collèges, participation à des salons, soirées d'information, visites, tournées internationales, activités du projet SEUR, etc.) ainsi que le bilan des résultats obtenus.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: documents concernant la stratégie de recrutement, les tournées internationales, la négociation des ententes internationales. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.

Documents confidentiels

02130 - Effectifs étudiants

Documents relatifs au suivi de l’évolution de la clientèle étudiante de l’UdeM.

  • Contenu: déclaration préliminaire et officielle des inscriptions, des admissions et des activités, statistiques préliminaires et officielles, relevés des étudiants à temps complet, rapports sur la population étudiante, recensement des clientèles universitaires, analyse des effectifs étudiants et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau du registraire et autres unités responsables de la gestion des effectifs étudiants

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

 

 

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les statistiques, études et rapports officiels.

Éliminer les documents, listes et rapports préliminaires (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

02200 - Admission - Gestion des admissions

Documents relatifs à l’établissement et à l’administration générale des politiques, des procédures et du processus d’admission des étudiants.

  • Contenu: politique d’admission (conditions générales et particulières d’admission, contingentement, capacité d’accueil et autres), informations diffusées aux collèges, aide à l’admission, liste des candidats à l'admission, tests de sélection (questionnaires, grilles d’entrevue, critères d’appréciation, tests de français), rapports et relevés statistiques des admissions, mécanismes de suivi du droit d’appel et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Service de l'admission et du recrutement et autres unités responsables de l'admission

  • Actif: 2 ans*
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les documents produits seulement à des fins de contrôle des admissions pour une session donnée peuvent être éliminés une fois la session terminée (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les politiques et statistiques officielles d'admission de l'UdeM et les spécimens des questionnaires de tests de sélection.

Éliminer les rapports et listes préliminaires, les listes de candidats à l'admission, les documents échangés entre l'UdeM et les collèges et les tests de sélection complétés (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: liste des candidats à l'admission, tests de sélection (questionnaires, grilles d’entrevue, critères d’appréciation, tests de français), rapports et relevés statistiques des admissions, mécanismes de suivi du droit d’appel. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.

Documents non confidentiels internes

02200 - Admission - Liste de résultats à l'examen de français

Liste de résultats à l'examen de français

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Service de l'admission et du recrutement

  • Actif: 75 ans
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

n/a

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents confidentiels

02200 - Admission - Test de connaissance (cours de langue)

Test de connaissance (cours de langue)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du test

  • Actif: 3 ans
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: éliminer

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents confidentiels

02300 - Inscription

Documents relatifs à l’établissement et à l’administration générale des politiques, des procédures et du processus d’inscription des étudiants.

  • Contenu: guides d’inscription, listes et relevés, statistiques d'inscription et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau du registraire et autres unités responsables des inscriptions

  • Actif: 2 ans*
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

1 an*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les documents produits seulement à des fins de contrôle des inscriptions pour une session donnée doivent être éliminés une fois la session terminée (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les guides d'inscription et chacune de leurs mises à jour ainsi que les statistiques annuelles ou périodiques en l'absence de données annuelles. 

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

02400 - Équivalences

Documents relatifs à l’établissement et à l’administration générale des politiques, des procédures et du processus d’attribution d’équivalences, substitutions et exemptions de cours, de reconnaissance des acquis, d’équivalences de grade, de conditions de transfert de crédits et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables des équivalences, substitutions, exemptions, etc.

  • Actif: tant que le document est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

Tant que le document est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les versions officielles (et toutes les mises à jour) des politiques, procédures, normes, directives et méthodes administratives appliquées pour contrôler l'attribution des équivalences, exemptions de cours, reconnaissance des acquis et des grades, transferts de crédits et autres.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

02500 - Résultats académiques

Documents relatifs à la collecte, à l’authentification et à l’enregistrement des résultats académiques des étudiants.

  • Contenu: liste officielle d’étudiants, liste de résultats par cours (examens, travaux pratiques et autres), formulaires d’inscription des notes, bordereaux de résultats et autres.
  • Renvoi(s)
    • 01700-Évaluation des études: pour l’établissement et l’application des mesures et critères d’évaluation des études ainsi que pour les travaux d’étudiants, examens, mémoires et thèses

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau du registraire et autres unités responsables de la gestion des résultats académiques

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

1 an, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents confidentiels

02600 - Diplomation - Diplômes et attestations

Documents relatifs au contrôle de l’émission des diplômes et attestations aux étudiants ayant complété leur programme d’études.

  • Contenu: spécimens des diplômes et attestations, calendrier et procédure en vue de l'émission des diplômes, octroi de grades, demandes relatives à la diplomation, registres des formats et des signataires de diplômes, diplômes non réclamés, demandes de copies, de traduction, d'authentification de diplômes et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau du registraire

  • Actif: 2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les calendriers et procédures d'émission des diplômes, les registres des signataires et formats de diplômes, un spécimen de chaque type de diplôme ou attestation (présentations ou formats différents).

Éliminer les documents de support (demande de copie, de traduction, d'authentification et autres) (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: spécimens de diplômes et attestations, registres des formats et des signataires de diplômes, diplômes non réclamés, demande de copies, de traduction et d'authentification de diplômes . En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.

Documents confidentiels

02600 - Diplomation - Réquisition de diplômes

Document permettant de procéder à l'octroi d'un diplôme.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Bureau du registraire

  • Actif: 50 ans*
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

n/a

* Les réquisitions de diplômes sont numérisées à des fins de sécurité.

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives la version numérisée.

Éliminer la version papier (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

02700 - Dossiers individuels - Étudiants

Dossier regroupant les documents et les données relatifs à un étudiant, depuis sa demande d’admission jusqu’à la fin de ses études à l’UdeM : documents et données relatifs à l’admission, à l’inscription, au cheminement, à la gestion de l’évaluation, à la diplomation (documents officiels), à la contravention à un règlement universitaire ainsi qu’aux communications (correspondance et notes de suivi).

Les catégories d’étudiants sont : candidat non admis, candidat admis non inscrit, étudiant régulier, étudiant libre, étudiant visiteur, étudiant visiteur de recherche, étudiant international en programme d’échange, auditeur libre, stagiaire postdoctoral, moniteur.