02000 - Affaires étudiantes (scolarité)
Documents relatifs à la clientèle étudiante et au cheminement scolaire (admission, inscription, diplomation, dossiers individuels des étudiants).
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
- Renvoi(s)
- 05100-Services exclusifs aux étudiants: pour les services aux étudiants
- 08300-Dossiers individuels – personnel: pour les étudiants considérés comme employés d’une unité de l’UdeM
Règles de gestion
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Missions
Gestion
02100 - Clientèle étudiante
Documents relatifs à la prévision, au recrutement et à l’évolution de la clientèle étudiante.
- Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
02110 - Prévisions
Documents relatifs à la prévision, à l’étude et à l’analyse de l’évolution de la clientèle étudiante de l’UdeM.
- Contenu: projections, études, rapports, statistiques et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): unités responsables des prévisions de la clientèle étudiante
- Actif: 2 ans
- Semi-actif: 3 ans
- Inactif: verser aux archives
Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Verser aux archives
Sécurité
Documents hautement confidentiels
02120 - Recrutement
Documents relatifs aux activités de promotion organisées dans le but de recruter de nouveaux étudiants aux niveaux provincial, national et international.
- Contenu: plan d'action, documents relatifs aux activités de recrutement (journées portes ouvertes, tournées des collèges, participation à des salons, soirées d'information, visites, tournées internationales, etc.), programme de sensibilisation aux études universitaires et à la recherche (projet SEUR) et autres.
- Renvoi(s)
- 12310-Publicité et marketing: pour la publicité diffusée dans les médias ou affichée dans les endroits publics
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Service de l'admission et du recrutement et autres unités responsables du recrutement
- Actif: 2 ans
- Semi-actif: 3 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les documents décrivant les activités de recrutement et de sensibilisation organisées (journées portes ouvertes, tournées des collèges, participation à des salons, soirées d'information, visites, tournées internationales, activités du projet SEUR, etc.) ainsi que le bilan des résultats obtenus.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex.: documents concernant la stratégie de recrutement, les tournées internationales, la négociation des ententes internationales. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.
Documents confidentiels
02130 - Effectifs étudiants
Documents relatifs au suivi de l’évolution de la clientèle étudiante de l’UdeM.
- Contenu: déclaration préliminaire et officielle des inscriptions, des admissions et des activités, statistiques préliminaires et officielles, relevés des étudiants à temps complet, rapports sur la population étudiante, recensement des clientèles universitaires, analyse des effectifs étudiants, études, rapports et autres.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Bureau du registraire et autres unités responsables de la gestion des effectifs étudiants
- Actif: 2 ans
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les statistiques, études et rapports officiels.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
02200 - Admission - Gestion des admissions
Documents relatifs à l’établissement et à l’administration générale des politiques, des procédures et du processus d’admission des étudiants.
- Contenu: politique d’admission (conditions générales et particulières d’admission, contingentement, capacité d’accueil et autres), informations diffusées aux collèges, aide à l’admission, liste des candidats à l'admission, tests de sélection (questionnaires, grilles d’entrevue, critères d’appréciation, tests de français), rapports et relevés statistiques des admissions, mécanismes de suivi du droit d’appel et autres.
- Renvoi(s)
- 02200-Admission - Liste de résultats à l'examen de français: pour la liste de résultats à l'examen de français du Service de l'admission et du recrutement
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Service de l'admission et du recrutement et autres unités responsables de l'admission
- Actif: 2 ans*
- Semi-actif: 3 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans*, puis éliminer (voir Sécurité)
* Les documents produits seulement à des fins de contrôle des admissions pour une session donnée peuvent être éliminés une fois la session terminée (voir Sécurité).
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les politiques et statistiques officielles d'admission de l'UdeM, ainsi que des spécimens des questionnaires de tests de sélection.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex.: liste des candidats à l'admission, tests de sélection (questionnaires, grilles d’entrevue, critères d’appréciation, tests de français), rapports et relevés statistiques des admissions, mécanismes de suivi du droit d’appel. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.
Documents non confidentiels internes
02200 - Admission - Liste de résultats à l'examen de français
Liste de résultats à l'examen de français
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Service de l'admission et du recrutement
- Actif: 75 ans
- Semi-actif: n/a
- Inactif: verser aux archives
Secondaire
n/a
Mode de disposition
Verser aux archives
Sécurité
Documents confidentiels
02200 - Admission - Test de connaissance (cours de langue)
Test de connaissance (cours de langue)
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): unités responsables du test
- Actif: 3 ans
- Semi-actif: n/a
- Inactif: éliminer
Secondaire
1 an, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents confidentiels
02300 - Inscription
Documents relatifs à l’établissement et à l’administration générale des politiques, des procédures et du processus d’inscription des étudiants.
- Contenu: guides d’inscription, listes et relevés, statistiques d'inscription et autres.
- Renvoi(s)
- 02130-Effectifs étudiants: pour les statistiques officielles d’inscription
- 09360-Comptes étudiants: pour le contrôle des transactions financières liées aux inscriptions
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Bureau du registraire et autres unités responsables des inscriptions
- Actif: 2 ans*
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
1 an*, puis éliminer (voir Sécurité)
* Les documents produits seulement à des fins de contrôle des inscriptions pour une session donnée doivent être éliminés une fois la session terminée (voir Sécurité).
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les guides d'inscription et chacune de leurs mises à jour ainsi que les statistiques annuelles ou périodiques en l'absence de données annuelles.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents confidentiels
02400 - Équivalences
Documents relatifs à l’établissement et à l’administration générale des politiques, des procédures et du processus d’attribution d’équivalences, substitutions et exemptions de cours, de reconnaissance des acquis, d’équivalences de grade, de conditions de transfert de crédits et autres.
- Contenu: politiques, procédures, directives, formulaires, normes, correspondance et autres
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): unités responsables des équivalences, exemptions de cours, reconnaissance des acquis et transfert de crédits.
- Actif: tant que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version.
- Semi-actif: 3 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
Tant que le document est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les versions officielles (et l'ensemble des mises à jour) des politiques, procédures, normes, directives appliquées pour contrôler l'attribution des équivalences, exemptions de cours, reconnaissance des acquis et des grades, transferts de crédits et autres.
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents confidentiels
02500 - Résultats académiques
Documents relatifs à la collecte, à l’authentification et à l’enregistrement des résultats académiques des étudiants.
- Contenu: liste officielle d’étudiants, liste de résultats par cours (examens, travaux pratiques et autres), formulaires d’inscription des notes, bordereaux de résultats et autres.
- Renvoi(s)
- 01700-Évaluation des études: pour l’établissement et l’application des mesures et critères d’évaluation des études ainsi que pour les travaux d’étudiants, examens, mémoires et thèses
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Bureau du registraire et autres unités responsables de la gestion des résultats académiques
- Actif: 2 ans
- Semi-actif: 3 ans
- Inactif: éliminer (voir Sécurité)
Secondaire
1 an, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Éliminer (voir Sécurité)
Sécurité
Documents confidentiels
02600 - Diplomation - Diplômes et attestations
Documents relatifs au contrôle de l’émission des diplômes et attestations aux étudiants ayant complété leur programme d’études.
- Contenu: spécimens des diplômes et attestations, calendrier et procédure en vue de l'émission des diplômes, demandes relatives à la diplomation, octroi de grade, registres des formats et des signataires de diplômes, diplômes non réclamés, demandes de copies, de traduction, d'authentification de diplômes et autres.
- Renvoi(s)
- 02600-Diplomation: pour les réquisitions de diplômes
- 12500-Cérémonies officielles et événements spéciaux (UdeM): pour les documents relatifs aux cérémonies de collation des grades
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Bureau du registraire
- Actif: 2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version
- Semi-actif: 5 ans
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives les calendriers et procédures d'émission des diplômes, les registres des signataires et formats de diplômes, un spécimen de chaque type de diplôme ou attestation (présentations ou formats différents).
Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
Sécurité
Documents hautement confidentiels
Ex.: spécimens de diplômes et attestations, registres des formats et des signataires de diplômes, diplômes non réclamés, demande de copies, de traduction et d'authentification de diplômes . En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.
Documents confidentiels
02600 - Diplomation - Réquisition de diplômes
Document permettant de procéder à l'octroi d'un diplôme.
- Contenu: octroi de diplôme.
Durée de conservation
Principal
Détenteur(s): Bureau du registraire
- Actif: 50 ans*
- Semi-actif: n/a
- Inactif: effectuer un tri
Secondaire
n/a
* Les réquisitions de diplômes sont numérisées à des fins de sécurité.
Mode de disposition
Effectuer un tri
Verser aux archives la version numérisée.
Éliminer la version papier (voir Sécurité).
Sécurité
Documents confidentiels
02700 - Dossiers individuels - Étudiants
Dossier regroupant les documents et les données relatifs à un étudiant, depuis sa demande d’admission jusqu’à la fin de ses études à l’UdeM : documents et données relatifs à l’admission, à l’inscription, au cheminement, à la gestion de l’évaluation, à la diplomation (documents officiels), à la contravention à un règlement universitaire ainsi qu’aux communications (correspondance et notes de suivi).
Les catégories d’étudiants sont : candidat non admis, candidat admis non inscrit, étudiant régulier, étudiant libre, étudiant visiteur, étudiant visiteur de recherche, étudiant international en programme d’échange, auditeur libre, stagiaire postdoctoral, moniteur.
Durée de conservation
Voir la règle pour le Bureau du registraire.
Voir la règle pour les unités académiques.
Voir également l'aide-mémoire pour les technicien(ne)s en gestion de dossiers étudiants (TGDE).
Mode de disposition
Voir la règle pour le Bureau du registraire.
Voir la règle pour les unités académiques.
Voir également l'aide-mémoire pour les technicien(ne)s en gestion de dossiers étudiants (TGDE).
Sécurité
Documents hautement confidentiels