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/ Archives et gestion de l’information

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01000 - Enseignement

Documents relatifs à l’enseignement tant dans ses aspects administratifs que méthodologiques.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

01100 - Organisation de l'enseignement

Documents relatifs à l’organisation générale, la structure et le fonctionnement de l’enseignement.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

01110 - Dossier de gestion (organisation de l'enseignement)

Documents relatifs à l'organisation générale, la structure et le fonctionnement de l'enseignement.

  • Contenu: documents relatifs aux structures organisationnelles de l'enseignement (création et organisation des facultés, écoles, départements et autres), au régime des études (règlements pédagogiques, principes et règles relatifs à l'admission, l'inscription, l'évaluation des étudiants et l'émission des diplômes), à l'administration générale des programmes et des cours et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): vice-rectorat responsable des affaires académiques et autres unités responsables de l'organisation, de la structure et du fonctionnement de l'enseignement

  • Actif: 2 ans après la fermeture du dossier ou le remplacement d'un document par une nouvelle version
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans après la fermeture du dossier ou le remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents témoignant de l'administration générale de l'enseignement.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

CONSULTER LES INSTRUCTIONS

01120 - Calendrier universitaire

Documents relatifs à la préparation du calendrier universitaire, incluant la version finale du calendrier.

  • Contenu: calendrier universitaire.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Secrétariat général et autres unités responsables du calendrier universitaire

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

 

 

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives la version finale du calendrier universitaire.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels publics

01200 - Affiliation

Documents relatifs à la gestion des affiliations et des relations avec les établissements affiliés à l’UdeM (HEC Montréal, École Polytechnique Montréal, centres hospitaliers universitaires, hôpitaux, centres et instituts).

  • Contenu: documents relatifs aux projets d’affiliation, correspondance, contrats, ententes et autres.
  • Classer par nom d'organisme ou par type d’organisme (écoles affiliées, hôpitaux, instituts, etc.).
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la gestion des affiliations

  • Actif: jusqu'à la fin d'une affiliation ou la signature d'un nouveau contrat d'affiliation
  • Semi-actif: 10 ans
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

Jusqu'à la fin d'une affiliation ou la signature d'un nouveau contrat d'affiliation, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

 

Documents confidentiels

01300 - Programmes d'études

Documents relatifs aux programmes d'études offerts par l'UdeM (premier cycle, cycles supérieurs, formation continue, formation à distance, programmes spéciaux, formation hors programme, enseignement hors campus).

01310 - Gestion des programmes - Programme d'enseignement

Documents relatifs à la gestion des programmes d'enseignement offerts par l'UdeM (premier cycle, cycles supérieurs, formation à distance, programmes spéciaux), incluant la création, l’évaluation (notamment financière), la modification, l’abolition et l’administration de ces programmes.

  • Contenu

    • Création: dossier d’opportunité et de développement de programme (retenu ou non retenu), attestation d’approbation de programme, autorisation d’ouverture de programme et autres.
    • Évaluation, modification et abolition: plan périodique d’évaluation, dossier d’évaluation (consultations auprès des responsables de programmes, professeurs et étudiants, indicateurs évaluatifs), études des coûts-bénéfices, des ressources requises, des revenus générés, dossier de modification des programmes (révision mineure, réforme majeure), documents relatifs à l’abolition des programmes et autres.
    • Administration générale: historique du programme, correspondance, liste des responsables, objectifs, conditions générales et particulières d’admission et d’inscription, évolution (relevé des modifications mineures et majeures), cheminements particuliers, jumelage ou compatibilité avec d’autres programmes, liste des programmes équivalents dans d’autres établissements, statistiques d’admission et d’inscription, évolution des taux de réussite, d’échec, d’abandon et autres.

  • Classer par type de programme (premier cycle, cycles supérieurs, etc.) et à l'intérieur de chaque programme, classer par processus (création, évaluation, modification, abolition, administration générale).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unité responsable du programme

  • Actif: 2 ans après l'approbation par la Commission des études
  • Semi-actif: 8 ans
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

2 ans après l'approbation par la Commission des études, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents confidentiels

01310 - Gestion des programmes - Enseignement hors campus

Documents relatifs à la gestion des cours et activités de formation hors campus.

  • Contenu: correspondance, fonctionnement des services, statistiques d'admission et d'inscription et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de l'enseignement hors campus

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents significatifs témoignant du développement des services d'enseignement offerts hors du campus de l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

01310 - Gestion des programmes - Formation hors programme - Élaboration ou modification de programme

Documents relatifs à la gestion des cours non siglés et autres activités de formation hors programme, incluant la formation continue.

  • Contenu: demande de création de programme ou de cours, analyse des besoins, rapport d'évaluation et d'opportunité, élaboration et modification du programme de formation, correspondance, demande de financement, plan d'action de mise en œuvre du programme ou du cours et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la formation hors programme

  • Actif: 2 ans après l'approbation par les instances concernées
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire

2 ans après l'approbation par les instances concernées, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents confidentiels

01310 - Gestion des programmes - Formation hors programme - Administration

Documents relatifs à la gestion des cours non siglés et autres activités de formation hors programme, incluant la formation continue.

  • Contenu: tarification, documents promotionnels sur le programme ou le cours, calendrier de formation, contrôle des inscriptions, liste des participants, documentation transmise aux participants, documents liés à l'embauche et la rémunération des formateurs ou conférenciers, contrôle de l'émission des attestations de participation, rapports sur la participation, évaluation de la satisfaction et autres.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la formation hors programme

  • Actif: 2 ans après l'activité de formation
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans après l'activité de formation, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives le calendrier de formation, les documents descriptifs (plan de formation, plan de cours, dépliants, description de cours) ainsi que les rapports et des statistiques témoignant de la participation aux activités de formation hors programme.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: numéro d'assurance sociale, salaire d'un formateur ou conférencier, autres informations liées à la rémunération.

Documents non confidentiels internes

Autres documents: consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

01310 - Gestion des programmes - Formation hors programme - Dossier du participant

Dossier regroupant l'ensemble des informations relatives aux participants des activités de formation hors programme.

  • Contenu: renseignements généraux sur le participant, historique des formations suivies, documents relatifs à l'inscription à une activité de formation continue, pièces justificatives, attestation de participation et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la formation hors programme

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 8 ans
  • Inactif: éliminer

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents confidentiels

01320 - Accréditation et agrément

Documents relatifs au processus d’accréditation et d’agrément de certains programmes offerts par l’Université (visites d’experts, reconnaissance de la qualité d’un programme et de la légitimité du titre de profession qui lui est associé par un ordre professionnel, une corporation professionnelle ou une association professionnelle).

  • Contenu: documents relatifs à la planification du processus, données recueillies (statistiques, résultats d’enquêtes, analyses, etc.), rapport d’autoévaluation, documents relatifs à l’évaluation externe, certificat d’agrément ou lettre de la décision finale de l’organisme d’agrément, documents de suivi, correspondance et autres.
  • Classer par programme, par organisme (ordre professionnel, corporation professionnelle ou association professionnelle).

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables du programme

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: jusqu'à la fin du prochain processus d'accréditation ou d'agrément
  • Inactif: tri aux archives

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives la lettre de confirmation de démarrage du processus d’agrément par l’organisme, le rapport d’autoévaluation final soumis à l’organisme d’agrément (incluant la version traduite et la synthèse du rapport, si applicable, ainsi que les annexes et la composition du groupe de travail responsable de l’autoévaluation), la lettre confirmant les dates de la visite et les membres du comité d’évaluation externe, la liste des documents fournis aux évaluateurs sur place (si non incluse dans le rapport d’autoévaluation), le rapport d’évaluation externe (incluant la liste des personnes convoquées en entrevue), la réponse du département ou de la faculté au rapport d’évaluation externe, le certificat d’agrément ou la lettre de la décision finale de l’organisme d’agrément, les rapports d’étape (incluant le plan d’action et son suivi).

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

Ex.: analyse des experts, recommandations des experts lors du processus d'accréditation ou d'agrément. En cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité.

Documents confidentiels

01400 - Gestion courante de l'enseignement

Documents relatifs à la gestion courante de l’enseignement (activités récurrentes).

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

01410 - Gestion des sessions - Organisation des sessions

Documents relatifs à l’administration générale de l’organisation des sessions.

  • Contenu: commandes de cours, moyenne-cible, listes des tâches d’enseignement, des charges de cours, listes des auxiliaires d’enseignement, horaire-maître, correspondance, modifications d’horaire, analyse de la charge d'enseignement, statistiques et autres.
  • Classer par session.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de l'organisation des sessions

  • Actif: 2 ans*
  • Semi-actif : 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les formulaires d'analyse de la charge d'enseignement sont des documents de travail qui doivent être éliminés une fois que les données sont compilées (voir durée de conservation et mode de disposition de la règle U07-Document de travail).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives la version officielle de l'horaire-maître et les documents relatifs à la moyenne-cible.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: liste des charges de cours, listes des auxiliaires d'enseignement, correspondance.

Documents non confidentiels internes

01420 - Répartition des tâches d'enseignement

Documents relatifs à la répartition des tâches entre les membres du personnel enseignant pour une session donnée.

  • Contenu: tableaux des groupes-cours, tâches d’enseignement, liste de répartition des tâches, correspondance et autres.
  • Classer par session.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables de la répartition des tâches d'enseignement

  • Actif: 2 ans
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents confidentiels

01430 - Évaluation de l'enseignement - Questionnaire (non complété)

Document produit dans le cadre de l’évaluation par les étudiants des enseignements dispensés par les professeurs et chargés de cours de l’UdeM.

  • Classer par session, par sigle du cours, par matricule ou nom de l’enseignant.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Services de soutien à l'enseignement ou unités responsables de l'élaboration et de la compilation de leur évaluation

  • Actif: 5 ans après la modification du questionnaire
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

5 ans après la modification du questionnaire, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives une copie de chaque version du questionnaire.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

01430 - Évaluation de l'enseignement - Feuille-réponses (complétées)

Document produit dans le cadre de l’évaluation par les étudiants des enseignements dispensés par les professeurs et chargés de cours de l’UdeM.

  • Classer par session, par sigle du cours, par matricule ou nom de l’enseignant.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): TI ou unités responsables de l'élaboration et de la compilation de leur évaluation

  • Actif: jusqu'à la compilation
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Éliminer (voir Sécurité)

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

01430 - Évaluation de l'enseignement - Compilation

Document produit dans le cadre de l’évaluation par les étudiants des enseignements dispensés par les professeurs et chargés de cours de l’UdeM.

Il existe deux principaux types de compilations : une compilation des réponses au questionnaire objectif pour chacun des cours et une compilation des réponses au questionnaire objectif pour l’ensemble des professeurs d’un département (liste globale). Lorsqu'elle existe, la compilation des commentaires des étudiants pour chaque cours est remise au professeur concerné et n'est donc pas soumise aux présentes règles de gestion.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Toutes les unités d'enseignement

  • Actif: 5 ans
  • Semi-actif: n/a
  • Inactif: verser aux archives

Secondaire (TI)

5 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Verser aux archives

Sécurité

 

Documents hautement confidentiels

01440 - Pédagogie universitaire

Documents relatifs à la planification, au développement et à l’utilisation des différents moyens et outils d’enseignement (pédagogie universitaire).

  • Contenu: documents relatifs à l'aide à l'enseignement, le développement et l'exploitation des médiats d'enseignement, plan de développement pédagogique (objectifs, fonds de développement et autres), projets pédagogiques et éducatifs spécifiques, listes du matériel didactique et des laboratoires, études, rapports, statistiques, correspondance et autres.

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): Centre de pédagogie universitaire et autres unités responsables des moyens et outils d'enseignement

  • Actif: tant que les documents sont en vigueur
  • Semi-actif: 3 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les rapports, études et statistiques témoignant du développement des moyens pédagogiques utilisés par l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents  non confidentiels internes

01500 - Cours

Documents relatifs à la gestion des cours offerts par l’UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

01510 - Gestion des cours

Documents relatifs à l’administration générale des cours offerts par l’UdeM.

  • Contenu: documents établissant les objectifs, les conditions générales et particulières d'inscription, le contingentement, le jumelage ou la compatibilité avec d'autres cours, relevé des modifications mineures et majeures du contenu du cours), liste des cours préalables, statistiques d'inscription, horaire-maître du cours, évaluation de la capacité d'accueil par groupe-cours, listes du nombre maximal d'étudiants par groupe-cours, justification de l'augmentation ou de la diminution de la capacité d'accueil, correspondance et autres.
  • Classer par sigle du cours.
  • Renvoi(s)

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s): unités responsables des cours

  • Actif: 2 ans*
  • Semi-actif: 5 ans
  • Inactif: effectuer un tri

Secondaire

2 ans*, puis éliminer (voir Sécurité)

* Les documents produits seulement à des fins de contrôle ou à titre de référence peuvent être éliminés après 1 an (voir Sécurité).

Mode de disposition

 

Effectuer un tri

Verser aux archives les documents significatifs témoignant de l'évolution du contenu des cours, de l'évaluation, de l'augmentation ou de la diminution des capacités d'accueil, des politiques et des pratiques de contingentement de l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

Sécurité

 

Documents non confidentiels internes

01520 - Dossier de cours

Documents utilisés pour assurer la gestion d’un cours offert par l’UdeM.

  • Contenu: plan de cours, liste d'étudiants, questionnaires d'examen, exemplaires des exercices et des travaux pratiques, résultats de travaux et d'examens, correspondance et autres.
  • Classer par session, par sigle du cours.
  • Renvoi(s)
  • Remarque(s)
    • Cette règle ne s'applique pas aux documents dont les droits d'auteur appartiennent en exclusivité au professeur (notes de cours, diaporamas PowerPoint, etc.).

     

Durée de conservation

 

Principal

Détenteur(s) : unités responsables du cours

  • Actif : jusqu'à la fin de la session
  • Semi-actif : 7 ans* pour les documents témoignant de l'organisation d'un cours: description, plan du cours, références bibliographiques, questionnaires d'examen (non complétés), exemplaires des exercices et des travaux pratiques (non complétés) et documents utilisés pour l'évaluation des étudiants. Éliminer les autres documents (voir Sécurité).
  • Inactif : verser aux archives

Secondaire

2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

*Éliminer les documents papier après leur numérisation de substitution par la DAGI s'il y a lieu (voir Sécurité).

 

Mode de disposition

 

Verser aux archives

 

Sécurité

 

Documents confidentiels

Ex.: listes d'étudiants, questionnaires d'examen (non complétés), exemplaires des exercices et des travaux pratiques (non complétés), résultats de travaux et d'examens.

Documents non confidentiels internes

01600 - Stages

Documents relatifs aux stages offerts aux étudiants de l’UdeM.

  • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.

01610 - Gestion des stages

Documents utilisés pour assurer l’organisation et la gestion des stages, rémunérés ou non, offerts aux étudiants de l’UdeM.

  • Contenu: guides de stage, méthodes d'organisation, méthodes d'évaluation, spécimens des documents constituant le dossier du stagiaire (contrat, intention de stage, demande d'admission en stage, projet de stage, confirmation de placement), documents relatifs aux relations avec les milieux de stage, déroulement des stages, résumé des projets de stages, statistiques de placement et autres.
  • Classer par session, par sigle du stage, par milieu de stage.

    Durée de conservation

     

    Principal

    Détenteur(s): unités responsables de la gestion des stages

    • Actif: 2 ans
    • Semi-actif: 5 ans
    • Inactif: effectuer un tri

    Secondaire

    2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

    Mode de disposition

     

    Effectuer un tri

    Verser aux archives les documents significatifs résumant la méthodologie d'organisation des stages, les relations établies entre l'UdeM et les milieux de stages, les statistiques de placement en stage et autres.

    Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

    Sécurité

     

    Documents hautement confidentiels

    Ex.: documents relatifs à une problématique avec un étudiant en particulier ou avec une personne en situation d'autorité envers des stagiaires.

    Documents non confidentiels internes

    01620 - Dossier du stagiaire - Programmes non soumis à une accréditation ou un agrément

    Dossier regroupant l’ensemble des documents relatifs aux étudiants qui effectuent un stage dans le cadre d’un programme d’études non soumis à une accréditation ou un agrément.

    • Contenu: formulaire ou lettre d’intention de stage, curriculum vitae, copie de relevé de notes, préinscription pour le stage, projet de stage, journal de bord, rapport de stage, différentes évaluations du stagiaire, contrat de stage et autres.
    • Classer par matricule de l'étudiant.

    Durée de conservation

     

    Principal

    Détenteur(s): unités responsables du dossier du stagiaire

    • Actif: 3 ans après la fin du stage (ou du dernier stage, le cas échéant)
    • Semi-actif: n/a
    • Inactif: effectuer un tri

    Secondaire

    3 ans après la fin du stage (ou du dernier stage, le cas échéant), puis éliminer (voir Sécurité)

    Mode de disposition

     

    Effectuer un tri

    Verser aux archives 2 formulaires "Projet de stage" (ou tout document résumant le stage) et 2 spécimens de rapports de stage par session choisis au hasard dans l'ensemble des stages d'un programme.

    Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

    Sécurité

     

    Documents hautement confidentiels

    Ex.: documents liés à la santé du stagiaire.

    Documents confidentiels

    01620 - Dossier du stagiaire - Programmes soumis à une accréditation ou un agrément

    Dossier regroupant l’ensemble des documents relatifs aux étudiants qui effectuent un stage dans le cadre d’un programme d’études soumis à une accréditation ou un agrément.

    • Contenu: formulaire ou lettre d’intention de stage, curriculum vitae, copie de relevé de notes, préinscription pour le stage, projet de stage, journal de bord, rapport de stage, différentes évaluations du stagiaire, contrat de stage et autres.
    • Classer par matricule de l'étudiant.

    Durée de conservation

     

    Principal

    Détenteur(s): unités responsables du dossier du stagiaire

    • Actif: 3 ans après la fin du stage (ou du dernier stage, le cas échéant)
    • Semi-actif: 7 ans ou jusqu'à l'obtention du prochain agrément ou de la prochaine accréditation, selon l'échéance la moins longue
    • Inactif: effectuer un tri

    Secondaire

    3 ans après la fin du stage (ou du dernier stage, le cas échéant), puis éliminer (voir Sécurité)

    Mode de disposition

     

    Effectuer un tri

    Verser aux archives 2 formulaires "Projet de stage" (ou tout document résumant le stage) et 2 spécimens de rapports de stage par session choisis au hasard dans l'ensemble des stages d'un programme.

    Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

    Sécurité

     

    Documents hautement confidentiels

    Ex.: documents liés à la santé du stagiaire.

    Documents confidentiels

    01620 - Dossier du stagiaire - Dossiers pouvant faire l'objet d'une demande de vérification de formation

    Dossier regroupant l’ensemble des documents relatifs aux étudiants qui effectuent un stage dans le cadre de leur programme d’études et pouvant faire l’objet d’une demande de vérification de formation (ex.: dossiers des étudiants au doctorat de premier cycle en médecine (M.D.) de la Faculté de médecine).

    • Contenu: formulaire ou lettre d’intention de stage, curriculum vitae, copie de relevé de notes, préinscription pour le stage, projet de stage, journal de bord, rapport de stage, différentes évaluations du stagiaire, contrat de stage et autres.
    • Classer par matricule de l'étudiant.

    Durée de conservation

     

    Principal

    Détenteur(s): Faculté de médecine et autres unités responsables du dossier du stagiaire

    • Actif: 3 ans après la fin du stage (ou du dernier stage, le cas échéant)
    • Semi-actif: 60 ans
    • Inactif: effectuer un tri


    Mode de disposition

     

    Effectuer un tri

    Verser aux archives 2 formulaires "Projet de stage" (ou tout document résumant le stage) et 2 spécimens de rapports de stage par session choisis au hasard dans l'ensemble des stages d'un programme.

    Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

    Sécurité

     

    Documents hautement confidentiels

    Ex.: documents liés à la santé du stagiaire.

    Documents confidentiels

    01700 - Évaluation des études

    Documents relatifs à l’évaluation des études.

    • Contenu: documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Requiert l'ajout de subdivisions uniformes.
    • Renvoi(s)

    01710 - Gestion de l'évaluation

    Documents relatifs à l’établissement et l’application des mesures et critères d’évaluation des études.

    • Contenu: documents établissant le système de notation, la méthodologie, les instruments de mesure, les critères généraux et spécifiques utilisés pour l'évaluation des études; ententes d'évaluation intervenues entre les enseignants et les étudiants; procédure de surveillance des séances d'examens et autres.
    • Renvoi(s)

    Durée de conservation

     

    Principal

    Détenteur(s): unités responsables de l'établissement et de l'application des mesures et critères d'évaluation des études

    • Actif: 2 ans ou tant que les documents sont en vigueur (critères, procédures et autres)
    • Semi-actif: 5 ans
    • Inactif: effectuer un tri

    Secondaire

    2 ans, puis éliminer (voir Sécurité)

    Mode de disposition

     

    Effectuer un tri

    Verser aux archives les mesures, critères et directives méthodologiques générales.

    Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

    Sécurité

     

    Documents non confidentiels internes

    01720 - Travaux et examens

    Documents utilisés dans le but d’évaluer le niveau d’apprentissage et les connaissances acquises par les étudiants.

    • Contenu: travaux d’étudiants, copies et cahiers d’examens (complétés par les étudiants).
    • Classer par session, par sigle du cours.
    • Renvoi(s)

    Durée de conservation

     

    Principal

    Détenteur(s): unités responsables des travaux et examens

    • Actif: jusqu'à l'expiration du délai de révision de notes (selon les règlements et politiques de l'UdeM)
    • Semi-actif: n/a
    • Inactif: effectuer un tri

    Mode de disposition

     

    Effectuer un tri

    Travaux, copies et cahiers d'examens complétés : verser annuellement aux archives 2 spécimens de travaux et 2 spécimens de copies et cahiers d'examens choisis au hasard dans chaque programme.*
    Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

    Travaux dirigés obligatoires (6 crédits ou plus) : verser annuellement 1 spécimen de travail dirigé obligatoire choisi au hasard par cours.*
    Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

    * Les travaux non réclamés peuvent être versés à un centre de documentation de l'UdeM se spécialisant dans la discipline concernée, moyennant une autorisation écrite accordée à l'UdeM par l'étudiant pour utiliser ou publier, pour des fins pédagogiques et non commerciales, les travaux de tout genre remis aux professeurs.

    Sécurité

     

    Documents confidentiels

    01720 - Travaux et examens - Travaux étudiants (films)

    Documents utilisés dans le but d'évaluer le niveau d'apprentissage et les connaissances acquises par les étudiants.

    • Contenu: films constituant des travaux d'étudiants en études cinématographiques.

    Durée de conservation

     

    Principal

    Détenteur(s): Département d'histoire de l'art et d'études cinématographiques

    • Actif: 1 an
    • Semi-actif: 6 ans
    • Inactif: verser aux archives

    Mode de disposition

     

    Verser aux archives le travail final, ainsi que l'intégralité des négatifs, du son optique et du mixage final du son sur DA88 (ruban magnétique) de tous les films étudiants. À compter de l'année académique 2003-2004, les étudiants doivent compléter un formulaire d'autorisation par lequel ils cèdent leurs droits d'auteur de façon non exclusive, dans le but de permettre la diffusion de leurs travaux par l'UdeM à des fins non lucratives.

    Sécurité

     

    Documents confidentiels

    01730 - Mémoires et thèses

    Travaux effectués par les étudiants dans le cadre de leur programme de maîtrise ou de doctorat (exemplaire du mémoire ou de la thèse) et, le cas échéant, formulaires signés par les étudiants pour en autoriser la reproduction et la diffusion.

    Durée de conservation

     

    Principal (exemplaire de conservation)

    Détenteur(s):  Études supérieures et postdoctorales

    • Actif: jusqu'au dépôt par l'étudiant dans Papyrus ou l'équivalent
    • Semi-actif: n/a
    • Inactif: verser aux archives

    Secondaire (exemplaire de diffusion - Direction des bibliothèques)

    Tant que l'exemplaire fait partie des collections des bibliothèques, puis éliminer (voir Sécurité). Pour les mémoires ou thèses provenant de la Faculté de musique ou du Département d'histoire de l'art et d'études cinématographiques, seule une version expurgée du mémoire ou de la thèse est diffusée.

    Mode de disposition

     

    Verser aux archives

    Sécurité

     

    Documents confidentiels

    01740 - Plagiat et fraude

    Documents relatifs aux cas de fraude, plagiat, falsification de documents (signature, titre, diplôme) et autres.

    • Contenu: dossier constitué lorsqu’un étudiant est traduit devant le Comité de discipline de l’UdeM, documents relatifs à la constatation de l’infraction, la dénonciation, l’enquête, la plainte, la convocation de l’étudiant, l’audition, la décision du comité de discipline, l’appel et les sanctions ou décisions finales appliquées.
    • Classer par matricule de l’étudiant.
    • Renvoi(s)

    Durée de conservation

     

    Principal

    Détenteur(s):  unités responsables du cas de plagiat ou de fraude

    • Actif: jusqu'après l'expiration du délai d'appel, le rejet ou le retrait d'une plainte (plainte non fondée)
    • Semi-actif: 15 ans
    • Inactif: effectuer un tri

    Secondaire

    Jusqu'après l'expiration du délai d'appel, le rejet ou le retrait d'une plainte (plainte non fondée), puis éliminer (voir Sécurité)

    Mode de disposition

     

    Effectuer un tri

    Verser aux archives les statistiques sur les cas de plagiat et fraude pour une période donnée si elles existent.

    Éliminer les autres documents (voir Sécurité).

    Sécurité

     

    Documents hautement confidentiels

    01740 - Plagiat et fraude - Dossier d'exonération

    Dossier d'exonération de plagiat étudiant.

    • Contenu: documents rapportant le cas de plagiat, travail étudiant ou examen visé par la plainte de plagiat, compte rendu de rencontre, correspondance et autres.
    • Renvoi(s)

    Durée de conservation

     

    Principal

    Détenteur(s): Facultés et Secrétariat général

    • Actif: jusqu'à l'exonération de l'étudiant (unités académiques). N.B.: Envoyer les dossiers au Secrétariat général après l'exonération de l'étudiant.
    • Semi-actif: 3 ans (Secrétariat général)
    • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

    Secondaire

    Jusqu'à l'exonération de l'étudiant. N.B.: Éliminer les documents dès l'exonération de l'étudiant (voir Sécurité).

    Mode de disposition

     

    Éliminer (voir Sécurité)

     

     

    Sécurité

     

    Documents hautement confidentiels

    01740 - Plagiat et fraude - Registre

    Documents relatifs aux cas de fraude, plagiat, falsification de documents (signature, titre, diplôme) et autres.

    • Contenu : registre des cas de plagiat et de fraude.

    Durée de conservation

     

    Principal

    Détenteur(s):  Secrétariat général

    • Actif: 15 ans
    • Semi-actif:  n/a
    • Inactif: éliminer (voir Sécurité)

    Mode de disposition

     

    Éliminer les données antérieures à 15 ans.

     

     

    Sécurité

     

    Documents hautement confidentiels