Transfert numérique
Conformément aux règles de gestion, les unités doivent remettre à la DAGI leurs documents numériques à valeur patrimoniale.
À cette fin, la DAGI met à leur disposition une voûte documentaire institutionnelle dans laquelle ces documents peuvent être déposés: le logiciel SyGED.
Il s'agit d'une solution Web facile d’utilisation, qui permet d’accéder à tout moment à ses archives. Elle dispose d’un excellent moteur de recherche qui permet notamment la recherche plein texte dans les documents.
L’implantation du logiciel est personnalisée pour chaque unité qui en fait la demande. Ainsi, chaque utilisateur bénéficie de tout le soutien nécessaire de la part de la DAGI pour déposer et/ou consulter les documents dans la voûte.
En outre, la DAGI a développé une documentation spécifique à l’UdeM, ainsi que la formation SyGED – Voûte documentaire institutionnelle, disponible en ligne, à laquelle le personnel de l’UdeM peut s’inscrire en tout temps.
Documentation
La DAGI met à votre disposition de courts aide-mémoires pour vous aider à utiliser SyGED.
- Aperçu (PDF - Réservé UdeM)
- Consultation et gestion des objets (PDF - Réservé UdeM)
- Recherche (PDF - Réservé UdeM)
- Dossier GID, fichier ou courriel (PDF - Réservé UdeM)
- Dossier physique (PDF - Réservé UdeM)
- Étiquettes (PDF - Réservé UdeM)
- Interface simplifiée (PDF - Réservé UdeM)
Soutien
- Pour demander votre accès au logiciel SyGED, contactez-nous au poste téléphonique 33849 ou par courriel à soutien-archives@umontreal.ca.
- Pour faire une demande de suppression d'objets, utilisez le modèle de courriel Outlook (OFT) (ZIP - Réservé UdeM).
Maintenance
Pour être prévenu des interruptions de service de SyGED, utilisez l'un des moyens suivants:
- sur le site Web des TI, consultez les rubriques « Événement(s) en cours » et « Événement(s) à venir »;
- sur le site Web des TI, vous pouvez vous abonner à la liste de courriel: ti-imprevus@listes.umontreal.ca;
- sur la page d’accueil du portail Mon UdeM, consultez la rubrique « Messages importants ».
Veuillez noter que les procès-verbaux numériques doivent être transmis par courriel à la DAGI. À cette fin, les unités doivent suivre la procédure suivante:
- Procédure de transfert de procès-verbaux (PDF)
- Modèle de courriel Outlook pour le transfert de procès-verbaux numériques (OFT) (ZIP - Réservé UdeM)
Des questions?
Contactez-nous au poste téléphonique 33849 ou par courriel à soutien-archives@umontreal.ca.